1.5.1. Tác động của một số văn bản quy phạm pháp luật đến việc thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Với sự ra đời của Nghị định số:102/CP, ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) được thành lập nhằm giúp Hội đồng chính phủ quản lí thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước. Cũng kể từ dấu mốc quan trọng này, lần đầu tiên ở Việt Nam, thời chính quyền nhân dân, “do dân, vì dân” chính thức có cơ quan quản lý công tác công văn giấy tờ của Nhà
nước, trực tiếp quản lý tài liệu quốc gia. Đây là một sự kiện lớn trọng đại có ý nghĩa rất lớn đối với sự nghiệp hình thành và phát triển Ngành Lưu trữ Việt Nam.
Bộ Nội vụ đã ban hành các chính sách nhằm phát triển ngành văn thư lưu trữ như Quyết định “phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”: Quyết định đặt ra mục tiêu tổng quát quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011-2020; Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy động, sử dụng các nguồn lực.
Bên cạnh đó, Quyết định còn đặt ra những mục tiêu cụ thể như: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuật để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu đổi mới đất nước và hội nhập hiệu quả; Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ trung ương đến địa phương đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ; Xây dựng nhân lực văn thư, lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành công các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập của đất nước; Xây dựng hệ thống cơ sở vật chấp đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia; Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ.
Theo Quyết định số 579/QĐ-BNV, dự báo về các chỉ tiêu về công tác văn thư đến năm 2020 như sau: 100% cơ quan nhà nước thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định; 100% cơ quan nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin; 50% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan nhà nước được hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin; 80% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, 50% tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sử dụng thư điện tử cho công việc. Việc triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và điều hành lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng đạt 80% tại các vụ, Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và đạt 50% tại các Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trrực thuộc Trung ương. Đến năm 2030, con số này sẽ đạt 90% tại cơ quan, tổ chức ở trung ương và địa phương.
Các chỉ tiêu đối với công tác lưu trữ như sau: Đến năm 2020, tổng số tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử khoảng 400.000 mét giá; 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh bao quản trong các kho lưu trữ chuyên dụng tại các Lưu trữ lịch sử, trong đó 20.000.000 trang tài liệu được số hoá; 10% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 30% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân phục vụ 10.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu. Đến năm 2030, sẽ có 700.000 mét giá tài liệu được bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử, trong đó 40.000.000 trang tài liệu
được số hoá; 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm; phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20% thông tin của tài liệu lưu trữ được cung cấp trên mạng diện rộng…
Về cơ cấu tổ chức: Kiện toàn cơ cấu tổ chức hiện có của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo mô hình Tổng cục Văn thư - Lưu trữ.
Về nhân lực ngành Văn thư, Lưu trữ: Đến năm 2015 dự báo nhu cầu nhân lực vào khoảng 880 người; Đến năm 2020 dự kiến là khoảng 1000 người; Đến năm 2030, dự kiến nhu cầu nhân lực khoảng 1200 người.
Ngoài ra, Quyết định 579/QĐ-BNV Phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 cũng đề cập đến việc Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ; Chương trình, Đề tài nghiên cứu khoa học; Hệ thống cơ sở vật chấp; Giải pháp thực hiện…trong Quy hoạch ngành.
