toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty.
- Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trưởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc như: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi tr- ởng phòng đi vắng trong phạm vi được giao.
- Nhóm vật tư : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật tư cho đơn vị sản xuất. + Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh.
+ Thủ kho : Là người có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lượng hàng hóa trong kho nhập xuất ra sao.
- Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một người làm công tác phân tích tài chính giúp tr- ưởng phòng đưa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó
phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán.
- Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, được chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp.
+ Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,sổ kho cho tài khoản 156.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156.
Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lượng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lượng hàng nhập.
+ Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả như phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338.
Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và được thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chi.
+ Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu như: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138.
Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ chưa được khách hàng thanh toán và sổ công nợ 131 mà phòng kế toán yêu cầu.
+ Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nước khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chi.
Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đưa về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112
+ Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định:
Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ
Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ...
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK 211.
Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 )
Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng…
Sự kết hợp giữa các tổ được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ được chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nước.
(1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán.
(2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng.
(3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền Chứng từ về tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt
Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui
Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Chứng từ vật tư, hàng hoá
Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT
Chứng từ lao động tiền lương
Hợp đồng lao động
Bảng thanh toán lương
Giấy đi đường Bảng kê thanh toán Lệnh đìêu xe
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo (1) (2) (3) Chứng từ TSCĐ
Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ
Bange kê khấy hao TSCĐ
Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ
(*): TSCĐ mua về đều được nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng.
4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng :
Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông tư số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhưng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc.
4. 4- Tổ chức sổ kế toán.
Việc hạch toán của công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhưng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản.
Các loại sổ sử dụng :
Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết :
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết TK được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, với người mua, với Ngân sách Nhà nước. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
. . .
Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ như sau : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận được chuyển trực tiếp cho kế toán chi tiết, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán.
(2) Sau khi nhận được các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ.
4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán :
Các Baó cáo theo qui định chung của Nhà nước :
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng kê khai mức lương của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán
Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ :
Báo cáo bán hàng(số lượng , giá cả, chủng loại …) Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ
Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu
II- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦUTƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á.