hợp đồng dịch vụ lưu trữ
3.2.1. Nâng cao trình độ pháp lý, đạo đức nghề nghiệp cho cá nhân,
tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ
Cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ pháp lý trong quá trình đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng với mục đích phòng ngừa và ngăn chặn các tranh chấp xảy ra. Tổ chức cần có một chuyên gia pháp chế để hỗ trợ cho mình trong việc đàm phán ký kết hợp đồng cũng như trong kinh doanh, trực tiếp theo dõi việc khởi kiện và giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng. Trình độ pháp lý của cá nhân hành nghề độc lập được nâng cao sẽ hạn chế rủi ro mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh khác…
Giáo dục đạo đức nghề nghiệp cho cá nhân, tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ, nếu không thấu hiểu về những nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, những người đang hàng ngày, hàng giờ quyết định số phận của tài liệu lưu trữ, thông qua các hợp đồng dịch vụ lưu trữ cụ thể hợp đồng chỉnh lý, số hóa rất dễ do vô tình hoặc hữu ý phạm vào những điều phi đạo đức như: không biết quý trọng tài
liệu và thông tin trong tài liệu, dễ dàng loại hủy tài liệu khi chưa suy nghĩ thấy đáo hoặc chưa tuân thủ những nguyên tắc và quy trình nghiệp vụ; từ đó, dẫn đến làm việc mất mát hoặc thất lạc các hồ sơ…Hiện nay, đôi khi do áp lực về tiến độ, áp lực về chi phí, một số tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ đã lược bớt quy trình nghiệp vụ, ký hợp đồng với số lượng lớn hơn thực tế để có chi phí cho các mối quan hệ cá nhân… Đó là những biểu hiện cho thấy giáo dục đạo đức nghề nghiệp chưa được quan tâm và coi trọng.
3.2.2. Cần bổ sung thêm một số lĩnh vực trong hoạt động lưu trữ
Khoản 3 Điều 36 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về hoạt động lưu trữ cụ thể [22]: Dịch vụ bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khủ nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ.
Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ, ngoài những hoạt động lưu trữ quy định tại Luật Lưu trữ cần bổ sung thêm hoạt động lưu trữ như ứng dụng điện toán đám mây và lưu trữ web trong việc lưu trữ tài liệu, sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Việc lưu trữ trên đám mây đã không còn xa lạ với những người sử dụng công nghệ nữa. Lưu trữ đám mây là một trong những giải pháp tối ưu trong quá trình xử lý công việc. Giúp tăng năng suất, tiết kiệm thời gian và chi phí. Lưu trữ trực tuyến cho phép làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Chủ cần thiết bị của bạn có kết nối Internet nên sẽ không bị giới hạn bởi thời gian và vị trí. Qua đó dữ liệu sẽ được cấp nhập nhanh chóng. Giúp xử lý các tác vụ công việc một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, khi sử dụng các dịch vụ lưu trữu dữ liệu đám mây sẽ tiết kiệm được chi phí đáng kể. Doanh nghiệp không cần bỏ ra một khoảng để nâng cấp, sửa chữa, bảo dưỡng phần mềm như trước. Trong năm 2018, Việt Nam chỉ đứng ở vị trí thứ 14 trong
bảng xếp hạng các nước nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đám mây với số điểm là 41/100. Trong giai đoạn từ năm 2010-2016 Việt Nam đạt kỷ lục có mức độ tăng trưởng cao nhất khối ASEAN với mức tăng trưởng là 64,4% (so với mức phát triển trung bình của cả khối ASEAN là 49.5%).
