3.3.1. Tiếp tục hoàn thiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông
Trước hết, UBND tỉnh cần chỉ đạo các bộ phận chuyên môn rà soát, lấy ý kiến rộng rãi và ban hành Quy chế thực hiện việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một của liên thông đảm bảo đúng các quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và tình hình tế của địa phương. Tiếp đến cần thực hiện nghiêm quy trình trong giao dịch giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, đảm bảo sự đồng bộ, khoa
học. Bên cạnh đó, UBND tỉnh cần chỉ đạo UBND các huyện, xã, thị trấn trên địa bàn, rà soát, bổ sung quy chế giải quyết công việc trên cơ sở Quy chế của bộ phận Một cửa để đảm bảo sự phù hợp, đồng bộ, liên thông giữa các cấp. Chỉ đạo yêu cầu các công chức làm nhiệm vụ đầu mối kiểm soát TTHC các cấp thực hiện tốt nhiệm vụ tham mưu triển khai các hoạt động kiểm soát TTHC tại cơ quan, địa phương. Thường xuyên rà soát và kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ những TTHC chưa phù hợp, gây phiền hà, lãng phí cho người dân, doanh nghiệp. Việc đề nghị sửa đổi TTHC phải theo hướng đơn giản, giảm thời gian, thành phần hồ sơ, đơn giản hóa quy trình và thủ tục...nhằm giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức được tốt hơn.
Trên cơ sở nhu cầu của cá nhân, tổ chức trong giải quyết các TTHC, đặc biệt, những lĩnh vực dễ phát sinh nhũng nhiễu, tiêu cực, UBND tỉnh cần tiếp tục nghiên cứu và đề xuất mở rộng thêm lĩnh vực TTHC thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND, đảm bảo phù hợp với chỉ đạo của cấp trên và tình hình thực tế của địa phương. Vì cho đến nay, Bộ phận Một cửa tại UBND tỉnh mới chỉ thực hiện tiếp nhận và trả kết quả này còn hạn chế so với nhu cầu cảu người dân và doạnh nghiệp, còn nhiều TTHC thuộc nhiều lĩnh vực khác như khiếu nại, tố cáo, văn hoá, giáo dục…do tính chất đặc thù cần thẩm tra, đánh giá của nhiều cơ quan chuyên môn, nhiều cấp, nhưng chưa được thực hiện theo cơ chế liên thông, dễ làm phát sinh tiêu cực, do đó, cần được UBND tỉnh nghiên cứu, rà soát, bổ sung và hoàn chỉnh quy trình thực hiện.
Tiếp tục đẩy mạnh triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và xây dựng mới Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho 100% các huyện, xã, thị trấn. Để thực hiện giải pháp pháp này, UBND tỉnh phải khẩn trương chỉ đạo việc rà soát, sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh Bộ tài liệu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 hiện tại và bổ sung quy trình ISO đối với những TTHC mới được ban hành. Xây dựng kế hoạch thực hiện khoa học, phân công cụ thể nội dung các công việc cho các cơ quan, phòng ban chuyên môn, xác định rõ trách nhiệm, thời gian hoàn thành, đảm bảo tuân
thủ các nguyên tắc trong thực hiện giải quyết các TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thống. Thông qua áp dụng quy trình quản lý theo TCVN ISO 9001-2008, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thể kiểm soát được số lượng hồ sơ, cách thức giải quyết và quản lý được các khâu chuyên môn trong quy trình thực hiện TTHC.
Tiếp tục hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông. Để hoạt động phối hợp diễn ra đúng quy trình, đảm bảo hiệu quả và kịp thời, cần xây dựng quy chế phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết TTHC, trong đó, đặc biệt chú trọng đến trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân công chức, kể cả trách nhiệm trong thực hiện và trách nhiệm nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ trách nhiệm phối hợp thực hiện các TTHC. Xác định và quy định cụ thể cơ quan đầu mối, cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện nội dung công việc, thời gian hoàn thành công việc, chế độ khen thưởng, chế tài đối với cán bộ, công chức vi phạm quy chế.
3.3.2. Tiếp tục tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm hành chính công tỉnh và bộ phận một cửa các cấp theo hướng hiện đại
Bộ phận TN&TKQ là biểu hiện tập trung nhất của cơ chế một cửa, một cửa liên thông, từ việc công khai, minh bạch TTHC; quy trình tiếp nhận và giải quyết TTHC; thái độ, phong cách, lề lối làm việc; mối quan hệ giữa chính quyền với người dân và tổ chức…do vậy, tiếp tục hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận một cửa, một cửa liên thông có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả cải cách TTHC tại mỗi địa phương, cơ quan, tổ chức. Đây là xu thế phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, của thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phù hợp với sự chỉ đạo của Chính phủ, mong muốn của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân trên địa bàn huyện. Thông qua việc thực hiện sẽ tạo cơ sở để đánh giá, rút ra những kinh nghiệm về mô hình, về cơ chế hoạt động, hiệu quả đầu tư để giúp tổ chức triển khai mô hình này hiệu quả hơn, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính tỉnh Đắk Nông, để tiếp tục hoàn thiện Bộ phận TN&TKQ cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau.