Vì vậy, để thúc đẩy phát triển Văn thư Lưu trữ cũng như đảm bảo cho quá trình giao dịch có liên quan, Quốc hội đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật như: Luật Thương mại năm 2005, Bộ luật Dân sự năm 2015; Luật Lưu trữ 2011; Luật Công nghệ thông tin năm 2006 [22],[24],[23], …Những quy định mới, tiến bộ của pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ về dịch vụ Văn thư Lưu trữ nói chung và dịch vụ lưu trữ nói riêng đã đánh dấu quá trình lập pháp thể hiện sự quan tâm của Đảng, nhà nước trong việc phát triển và sự quan tâm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên giao dịch. Việc phát triển Văn thư lưu trữ nói chung và hoàn thiện chế độ hợp đồng dịch vụ lưu trữ nói riêng phải phù hợp với đường lối phát triển của Đảng và Nhà nước. Giúp các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ và lưu trữ đạt hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
1.5.2. Tác động của yếu tố kinh tế đến việc thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Việc vận hành phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN của nước ta đã đem lại nhiều lợi ích to lớn. Nhất là khi Việt Nam gia nhập và là thành viên chính thức của WTO, tham gia ký kết các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới (CPTPP, EVFTA) đã mở ra rất nhiều cơ hội cho đất nước và doanh nghiệp. Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ qua, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm và đầu tư kinh phí đến công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ ngày càng củng cố, phát triển và thâm nhập sâu sắc trong quản lý và tra cứu. Môi trường đầu tư trong nước được cải thiện, thu hút được rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, các doanh nghiệp trong nước đã đón nhận sự kiện này một cách tích cực. Tuy nhiên, việc hiểu biết luật chơi chung của tổ chức thương mại thế giới vẫn là một bài toán khó cho các doanh nghiệp Việt Nam, đây là một trở ngại, đem lại rủi ro cho các doanh nghiệp. Do đó, để phù hợp với thông lệ quốc tế hệ thống luật pháp Việt nam phải linh hoạt, mềm dẻo, có tính thích nghi cao, nhất là chế độ pháp luật về hợp đồng kinh doanh, thương mại sao cho phù hợp với nhu cầu phát triển của thị trường và quá trình hội nhập quốc tế của đất nước. Để tham gia được vào quá trình hội nhập quốc tế cần phải đi sâu và phân tích những mặt hạn chế của các quy định về hợp đồng dịch vụ, từ đó kiến nghị các giải pháp hoàn thiện các quy định về hợp đồng dịch vụ trong Luật Thương mại 2005.
1.5.3. Yếu tố nhận thức của các bên tham gia giao dịch tác động đến việc thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Tại Việt Nam hiện nay, việc nhận thức được tầm quan trọng khi ký kết thực hiện hợp đồng dịch vụ nói chung và dịch vụ lưu trữ nói riêng vẫn chưa được cải thiện. Bên có nhu cầu cung ứng dịch vụ còn xem nhẹ các yếu tố chi tiết cụ thể hóa các nội dung yêu cầu thực hiện dịch vụ lưu trữ, các nội dung ràng buộc thực hiện hợp đồng, các dịch vụ phát sinh sau khi cung ứng sản phẩm lưu trữ như bảo trì, bảo hành. Nên khi tham gia ký kết họ thường không nghiên cứu kỹ hợp đồng, ký hợp đồng với nhiều khái niệm chưa rõ và mơ hồ. Đối với bên cung ứng dịch vụ chưa đầu tư vào quá trình nghiên cứu soạn thảo hợp đồng, dẫn đến nội dung thể hiện dịch vụ còn chung chung, không rõ ràng, chưa mô tả kỹ các nội dung của dịch vụ khiến khách hàng dễ nhầm lẫn dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Tiểu kết chương 1
Hợp đồng cung cấp lưu trữ dịch vụ được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật do các cơ quan nhà nước ban hành ở nhiều thời điểm khác nhau. Các văn bản pháp luật đó lại thuộc các ngành luật khác nhau, chịu tác động của quy luật nền kinh tế thị trường, chủ trương chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước, xu thế hội nhập. Vì vậy, có thể thấy pháp luật về hợp đồng dịch vụ lưu trữ có nội dung phức tạp, có tính liên ngành luật, đòi hỏi phải có sự khắt khe cao về tính thống nhất đồng bộ và tính khả thi, tính thực tiễn. Kết quả nghiên cứu của chương 1 sẽ là cơ sở lý luận để đánh giá phân tích những ưu điểm, hạn chế của những quy định pháp luật và thực tiễn thực hiện pháp luật ở chương tiếp theo.
Chương 2
THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VÀ THỰC TIỄN
THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