a) Khái niệm: Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương cũng như khi làm thủ tục Hải quan. Hóa đơn thương mại là một chứng từ dùng để thanh toán giữa người bán và người mua. Nói cách khác, Hóa đơn thương mại là chứng từ để người bán có thể đòi tiền người mua.
b) Nội dung của hoá đơn: Trên hóa đơn thương mại thường có rất nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc phải có, có những nội dung để tham chiếu hoặc thêm vào theo yêu cầu của các bên trong lúc thỏa thuận và đàm phán hợp đồng. Các nội dung chính bắt buộc của một hóa đơn thương mại gồm:
• Người xuất khẩu/người gửi hàng (Exporter/Shipper): Ghi rõ tên, địa chỉ cụ thể và thông tin liên lạc.
• Người nhập khẩu/người nhận hàng (Importer/Consignee): Ghi rõ tên, địa chỉ cụ thể và thông tin liên lạc.
• Số hiệu và ngày tháng phát hành (Invoice No. & date): Bắt buộc phải có. Số tham chiếu và ngày tháng phát hành dùng để làm thủ tục khai báo Hải quan và ngoài ra có thể dùng để lưu hồ sơ theo số tham chiếu.
• Phương thức vận chuyển (mode of transport): Ghi rõ phương thức vận chuyển. Ghi rõ điều kiện giao hàng là gì, theo Incoterms thì ghi rõ ấn bản năm bao nhiêu. • Điều kiện thanh toán (Payment): có thể là TT, L/C, D/A, D/P,… và kèm đồng tiền thanh toán.
• Thông tin hàng hóa (Description of Goods): Tên hàng, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, số kiện hàng.
• Các thông tin khác có thể có: Bên thông báo (Notifying Party), số hợp đồng (Contract No.), cảng bốc (Port of Loading), cảng dỡ (Port of Discharge), người chuyên chở (Carrier), chữ ký người lập hóa đơn (Signature),…
c) Chức năng: Hóa đơn thương mại có 4 chức năng:
• Chức năng thanh toán: Đây là chức năng quan trọng nhất của hóa đơn thương mại. Hóa đơn thương mại có vai trò như một chứng từ hợp pháp để bên bán có thể yêu cầu bên mua thanh toán. Vì vậy, trên hóa đơn thương mại sẽ ghi các thông tin liên quan tới việc thanh toán như tổng giá tiền, giá của từng mặt hàng, đơn giá, đồng tiền thanh toán,… và phải có đầy đủ con dấu hoặc chữ ký để chắc chắn nghĩa vụ thanh toán.
• Chức năng khai giá Hải quan: Giá ghi trên hóa đơn thương mại là giá cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu. Một số thông tin cũng có thể dùng để khai báo Hải quan như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn.
• Chức năng tính số tiền bảo hiểm: Giá trên hóa đơn thương mại cũng dùng làm cơ sở để tính tiền bảo hiểm.
• Cơ sở để đối chiếu với các chứng từ khác: hóa đơn thương mại dùng để đối chiếu các thông tin tương ứng trên vận đơn, packing list,… để chắc chắn là đồng nhất và không có sai phạm.