kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng hiện nay tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Những ưu điểm
Tổng Công ty có môi trường kiểm soát khá chặt chẽ. Về các đặc điểm trong ban quản lý cũng như phong cách làm việc và quan điểm của họ là khá quan trọng cho một hệ thống KSNB hữu hiệu. Với quan điểm kinh doanh lành mạnh, phong cách lãnh đạo làm việc thân thiện, minh bạch, luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh của Ban quản lý Tổng Công ty, họ như là một đầu tàu khá vững chắc và mạnh mẽ, tạo tiền đề xúc tiến sản xuất kinh doanh cũng như luôn không ngừng cố gắng phát triển và xây dựng uy tín thương hiệu của mình trong lòng người tiêu dùng và thị trường tiêu thụ. Thực tế đã được chứng minh qua những giải thưởng, huân chương, … và một điều dễ dàng nhận thấy rõ đó là Doanh thu của Tổng Công ty liên tục tăng vọt qua từng năm.
(ĐVT: đồng) Năm
Chỉ tiêu
2006 2007 2008
Về cơ cấu tổ chức, Tổng Công ty phân bố tương đối nhiều bộ phận, nhiều Phòng ban, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cơ cấu tổ chức phức tạp và khó hiểu. Điều ngược lại là cơ cấu được phân chia rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với quy mô của Tổng Công ty. Với cơ cấu này, mỗi bộ phận, phòng ban … đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng, khoa học, không gây sự đùn đẩy đối phó và cả sự chồng chéo lẫn nhau trong công việc.
Chính sách nhân sự luôn được Tổng Công ty coi trọng bởi nhân tố con người bao giờ cũng quan trọng, tạo tiền đề làm ra mọi thứ và đồng thời cũng là mục tiêu, mục đích của mọi sự kiểm soát. Một đội ngũ công nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ, đội ngũ người lao động có tay nghề, nhiệt tình năng nổ trong công việc và có thời gian công tác làm việc lâu dài tại Công ty là một điều hết sức cần thiết, và là một nhân tố rất quan trọng. Tổng Công ty luôn quan tâm và bảo vệ quyền lợi người lao động, mọi chính sách, kế hoạch của Tổng Công ty đều hướng đến người lao động, tạo lòng tin và động lực phát triển.
Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được Công ty quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện xử lý, nếu có sai lệch thì điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt.
Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty được quan tâm chú trọng và thực hiện nghiêm túc. Phần mềm kế toán hiện đang được sử dụng tại đơn vị - Phần mềm Bravo 6.3 - có khá nhiều ưu điểm, và một trong những ưu điểm đó là sự phân quyền người sử dụng khá tốt. Phần mềm cho phép phân chia nhiều phần hành kế toán, mỗi kế toán viên có một mật mã đăng nhập, và chỉ có người đó mới có quyền tham gia công việc phần hành của mình hoặc làm tiếp hoặc sửa đổi. Những phần hành khác chỉ được phép xem, đối chiếu, kiểm tra, và theo đó có thể phát hiện sai sót, kiểm soát lẫn nhau.
Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ mặc dù còn những hạn chế nhất định nhưng nó đã có vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Các nghiệp vụ xảy ra được kiểm soát bằng chứng từ và ghi sổ một cách chính xác, đầy đủ, và lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng hợp, Sổ Cái định kỳ đều được in và đóng tập, đồng thời luôn có sự xác nhận của người quản lý cấp trên.
Bộ máy Kế toán của Tổng Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đảm bảo được sự thống nhất trong công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ
chức quản lý. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị.
Các thủ tục kiểm soát tương đối đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Ưu điểm của công tác kiểm soát đối với chu trình cung ứng tại Tổng Công ty:
- Môi trường kiểm soát khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ, công tác liên quan đến chu trình xảy ra.
- Cơ chế kiểm soát khá chặt chẽ, sự phân chia công việc, trách nhiệm cho các bộ phận rõ ràng, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt.
- Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá khoa học và chặt chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ được phân chia, tuân thủ theo các quy định và quy chế chung đã được đề ra.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm được đảm bảo. Công việc được phân chia cho nhiều người tạo sự chuyên môn hóa trong công việc và dễ dàng kiểm soát lẫn nhau tránh những sự cố ý gian lận hay các sai sót có thể xảy ra. Theo đó trách nhiệm cũng được phân chia rõ ràng và hợp lý. Chẳng hạn, có sự tách bạch bộ phận đặt hàng (Phòng Kinh doanh) và bộ phận nhận hàng (Thủ kho nhận hàng và Phòng Kế hoạch - Thị trường lập Phiếu nhập kho…); có sự tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện công việc và trách nhiệm ghi sổ (Phòng Kinh doanh và Phòng KH - TT chịu trách nhiệm đặt hàng nhận hàng còn Phòng TCKT đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ thông tin…); có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (Kế toán trưởng đảm nhiệm vai trò chỉ đạo chung không tham gia thực hiện vào một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực hiện công việc…);…
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng được đảm bảo (Các chứng từ trước khi thực hiện hầu như đều có đầy đủ sự ký duyệt của người quản lý cấp trên).