đối với việc thực hiện các TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại UBND tỉnh: Với định hướng chuyển từ nền “cai trị” sang nền hành chính “phục vụ”, xem công dân là khách hành của nền hành chính, đòi hỏi phải thay đổi một cách toàn diện thái độ phục vụ của công chức, đặc biệt là đội ngũ công chức làm công tác tiếp nhận và giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp. Để thực hiện tốt việc này cần phải xây dựng các tiểu chí để đánh giá và thực hiện như: Chất lượng dịch vụ, độ tin cậy, cơ sở vật chất, thái độ của đội ngũ công chức, chăm sóc khách hàng, chi phí giá cả...Trên cơ sở đó, xây dựng quy trình lấy ý kiến đánh giá một cách phù hợp, đảm bảo sự đánh giá của người dân, tổ chức phải khách quan về thái độ phục vụ, chất lượng giải quyết TTHC của công chức và các cơ quan nhà nước. Trong đó, cần xây dựng nhiều kênh đánh giá khác nhau để đảm bảo tính khoa học như: Xây dựng các phiếu và thực hiện điều tra xã hội học đến người dân; đánh giá thông qua phiếu nắm bắt thông tin (cơ quan thực hiện Mặt trận tổ quốc Việt Nam phường phối hợp các đoàn thể) và thông qua Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh. Đánh giá trực tiếp tại các bàn giao dịch của công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, bằng hình thức phiếu góp ý hay thông qua phần mềm tin học để xin ý kiến người dân về mức độ hài lòng khi thực hiện các giao dịch hành chính. Việc lấy ý kiến đánh giá được thực hiện định kỳ theo quý và năm, kết quả phiếu đánh giá sự hài lòng phải được lập thành văn bản để phối hợp, xem xét, khắc phục kịp thời đối với những nội dung phản ánh cần sửa đổi, giải quyết.
Nâng cấp, đầu tư cơ sở vất chất gắn liền với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông: Cơ sở vật chất có một ảnh hưởng không nhỏ đến việc thành công khi thực hiện hoạt động giải quyết TTHC, cơ sở vật chất hiện đại cùng với đội ngũ công chức có trình độ am hiểu chuyên môn chắc chắn sẽ là điều kiện tốt để thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại địa phương. Trước hết, cần đầu tư sửa chữa, cải tạo nâng cấp Bộ phận TN&TKQ tại UBND huyện, sắp xếp lại các bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phù hợp với các trang bị thêm máy tính, máy in, máy scan...Bố trí lại vị trí ghế ngồi, bàn ghi chép cho người dân đảm bảo không gian thông thoáng hơn và thuận tiện, dễ
dàng trong việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC. Bố trí các tủ để tài liệu, hồ sơ đảm bảo việc bảo quản và tra cứu khi cần thiết, phục vụ tốt nhất cho việc giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức. Bên cạnh đó, cần thường xuyên thực hiện việc bảo dưỡng trang thiết bị, máy móc phục vụ cho việc giải quyết để đảm bảo sựvận hành hành tốt, thông suốt trong quá trình thực hiện công việc của công chức.
Tiếp tục đầu tư nâng cấp phần cứng của hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng để có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4. Áp dụng đồng bộ phần mềm điện tử vào hệ thống thiết bị máy chủ, máy trạm và thiết bị ngoại vi, hệ thống xếp hàng tự động phục vụ việc cấp số giao dịch cho công dân, thông báo trên loa, thứ tự giao dịch cho các số đã cấp dựa trên nguyên tắc đến trước được phục vụ trước, tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch, hệ thống camera giám sát, gồm máy thu hình, máy phát hình, âm thanh để hướng dẫn công dân và để lãnh đạo kiểm soát hoạt động. Áp dụng hệ thống mã vạch tạo ra mã vạch cho mỗi hồ sơ TTTHC mới tiếp nhận, tích hợp với phần mềm giải quyết TTHC để in mã vạch vào phiếu biên nhận hồ sơ, sử dụng mã vạch để tra cứu trạng thái hồ sơ qua 01 máy quét mã vạch đặt tại Bộ phận TN&TKQ. Vận hành hiệu quả hệ thống màn hình cảm ứng phục vụ công dân tra cứu thông tin hướng dẫn về trình tự, hồ sơ các thủ tục. Kết nối mạng Internet và trang bị hệ thống bảo mật, hệ thống thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc với cá nhân, tổ chức, trước mắt tập trung cho việc kiểm soát các quá trình, các quy trình tiến độ xử lý công việc của các phòng chuyên môn.
