19/01/09 00:00:00
Tên đơn vị trả tiền: Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ Tài khoản nợ: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 1 9 1 0 1 4
Tại ngân hàng: Công Thương Tỉnh, TP: Đà Nẵng Số tiền bằng chữ: Một triệu không trăm bảy mươi ba nghìn năm trăm sáu mươi hai đồng chẵn.
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH JIA MEI Tài khoản có: 1 0 4 2 0 1 8 8 3 9 2 0 1 3
Tại ngân hàng: Techcombank Tỉnh, TP: Đà Nẵng Nội dung: Trả tiền mua phụ liệu theo Hóa đơn 70454
Ngày hạch toán … … Đơn vị trả tiền/ Payer
Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản
Tiếp theo, Kế toán TGNH sẽ đến Ngân hàng liên quan và thực hiện chi trả cho NCC. Ủy nhiệm chi là chứng từ để nhập liệu, phần mềm tự động cập nhập làm giảm khoản phải trả người bán và Kế toán thanh toán có thể theo dõi.
Các Invoice sau khi thanh toán được đóng dấu "Đã thanh toán".
Ta cũng có thể chia chu trình cung ứng thành 2 quá trình là quá trình mua vật tư và quá trình thanh toán, được hình dung mô tả qua các lưu đồ sau (theo phương thức thanh toán T/T trả sau):
LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA VẬT TƯ
LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THANH TOÁN
Trong chu trình cung ứng này, tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ có thể phát sinh những rủi ro, tuy nhiên đơn vị cũng luôn có những thủ tục kiểm soát để hạn chế.
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
1. Nhân viên có thể nhận sai hàng hóa
- Nếu hàng hóa nhập khẩu thì có chứng từ đối chiếu khi nhận đó là Bill of Lading, nhân viên nhận hàng sẽ đem chứng từ này để làm cơ sở khi đi nhận hàng và làm thủ tục hải quan.
- Khi hàng về nhập kho thì Thủ kho có kiểm tra lại. 2. Sự thanh toán lại
những Hóa đơn đã thanh toán
Hóa đơn sau khi thanh toán đã được đóng dấu là Đã
thanh toán, và sắp xếp lưu ở nơi khác, tách biệt với
những Hóa đơn chưa thanh toán. 3. NCC có thể phát
hành Hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị
Hóa đơn của NCC từ lúc nhận được cho đến lúc thanh toán thì luân chuyển qua nhiều bộ phận, và tại mỗi bộ phận đều luôn có sự rà soát thông tin, tính toán, đối chiếu. Do vậy, rủi ro này cũng có thể kiểm soát được. 4. Thanh toán sai
NCC, hoặc sai số tiền
- Trước khi thanh toán, KT vật tư rồi đến KT thanh toán kiểm tra, đối chiếu, tính toán lại và sau cùng cả sự ký duyệt của Kế toán trưởng, Ban Giám đốc nên rủi ro này hoàn toàn có thể kiểm soát được.
5. Tạo những Hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác
Tương tự như rủi ro trên, ta cũng có thể kiểm
soát được, bởi mỗi NCC đều có một mẫu Hóa đơn riêng biệt được ấn định. Khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, thì đồng thời các KT cũng kiểm tra cả tính hợp lý, hợp lệ của chúng.
6. Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan đến NCC bởi những người không có thẩm quyền
Phần mềm tại Tổng Công ty Dệt may Hòa thọ đang dùng là Bravo 6.3, khá ưu việt trong chức năng phân quyền sử dụng, mỗi người sử dụng là một mật mã riêng, và chỉ cho phép người sử dụng đó thao tác công việc trong giới hạn phần việc của mình. Do vậy, rủi ro này ta cũng có thể kiểm soát và ngăn chặn được, hòng hạn chế sự truy nhập không cho phép, lấy thông tin hoặc sửa đổi thông tin…
7. Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng tồn kho, khoản phải trả là những người không có khả năng
Rủi ro này liên quan đến cơ cấu nhân sự của Tổng Công ty, mà cơ cấu nhân sự là nhân tố rất được Tổng Công ty chú trọng. Ngay từ thời điểm ban đầu khi tuyển dụng nhân viên, Tổng Công ty đã có những phương pháp để thực hiện, tuyển chọn những người thực sự có năng lực, và định kỳ cũng thường xuyên mở các lớp ngoại khóa để cập nhật nâng cao trình độ, bên cạnh Tổng Công ty cũng khuyến khích nhân viên của mình tham gia những lớp học bên ngoài, có hỗ trợ học phí…
… …
Kiểm soát được mọi rủi ro, hạn chế những hậu quả có thể, Tổng Công ty đã thực hiện công việc kiểm soát như sau:
Kiểm soát chung
- Kiểm soát hoạt động tổ chức: Cơ bản Tổng Công ty thực hiện khá tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát, có sự tách biệt giữa các bộ phận cơ bản, đảm bảo phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm, và hầu hết các chứng từ đảm bảo sự ủy quyền thông qua sự ký duyệt của cấp trên. Đồng thời quy trình mua hàng và thanh toán trong chu trình cung ứng cũng luôn được thực hiện theo một trình tự cơ bản được quy định.