Bộ trưởng Bộ Thông tin và truyền thông Nguyễn Mạnh Hùng cho biết, Việt Nam là một trong số những nước sớm ban hành tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật cho hạ tầng điện toán đám mây. Điện toán đám mây sẽ là thành phần quan trọng nhất của hạ tầng số. Hạ tầng số phải được đầu tư trước, thúc đẩy chuyển đổi số phát triển kinh tế số. Tín hiệu tốt là ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ đám mây vì họ đã dần nhìn nhận được những lợi ích mà dịch vụ này đem lại. Theo báo cáo, các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Điện toán đám mây có thể tiết kiệm lên đến 40% chi phí dự định tự đầu tư, rút ngắn thời gian dự án từ 1 tháng đến 1.5 tháng, không còn tốn chi phí về nhân sự, bảo hành, bảo trì hệ thống….
Có 3 nhóm cung cấp dịch vụ chính trong thị trường Điện toán đám mây 2020 đó là: Doanh nghiệp cung cấp nước ngoài; Doanh nghiệp lớn trong nước tự thực hiện dự án Điện toán đám mây; Doanh nghiệp nhỏ/lẻ, startup cung cấp dịch vụ đám mây. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đám mây như Google, Microsoft có lợi thế hơn trong việc triển khai các dự án liên quan vì họ không những có nguồn vốn dồi dào mà họ còn có nhiều kinh nghiệm và đã dành rất nhiều thời gian cho nó hơn các công ty tại Việt Nam. Dù là vậy như những công ty nước ta cũng đang từng bước chạy tiến lên trong thị trường Điện toán đám mây 2020.
3.2.3. Cập nhật những văn bản pháp luật mới và xóa bỏ các văn bản quy phạm pháp luật bất cập trong hoạt động kinh doanh cũng như trong hợp đồng
Thường xuyên cập nhật thông tin pháp lý, xây dựng tổ chức pháp chế trong tổ chức, hoạt động dịch vụ lưu trữ một cách thường xuyên và có hiệu quả, tổ chức và cá nhân hành nghề độc lập cần có kế hoạch định kỳ bồi dưỡng kiến thức về pháp luật kinh doanh. Đây là vấn đề rất quan trọng đòi hỏi tổ chức, cá nhân phải tìm hiểu sâu sắc quy định của pháp luật về hoạt động kinh doanh, những thay đổi của pháp luật là quy luật tất yếu để phù hợp với những biến đổi của thị trường.
Tại Điều 4 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (2001) đã có quy định:
“Nhà nước khuyến khích việc mở rộng quan hệ hợp tac với các tổ chức, cá nhân nước ngoài trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền quốc gia, bình đẳng và các bên cùng có lợi, phù hợp với pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội củ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia”.
Đây là lần đầu tiên, vấn đề xã hội hóa công tác lưu trữ được đặt ra, nhưng chủ dừng lại đối với các tổ chưc, cá nhân nước ngoài mà chưa quan tâm đến các tổ chức, cá nhân trong nước.
Để hoạt động dịch vụ lưu trữ phát triển có vai trò quyết định của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật. Ngoài những mặt tích cực của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong việc góp phần đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động lưu trữ thì cần xóa bỏ một số văn bản và thực tế thực thi văn bản quy phạm ở cơ quan quản lý về lưu trữ cũng còn một số hạn chế và bất cập như nhiều quy định chưa rõ ràng, gây vướng mắc cho cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức, cá nhân hành nghề lưu trữ trong việc đăng ký hoạt động dịch vụ.