3.3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức tại các phòng chuyên môn và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
CCTTHC dù được thực hiện theo một mô hình hay cơ chế nào thì vai trò của công chức trong việc thực hiện TTHC luôn ở vị trí hàng đầu. Vì lẽ đó, đòi hỏi công chức làm việc tại các phòng chuyên môn và Bộ phận TN&TKQ phải có chất lượng cao, thể hiện ở trình độ chuyên môn, năng lực làm việc, khả năng giao tiếp, giải quyết công việc (kỹ năng) và phẩm chất chính trị đạo đức. Để nâng cao chất lượng công chức thì cần phải tiến hành các nội dung sau.
Trước hết, để có được công chức có năng lực và trình độ chuyên môn UBND huyện cần làm tốt công tác tuyển chọn công chức từ các phòng, ban của huyện đảm nhận các công việc liên quan đến việc giải quyết các TTHC tại các phòng chuyên môn, đặc biệt, công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa. Bên cạnh đó, cần thực hiện việc luân chuyển công chức tại các phòng, ban và tại Bộ phận Một cửa để luôn đảm bảo ưu tiên những người có trình độ chuyên môn cao, có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt. Làm tốt được công tác này thì sẽ tạo điều kiện phát huy những tri thức vào việc thực hiện công việc, góp phần nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc, tạo sự cạnh tranh công bằng.
Quan tâm công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức về chuyên môn, nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp hóa, chú trọng bồi dưỡng kỹ năng hành chính, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, thiết bị hiện đại, nâng cao phẩm chất đạo đức đối với đội ngũ công chức trực tiếp thực hiện các TTHC, giải quyết công việc của công dân, tổ chức. Bên cạnh đó, các cơ quan có thẩm quyền phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ để chủ động có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu chất lượng công chức về lâu dài.
Thực hiện tốt quy định về quản lý công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ, kịp thời chỉ đạo các phòng chuyên môn chuyển biên chế công chức chuyên môn về Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, đồng thời, bố trí đầy đủ công chức đảm bảo đúng chuyên môn theo các lĩnh vực thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông. Thực hiện đúng quy định các về trang phục theo văn hóa công sở lịch sự, gọn gàng, trang bị đồng phục cho công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ để thể hiện tính chuyên nghiệp.
Bên cạnh tiền lương, cần quan tâm nhiều đến chế độ đãi ngộ đối với công chức thuộc bộ phận TN&TKQ, do vậy, UBND tỉnh nghiên cứu để có những ưu đãi nhất định đối với công chức tàm việc tại Bộ phận TN&TKQ như: tăng thêm chế độ phụ cấp, ưu tiên trong đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp vị công việc khi có sự thay đổi tổ chức, bộ máy…để công chức phần nào yên tâm công tác, phát huy sức trách nhiệm cao
trong quá trình thực hiện công việc.
3.3.4. Tiếp tục thực hiện có hiệu quả công tác công khai các thủ tục hành chính
Trước hết, cần tiếp tục thực hiện việc rà soát, xây dựng quy trình giải quyết TTHC theo hướng quy định cụ thể, minh bạch, rõ ràng từng nội dung công việc thực hiện, từ đó đơn giản hóa và rút ngắn thời gian giải quyết so với quy định. Xây dựng quy trình giải quyết TTHC phải gắn với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đối với tất cả các TTHC đang thực hiện và đảm bảo 100% các quy trình giải quyết TTHC được thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn.
Thực hiện tốt việc công khai đầy đủ các TTHC, thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận TN&TKQ để cá nhân, tổ chức biết thực hiện, đồng thời theo dõi, giám sát hoạt động của cơ quan, cán bộ, công chức. Trong công khai TTHC cần chú ý đến các nội dung như sau: Các TTHC phải cập nhật mới liên tục, niêm yết ở những nơi thuận tiện cho việc tra cứu, được bảo quản tốt, tránh tình trạng bong tróc, mất trang, mờ chữ…Tiếp tục mở rộng và đổi mới hình thức công khai, kịp thời đăng tải các TTHC trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, để tạo thói quen cho cá nhân, tổ chức tra cứu TTHC. Việc công khai TTHC phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau: Tên thủ tục hành chính, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lượng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện TTHC, các biểu mẫu của thủ tục.
3.3.5. Thực hiện có hiệu quả công tác phổ biến, tuyên truyền các nội dung liên quan về giải quyết các thủ tục hành chính
Cần tổ chức phổ biến, quán triệt sâu rộng các quy định liên quan về việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông, cơ chế một cửa liên thông đến toàn thể cán bộ, công chức của huyện, nhằm tạo chuyển biến căn bản trong nhận thức về trách nhiệm thực hiện công vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức
Tổ chức hiệu quả hoạt động phổ biến, tuyên truyền thông qua Cổng thông tin điện tử của huyện, đa dạng nội dung tuyên truyền trên Đài Truyền thanh - Truyền