1.2. Những hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua vật tư và thanh toán của Tổng Công ty còn tồn tại những hạn chế:
- Chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ (các chính sách, các quy định) rõ ràng, mọi sự kiểm soát đã và đang diễn ra chỉ là sự kiểm soát chung chung,
theo một mô - típ quen thuộc, chưa được hành văn hay quy định cụ thể. Chưa
thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát tại đơn vị chặt chẽ hơn.
- Tổng Công ty đặt khá nhiều niềm tin vào nhân viên của mình ở một số bộ phận, đó là một ưu điểm nhưng mặt khác sự tin tưởng này đôi khi lại là một nhược điểm lớn, dễ dàng xảy ra sự gian lận. Chẳng hạn, ở khâu đặt hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và trực tiếp mail Nhà cung cấp mà không qua sự ký duyệt chấp thuận nào của người quản lý cấp trên cả. Nhân viên này chỉ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của mình và bản thân họ phải tự cân nhắc kỹ lưỡng khi làm việc. Như vậy, sai sót, gian lận sẽ dễ xảy ra ở đây. Và rõ ràng điều này đã vi phạm nguyên tắc thứ ba - nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn dẫu biết rằng công việc của người nhân viên này hoàn toàn nằm trong quyền hạn và trách nhiệm được giao…
- Khi nhận hàng tại kho, không hề được lập Biên bản nhận hàng, Thủ kho chỉ kiểm hàng theo số lượng và cho nhập, đồng thời ký vào một chứng từ gọi là Lệnh giao hàng của nhà cung cấp, và xem đây như là một sự xác nhận đã nhận hàng. Hạn chế ở đây là Tổng Công ty không có chứng từ sao chụp nghiệp vụ nhận hàng này của Thủ kho. Lệnh giao hàng có chăng thì cũng là của NCC, họ xin sự xác nhận của Thủ kho và tự lưu trữ.
- Tại thời điểm nhận hàng cũng không có sự kiểm tra về chất lượng mà chỉ về số lượng tổng quát - số kiện hàng. Rất ít khi bộ phận quản lý chất lượng tham gia kiểm hàng tại thời điểm nhận hàng, bộ phận này chỉ tham gia khi không tin tưởng chất lượng vật tư một nhà cung cấp nào hoặc vì nhà cung cấp đó là mới, hoặc khi đã phát hiện hàng kém chất lượng cần kiểm tra. Bộ phận này thường chỉ kiểm khi hàng đã nhập kho.
- Bảng nhập hàng được Thủ kho lập sau khi về kho và mở kiện kiểm tra chi tiết, chứng từ lại không có số thứ tự, điều này có thể dẫn đến những rủi ro trong kiểm soát, thất thoát tài sản hoặc gian lận trong việc kiểm hàng.
- Tất cả những gì liên quan đến sự giao dịch thông tin như ĐĐH, Hợp đồng mua bán, hay Invoice… giữa Tổng Công ty và Nhà cung cấp đều hầu hết qua đường mail, có thể gặp phải những rủi ro không lường trước được trong đường truyền thông tin. Mặc dù Tổng Công ty có những biện pháp để khắc phục (như đã được nêu ở phần trên) nhưng vẫn làm hao tốn thời gian và chi phí, nguy cơ làm chậm tiến độ sản xuất.
- Kế toán Tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu Ngân hàng thực tế chỉ là một, điều này vi phạm nguyên tắc trong thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm, dễ dẫn đến những rủi ro liên quan tài sản Tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty.
1.3. Lợi ích của việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn…., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Và trong đó, công tác kiểm soát chu trình cung ứng - tức chu trình mua vật tư và thanh toán thì đặc biệt có nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. Bởi lẽ, hoạt động của chu trình này tác động mạnh đến đầu vào chính của DN - Nguyên vật liệu. Kiểm soát tốt được chu trình này xem như là đã thành công một phần đáng kể, góp phần rất lớn trong mọi công tác cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị. Kiểm soát tốt chu trình này cũng tức là kiểm soát tốt đầu vào, làm tiền đề cho chất lượng của thành phẩm cuối cùng, và đây cũng chính là bàn đạp tạo niềm tin và uy tín thương hiệu cho thị trường tiêu thụ và người tiêu dùng.