- Kiểm soát chứng từ: Các chứng từ tại Tổng Công ty hầu như đều được kiểm tra, đối chiếu, tính toán trước khi nhập liệu, tuy nhiên đôi lúc cũng bị bỏ sót do vô ý, nhầm lẫn hoặc chủ quan những các lỗi mắc phải không lớn bởi có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phần hành liên quan. Chẳng hạn KT thanh toán kiểm tra bộ chứng từ thanh toán (tính toán, kiểm tra mã hàng, SL, chứng từ có hợp lý hay không..) trước khi chuyển giao cho KT ngân hàng thực hiện thanh toán.
- Kiểm soát việc giải trình tài sản: Những tài liệu liên quan đến chu trình được cập nhật đầy đủ, kể cả những bản sao, những sơ đồ, những lưu đồ, những báo cáo… Ngoài ra, việc sắp xếp chi tiết các thông tin liên quan đến mua hàng và thanh toán cũng luôn được lưu vào file riêng biệt,… KT các phần hành song song với công việc nhập liệu, tính toán thì cũng luôn kiểm tra, đối chiếu số liệu để phát hiện sai sót, tự kiểm tra hoặc kiểm tra của nhau giữa các phần hành liên quan, chẳng hạn KT vật tư, KT thanh toán và KT ngân hàng…
- Kiểm soát quá trình quản lý: trong mọi hoạt động luôn có sự tham gia của cán bộ quản lý, họ luôn theo sát chu trình, thực hiện chức năng ủy quyền và
kiểm tra, giám sát. Đội ngũ nhân viên tham gia trong chu trình được đào tạo nghiệp vụ đầy đủ và có quyền hạn ở một mức nhất định cho công việc của mình.
- Kiểm soát hoạt động dữ liệu trung tâm: Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được thiết lập khá rõ ràng. Vấn đề này chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng của phần mềm đang sử dụng tại Tổng Công ty.
- Kiểm soát sự ủy quyền: Sự ủy quyền được thực hiện bởi sự phân quyền trong sử dụng bằng một mật khẩu riêng cho mỗi người khi đăng nhập hệ thống để làm việc. Và bên cạnh đó, sự ủy quyền còn được thể hiện ở sự ký duyệt thông qua của cán bộ quản lý trên các chứng từ của NV phát sinh.
- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu: Công việc đăng nhập được khá bảo mật bởi một mật khẩu riêng cho từng người sử dụng. Tuy nhiên, thực tế vẫn có tình trạng kế toán phần hành này làm giúp công việc cho kế toán phần hành khác, nên ở một góc độ nào đó, việc đăng nhập dữ liệu không được bảo mật tuyệt đối.
Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát việc nhập dữ liệu: Việc nhập liệu trong chu trình này được thực hiện ban đầu bởi Kế toán vật tư. Kế toán VT sẽ nhập PNK từ bộ chứng từ thanh toán được chuyển sang từ Phòng Kinh doanh. Sau đó, bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển sang Kế toán thanh toán. KT phần hành này sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu (KT thanh toán không nhập liệu mà số liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống từ sự nhập liệu của KT vật tư và KT thanh toán chỉ theo dõi). Tại đây, nếu KT vật tư nhập liệu sai, KT thanh toán sẽ phát hiện được. Ngược lại, tại đây nếu số liệu khớp đúng thì bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển sang cho KT ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Nếu nghiệp vụ được thanh toán toàn phần thì dữ liệu lại được cập nhật sau khi KT ngân hàng nhập liệu, làm giảm khoản phải trả NCC, KT thanh toán có thể theo dõi và phát hiện sai sót nếu có.
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:
Kiểm tra các thông tin đầu vào, tính toán trên các ĐĐH, tính toán số lượng hàng hóa nhận được và đối chiếu, so sánh với số lượng trên Hóa đơn.
Dữ liệu sau khi nhập liệu nếu phát hiện có sai sót sẽ tiến hành chỉnh sửa cho khớp đúng.
Kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ: Sổ Chi tiết, so sánh trên Sổ Tổng hợp rồi với Sổ Cái. Chẳng hạn: Các thông tin của một Sổ Chi tiết Vật tư được gói gọn thành một dòng trong Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 152. Còn số liệu của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn TK 152 và Sổ Cái TK 152 thì phải trùng khớp nhau các thông tin như tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
- Kiểm soát thông tin đầu ra: Định kỳ, dữ liệu sẽ được truy xuất và lưu trữ. Đồng thời cũng có sự kiểm tra, xem xét của Kế toán trưởng trước khi đóng tập lưu.
PHẦN 3: