Mỗi thực thể thương mại, khi tham gia thị trường và thực hiện các hoạt động thương mại và sản xuất đòi hỏi nhiều điều kiện như: chủ thể, vốn, lĩnh vực kinh doanh, trụ sở, kế hoạch kinh doanh... Một trong những điều kiện quan trọng và quan trọng hơn là thực thể kinh doanh phải tiến hành thủ tục đăng ký thành lập với cơ quan quản lý nhà nước để công nhận sự ra đời của các thực thể thương mại này trên thị trường. .
Dưới góc độ là biện pháp nhằm công khai và minh bạch hoá tình trạng pháp lý của các chủ thể, thì “đăng ký” được hiểu là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận và chứng thực về mặt pháp lý. Về nội dung hoạt động đăng ký được xem là bước cuối cùng trong quá trình thiết lập hoặc ghi nhận quyền sở hữu. Sau khi đăng ký, chủ thể đăng ký có quyền sở hữu về tài sản, quản lý và duy trì hoạt động đăng ký của chủ thể đó. Về vấn đề này, Từ điển Tiếng Việt Nhà xuất bản Khoa học xã hội và Trung tâm Từ điển, năm 1994 có định nghĩa: "Đăng ký: Ghi vào Sổ của cơ quan quản lý để chính thức công nhận cho hưởng quyền lợi hay làm nghĩa vụ" [34]. Từ điển Giải thích thuật ngữ hành chính Nhà xuất bản Lao động, năm 2002 có nêu: "Đăng ký: Thể thức ghi chép vào sổ sách nhà nước đặt ra như: đăng ký kết hôn, đăng ký kinh doanh, đăng ký chứng khoán... Những sự kiện được nghi chép vào sổ là không thể chối cãi được" [33].
Theo từ điển Luật học của Viện khoa học pháp lý, Nhà xuất bản Tư pháp – Bộ Tư pháp phối hợp với Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa tháng 11 năm
2006 thì “đăng ký kinh doanh là sự ghi nhận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về mặt pháp lý sự ra đời của chủ thể kinh doanh”.
Khi tiến hành kinh doanh, chủ thể phải thực hiện đăng ký kinh doanh, đây là hành vi mang tính chất tiền đề khá quan trọng. Đăng ký kinh doanh là hoạt động trong đó chủ thể kinh doanh khai báo với cơ quan quản lý nhà nước về nội dung đăng ký kinh doanh và giới kinh doanh về dự kiến hoạt động kinh doanh của mình. Đăng ký kinh doanh được thực hiện theo trình tự, thủ tục luật định, áp dụng thống nhất trong cả nước. Khi đăng ký kinh doanh, các thông tin cần thiết về chủ thể kinh doanh được ghi vào sổ đăng ký kinh doanh, chủ thể kinh doanh được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và có thể bắt đầu hoạt động. Từ các cách tiếp cận như trên, có thể đưa ra khái niệm:
Đăng ký kinh doanh là hoạt động của người kinh doanh nhằm khai trình với cơ quan nhà nước và giới kinh doanh về hoạt động kinh doanh của mình và được Nhà nước ghi nhận bằng hình thức cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Tổ chức, cá nhân được yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh hướng dẫn về thủ tục, nội dung đăng ký kinh doanh, cấp bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh…và phải trả phí theo quy định của pháp luật. Việc đăng ký kinh doanh tạo cơ sở pháp lý cho công tác quản lý nhà nước về kinh tế, xác nhận sự tồn tại và hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết về doanh nghiệp nhằm tạo thuận lợi cho các chủ thể tham gia quan hệ với doanh nghiệp.
Về bản chất, đăng ký kinh doanh được xem xét dưới hai góc độ:
Thứ nhất, đó là hành vi của chủ thể nhằm thực hiện nhu cầu kinh doanh của mình, là việc chủ thể thực hiện trong thực tế quyền tự do kinh doanh của mình mà pháp luật quy định.
Thứ hai, đó là hành vi quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là sự khẳng định của Nhà nước về tư cách chủ thể kinh doanh: hoặc là tạo cho họ tư cách chủ thể kinh doanh độc lập, hoặc tạo cho họ một tư cách chủ thể mang tính nhân định (pháp nhân). Dù xét ở góc độ nào thì hành vi đăng ký kinh doanh cũng được thực hiện theo những trình tự và thủ tục mà pháp luật quy định. Điều này có nghĩa là tự do kinh doanh sẽ không thể được xác lập nếu thiếu những quy định pháp luật bảo đảm việc đăng ký kinh doanh của các cá nhân và tổ chức. Đăng ký kinh doanh là hành vi quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp, là việc Nhà nước chính thức thừa nhận tư cách pháp lý của doanh nghiệp và các chủ thể kinh doanh khác và sẽ thực hiện việc giám sát đối với hoạt động của chúng. Sự giám sát này được thực hiện nhằm mục đích bảo đảm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của các chủ thể không gây những hậu quả tiêu cực cho cho xã hội, ví dụ rõ nét nhất là sự suy thoái môi trường sống.
Tại nhiều quốc gia, nhất là các nước đang phát triển như Vương quốc Anh, Hà Lan, Úc, Singapore,… hộ kinh doanh là một trong những hình thức kinh doanh phổ biến bởi sự đơn giản trong thủ tục thành lập và chi phí gia nhập thị trường thấp. Thành lập hộ kinh doanh cũng cho phép người thành lập được chủ động, độc lập hoàn toàn trong việc ra quyết định trong phạm vi hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh, chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của hộ kinh doanh, cũng như gặp khó khăn trong việc huy động vốn, bao gồm cả vốn vay từ ngân hàng. Mặc dù còn tồn tại một số hạn chế, sự hình thành và phát triển mô hình hộ kinh doanh là tuân theo quy luật vận động tự nhiên của nền kinh tế, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của hoạt động đầu tư kinh doanh. Do vậy, nhiều quốc gia đã có quy
định pháp luật riêng về đăng ký hộ kinh doanh nhằm đảm bảo việc thực thi chính sách và quản lý đối với loại hình doanh nghiệp này.
Ở Việt Nam hiện nay, khái niệm “đăng ký kinh doanh” không còn được sử dụng trong luật chuyên ngành và các văn bản hướng dẫn thi hành. Trước đây, ở các Luật công ty 1990, Luật doanh nghiệp 1999 và cả Luật doanh nghiệp 2005 đều sử dụng “đăng ký kinh doanh” thay vì “đăng ký doanh nghiệp” như hiện nay. Quá trình chuyển từ sử dụng thuật ngữ “đăng ký kinh doanh” sang “đăng ký doanh nghiệp” mang ý nghĩa to lớn, đánh dấu sự tiến bộ trong tư duy lập pháp nước nhà. “Đăng ký kinhdoanh” là sự ghi nhận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về mặt pháp lý sự ra đời của chủ thể kinh doanh. Còn “Đăng ký doanh nghiệp” là bao gồm cả đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, đăng ký thay đổi và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác. Như vậy, trước đây việc đăng ký kinh doanh chỉ là sự ghi nhận sự ra đời của chủ thể kinh doanh (gọi là chủ thể kinh doanh bởi nó bao gồm cả doanh nghiệp tư nhân và hộ gia đình bên ngoài các loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh), còn hiện nay (từ thời điểm Nghị định 43/2010/NĐ-CP và Nghị định số 78/2015/NĐ-CP có hiệu lực đến nay) khi làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp là đã bao gồm đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, đăng ký thay đổi và các đăng ký, thông báo khác.
Như vậy, từ các phân tích trên, do hộ kinh doanh chưa được luật doanh nghiệp quy định là doanh nghiệp cho nên đến nay khái niệm đăng ký kinh doanh của các hộ kinh doanh được hiểu như sau: Đăng ký kinh doanh của các hộ kinh doanh là việc cơ quan quản lý nhà nước ghi nhận các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh. Qua đó nhà nước quản lý các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh bao gồm cả thuế và các nội dung thay đổi khác.