2.1.1. Đối tượng của hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Các dịch vụ được pháp luật cho phép kinh doanh hoạt động theo quy định tại Khoản 3 Điều 36 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về hoạt động lưu trữ cụ thể [22]: Dịch vụ bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khủ nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ.
Phân tích rõ từng loại hình dịch vụ lưu trữ để thấy được đối tượng của dịch vụ lưu trữ rất đa dạng và phức tạp cụ thể:
- Đối với dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ và phục chế.
Việc xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện bao gồm các biện pháp kỹ thuật chống hoặc hạn chế những ảnh hưởng của ký hậu, môi trường, côn trùng và các tác nhân khác. Những công việc phổ thông nhất trong xử lý kỹ thuật là xử lý nhiệt độ, độ ẩm với các thiết bị chuyên dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hư hại tài liệu. Do tác động của môi trường, nhiệt độ, độ ẩm, con người, trong kho lưu trữ còn thường xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc và các tác nhân khác như chống mất mát tài liệu và tiết lộ thông tin đối với tài liệu còn giá trị mật.
Điều 25 Luật Lưu trữu quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí
kho lưu trữ, thiết bị phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp lỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ; Trường hợp tổ cức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí thoe quy định của pháp luật”
- Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu:
Công văn số 238 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính khái niệm: “Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ; tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).
Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu: Không phân tán phông lưu trữ; Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải đư lishư liệu của từng đơn vị hìnloại, lập hồ sơ (Chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hìnhthành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc; Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử cả tài liệu.
Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất. Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Thực tiễn hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéo lãng phí. Từ thực tiễn này, bài viết muốn cung cấp cho các nhà quản lý trong công tác lưu trữ những cơ sở pháp lý và thực tiễn để chỉ đạo trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định như sau:
Tại Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quy định [22]:“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông
điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt; Tài liệu được số
hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”.
Tại Điều 5, 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ 2011, quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác như sau [11]: “Tài liệu
lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá; Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử; Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ”.
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa.
2.1.2. Chủ thể của hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Điều 2 Luật thương mại năm 2005 quy định chủ thể trong hợp đồng thương mại gồm thương nhân (bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh), cá nhân, tổ chức khác có hoạt động liên quan đến thương mại.
- Theo Điều 6 Luật Thương mại 2005 thì thương nhân bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, năng lực hành vi và năng lực pháp luật của cá nhân tham gia hoạt động kinh doanh được Bộ luật Dân sự 2015 quy định [23].
- Theo Điều 36 Luật Lưu trữ 2011[22]: Chủ thể là Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây: “Có đăng ký hoạt
động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh; Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ”. Chủ thể là Cá nhân
được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
“Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh”.
2.1.3. Giá cả trong hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Tại Điều 86 Luật Thương mại năm 2005 có quy định về giá của dịch vụ cụ thể: Trường hợp không có thỏa thuận về giá dịch vụ, không có thỏa thuận về phương pháp xác định gái dịch vụ và cũng không có bất kỳ chỉ dẫn nào khác về giá dịch vụ thì giá dịch vụ được xác định theo gái của loại dịch vụ đó trong các điều kiện tương tự về phương thức cung ứng, thời điểm cung ứng, thị trường địa lý, phương thức thanh toán và các điều kiện khác có ảnh hưởng đến giá dịch vụ [24].
- Đối với giá cả trong hợp đồng dịch vụ chỉnh lý tài liệu:
Tại Thông tư 12/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26 tháng 11 năm 2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy để xây dựng dự toán kinh phí thực hiện thuê khoán chỉnh lý tài liệu của các cơ
quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước. Đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy được tính cho 01 mét tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý bao gồm đơn giá tiền lương và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm.
Số lượng của từng loại vật tư, văn phòng phẩm quy định tại Phụ lục số 03 của Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
Đơn giá từng loại vật tư, văn phòng phẩm tính theo giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh lý.
- Đối với giá cả trong số hóa tài liệu lưu trữ:
Tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 [6]của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã quy định về định mức kinh tế kỹ thuật số hóa tài liệu và Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà [8].
2.1.4. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng dịch vụ lưu trữ
Các nội dung quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao kết hợp đồng dịch vụ thể hiện chi tiết tại hai Luật: Luật Thương mại năm 2005 và Bộ luật dân sự năm 2015 [23],[24]; Ngoài ra còn có các Luật chuyên ngành quy định cụ thể trong từng lĩnh vực dịch vụ. Căn cứ vào các nội dung văn bản pháp luật hiện hành có thể khái quát về quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng dịch vụ cụ thể như sau:
2.1.4.1. Quyền và nghĩa vụ của bên cung ứng dịch vụ
Bên cung ứng dịch vụ có quyền yêu cầu bên thuê dịch vụ phải cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện để thực hiện dịch vụ vì lợi ích của bên thuê dịch vụ.