3.2.4. Tăng cường kỹ năng ký kết hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Cần có những bước chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi vào một cuộc đàm phán. Đàm phán hợp đồng là hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang
tính nghệ thuật. Cần tìm hiểu rõ thông tin về đối tác, xác định mục tiêu đàm phán…
3.3.5. Cần xây dựng hợp đồng phù hợp với pháp luật hiện hành và tình hình thực tế trong quá trình đàm phán, ký kết
Hợp đồng dịch vụ là sự vô hình do đó sẽ đòi hỏi phải có những thỏa thuận rõ ràng chi tiết về dịch vụ cũng như phương thức cung cấp và sử dụng dịch vụ. Tránh quy định chung chung về quyền và nghĩa vụ của các bên. Cần làm rõ các thuật ngữ trong hợp đồng vì đây là những điều khoản mang tính điều chỉnh xuyên suốt và tạo cách hiểu thống nhất trong cả hợp đồng. Do hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ có liên quan đến nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ, do đó khi ký kết hợp đồng tổ chức, cá nhân hoành nghề độc lập cần tham khảo các luật chuyên nghành tương ứng: Luật Chuyển giao công nghệ 2017, Luật Sở hữu trí tuệ 2005, Luật Cạnh tranh 2018…Để hạn chế rủi ro cũng như chi phí. Tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập cần tham khảo Luật Trợ giúp pháp lý 2017 để có được những giải đáp thông qua dịch vụ này một cách tốt nhất. Trong quá trình thực hiện hợp đồng thường xuyên theo dõi hoạt động. Việc thực hiện này không chỉ trong tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập mà còn với khách hàng, theo dõi nghĩa vụ của khách hàng đối với việc thực hiện hợp đồng có ảnh hưởng đến hoạt động của người thư ba hay không? Ngoài ra tổ chức, cá nhân hành nghề độc lậpcần phối hợp với cơ quan nhà nước để nắm bắt các quy định trong lĩnh vực kinh doanh một cách tốt nhất. Như vậy tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập cần xây dựng cho mình một bản hợp đồng thật đầy đủ và phù hợp với quy định của pháp luật là điều kiện để công ty chiếm lĩnh thị trường, hạn chế rủi ro và nâng cao được năng lực cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh.
3.2.6. Khuyến nghị các bên lựa chọn giao kết hợp đồng dịch vụ lưu trữ bằng hình thức bằng văn bản
Hợp đồng dịch vụ lưu trữ là loại hợp đồng phức tạp và các bên tham gia ký kết thì không dễ dàng dự đoán những phát sinh có thể xảy ra. Hình thức bẳng văn bản của hợp đồng còn kéo dài cả trong quá trình thực hiện sửa đổi hợp đồng. Đặc biệt hợp đồng dịch vụ lưu trữ thì thời gian thực hiện hợp đồng là rất dài. Nếu không quy định về hình thức bằng văn bản trong quá trình sửa đổi, bổ sung này thì sẽ dẫn tới những tranh chấp có thể xảy ra sau này cho tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập. Bên cạnh đó, tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập phải lưu ý về giá trị pháp lý của các giấy tờ giao dịch như có được gửi từ địa chỉ thư điện tử của đối tác không, thời gian ghi trên giấy tờ, có chữ ký của người đại diện, con dấu của đối tác hay không…
3.2.7. Xây dựng mẫu hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Đây là một trong những cách để doanh nghiệp chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra. Việc xây dựng hợp đồng mẫu đặt ra nhu cầu tiêu chuẩn hóa các điều khoản trong hợp đồng. Trên thực tế, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thường đưa ra các hợp đồng được lập sẵn với các điều khoản có lợi cho bên cung ứng. Trên lý thuyết, hợp đồng mẫu mang tính tùy nghi tức là sau khi xem xét các điều khoản của hợp đồng, khách hàng có thể lựa chọn chấp thuận hoặc không chấp thuận ký kết. Tuy nhiên, trong thực tiễn khách hàng thường có sự tin tưởng nhất định ở nhà cung cấp hoặc không đủ kiến thức chuyên môn và pháp luật để nhận biết những bất lợi ẩn chứa trong hợp đồng. Vì những lý do trên, luật nên có những quy định theo hướng bảo vệ quyền lợi cho bên khách hàng khi bên cung ứng sử dụng hợp đồng mẫu.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở quan điểm, định hướng hoàn thiện pháp luật về hợp đồng dịch vụ lưu trữ nội dung Chương 3 đã đề xuất những giải pháp hoàn thiện pháp luật và tăng cường hiệu quả thực hiện pháp luật về hợp đồng dịch vụ lưu trữ tại Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Chuyển giao công nghệ. Thông qua việc bổ sung một số quy định nhằm bảo đảm thực hiện đúng hợp đồng, đảm bảo việc thực hiện dịch vụ được ổn định, minh bạch và thúc đẩy thị trường dịch vụ lưu trữ phát triển bền vững. Trong quá trình hội nhập quốc tế thì nhu cầu hoàn thiện pháp luật về hợp đồng dịch vụ lưu trữ nói riêng và hợp đồng dịch vụ nói chung càng trở nên cần thiết.
KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu luận văn, bản thân học viên nhận thấy:
1. Luận văn đã nghiên cứu và hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về Hợp đồng dịch vụ lưu trữ, nêu được những đặc điểm chung, đặc điểm riêng của loại hợp đồng này nhằm phân biệt với những loại hình dịch vụ khác; Luận văn đã cụ thể hóa những nội dung cơ bản nhằm bảo đảm thực hiện giao kết hợp đồng đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên.
2. Luận văn đã đánh giá được thực trạng pháp luật về Hợp đồng dịch vụ lưu trữ. Đã nêu được những ưu điểm và hạn chế của các quy định pháp luật hiện hành. Với những quy định của pháp luật còn chung chung chưa cụ thể về hợp đồng dịch vụ lưu trữ hiện nay thì còn cần sự quan tâm hơn nữa của các nhà làm luật điều chỉnh, bổ sung nhằm hoàn thiện hơn hệ thống pháp luật nói chung và hoàn thiện các quy định về lĩnh vực hợp đồng dịch vụ lưu trữ nói riêng.
3. Luận văn đã nghiên cứu tình hình thực tiễn thực hiện pháp luật về hợp đồng dịch vụ lưu trữ. Qua quá trình nghiên cứu luận văn đã thấy rõ tầm quan trọng của các quy định hiện hành tác động đến quá trình thực tiễn áp dụng của các doanh nghiệp đối với lĩnh vực dịch vụ lưu trữ. Với những quy định còn chưa rõ ràng thì các loại hình dịch vụ lưu trữ chưa thể phát huy hết thế mạnh của mình; các bên tham gia giao dịch còn e dè khi tham gia giao kết hợp đồng.
4. Trong quá trình nghiên cứu luận văn đã chỉ rõ những hạn chế của các quy định pháp luật hiện hành, qua đó đã đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật và tăng cường hiệu quả thực hiện pháp luật về hợp đồng dịch vụ lưu trữ.
Việt Nam gia nhập WTO là cơ hội cho ngành dịch vụ nói riêng và dịch vụ lưu trữ nói chung ngày càng phát triển, dẫn đến các hợp động cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ tăng về số lượng, giá trị. Vì vậy, để hạn chế rủi ro, tranh chấp, giúp các tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập giảm thiểu những thiệt hại xảy ra đòi hỏi cần phải có những giải pháp kết hợp từ phía chính sách vĩ mô của Nhà nước, sự điều chỉnh của pháp luật cho phù hợp với tình hình thực tiễn. Bên cạnh đó, các Tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập cũng cần phải xây dựng cho mình một quy trình ký kết thực hiện hợp đồng cụ thể trong đó có sự kết hợp của các chuyên gia về dịch vụ, chuyên gia pháp lý, có sự giám sát phối hợp với khách hàng của mình để đảm bảo dịch vụ được cung cấp, sử dụng đúng như thỏa thuận, yêu cầu đặt ra trong hợp đồng; nghiên cứu các phương thức giải quyết tranh chấp cho phù hợp nhằm giảm thiểu những rủi ro, thiệt hại mà mình phải gánh chịu, đồng thời nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hà Công Anh (2015), “Hợp đồng thương mại dịch vụ và giải quyết tranh chấp về hợp đồng thương mại dịch vụ ở Việt Nam. Luận án Tiến sĩ Đại học Ngoại thương
2. Bộ Tài chính (2006), Quyết định số 37/2006/QĐ- BTC 11/7/2006 về
Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy tiếng việt, Hà Nội;
3. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 về
hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Hà