Được phép thay đổi điều kiện dịch vụ vì lợi ích của bên thuê dịch vụ mà không nhất thiết phải chờ ý kiến của bên thuê dịch vụ nếu việc chờ ý kiến sẽ gây thiệt hại cho bên thuê dịch vụ, nhưng phải báo ngay cho bên thuê dịch vụ biết.
Bên cung ứng dịch vụ có quyền yêu cầu bên thuê dịch vụ phải trả tiền công theo thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu trong hợp đồng các bên không thỏa thuận cụ thể, thì tiền công được xác định theo mức trung bình đối với công việc cùng loại tại thời điểm và địa điểm hoàn thành công việc.
Bên cung ứng dịch vụ cũng có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại, nếu bên thuê dịch vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình hoặc thực hiện không đúng như nghĩa vụ mà các bên đã cam kết.
Bên cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ thực hiện công việc đúng chất lượng, khối lượng, thời hạn và các điều khoản khác mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Không được giao cho người khác làm thay công việc, nếu không có sự đồng ý của bên thuê dịch vụ.
Phải bảo quản và giao lại cho bên thuê dịch vụ tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện dịch vụ sau khi hoàn thành công việc. Khi nhận tài liệu, phương tiện, thông tin nếu thấy không đầy đủ, không bảo đảm chất lượng để hoàn thành công việc thì phải báo ngay cho bên thuê dịch vụ biết. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong thời gian làm dịch vụ, nếu các bên có thoả thuận trong hợp đồng hoặc pháp luật có quy định. Bên cung ứng dịch vụ phải bồi thường thiệt hại cho bên thuê dịch vụ, nếu làm mất mát, hư hỏng tài liệu được giao để làm dịch vụ hoặc trong quá trình làm dịch vụ đã tiết lộ bí mật thông tin.
Theo Điều 79 của Luật Thương mại 2005 thì trong trường hợp cung ứng dịch vụ theo kết quả công việc bên cung ứng có nghĩa vụ cung ứng dịch vụ với kết quả phù hợp với các điều khoản và mục đích của hợp đồng. Trong trường hợp hợp đồng không có quy định cụ thể về tiêu chuẩn kết quả cần đạt được bên cung ứng dịch vụ phải thực hiện việc cung ứng dịch vụ với kết quả phù hợp với tiêu chuẩn thông thường của loại dịch vụ đó[23].
Trong hoạt động cung ứng dịch vụ cũng thường hay xảy ra trường hợp các bên cung ứng dịch vụ hợp tác, khi đó mỗi bên cung ứng dịch vụ cần: Trao đổi thông tin cho nhau về tiến độ công việc và yêu cầu của mình có liên quan đến việc cung ứng dịch vụ, đồng thời cũng phải cung ứng dịch vụ vào thời gian và theo phương thức phù hợp để không gây cản trở đến hoạt động của bên cung ứng dịch vụ đó. Tiến hành bất kỳ hoạt động hợp tác cần thiết nào với các bên cung ứng dịch vụ khác.
Theo quy định Luật Thương mại 2005 các trường hợp yêu cầu của khách hàng liên quan đến những thay đổi trong quá trình cung ứng dịch vụ được quy định tại Điều 83, tiếp tục cung ứng dịch vụ sau khi hết thời hạn hoàn thành việc cung ứng dịch vụ quy định tại Điều 84.
Theo Luật Chuyển giao Công nghệ 2017 tổ chức, cá nhân được chủ sở hữu công nghệ cho phép chuyển giao sử dụng công nghệ có quyền chuyển giao sử dụng công nghệ đó (khoản 2 Điều 7). Ngoài những công nghệ được khuyến khích chuyển giao, hạn chế chuyển giao. Với tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ có liên quan đến chuyển giao công nghệ thì cấm chuyển giao công nghệ quy định tại Điều 11 Luật này [25].
Trong trường hợp việc chuyển giao quyền sở hữu công nghệ mà công nghệ là đối tượng được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ thì việc chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ được thực hiện theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ (khoản 2 Điều 4 Luật chuyển giao công nghệ 2017) [25].
Như vậy trong quá trình hoạt động lưu trữ có liên quan đến chuyển