chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
2.1.1. Đặc thù về quản lý
Tổng Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh và luôn chú trọng công tác xây dựng thương hiệu, quảng bá, tiếp thị nhằm nâng khả năng cạnh tranh. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ được Tổng Công ty đặt lên hàng đầu, tạo được niềm tin nơi khách hàng; tạo nguồn vốn đầu tư thông qua việc hợp tác với các đối tác chiến lược trong và ngoài nước là nhân tố quan trọng đưa Tổng Công ty đi lên trong giai đoạn hội nhập sâu kinh tế quốc tế. Công tác quản lý theo nguyên tắc nhất quán từ trên xuống, cố gắng đạt được mục tiêu đã đặt ra và đồng thời luôn tự hoàn thiện và phát triển.
Ban quản lý cấp cao của Tổng Công ty có năng lực và đầy tâm huyết, am hiểu hoạt động của đơn vị, quyền lực không chỉ tập trung vào một các nhân duy nhất, mà phân tán cho nhiều thành viên, điều này tạo sự kiểm soát lẫn nhau và khi bất kỳ một phương án, quyết định nào đưa ra cũng đều có sự tham mưu, góp ý của nhau và điều đó làm cho quyết định của họ càng có giá trị. Các nhà quản lý có quan điểm:
- Kinh doanh phải trung thực (chẳng hạn việc mua hàng và thanh toán các khoản nợ với nhà cung cấp phải thực hiện theo đúng như hợp đồng đã ký kết).
- Cạnh tranh thì phải lành mạnh, không dùng những thủ đoạn tiêu cực gây thiệt hại đến quan hệ kinh doanh của đối tác và đối thủ cạnh tranh, Tổng Công ty tiến hành mở rộng thị trường dựa trên chính năng lực của mình.
- Coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính được thể hiện qua các kỳ kiểm toán hàng năm do Công ty Kế toán Kiểm toán độc lập AAC thực hiện, nhằm kiểm toán tất cả các hoạt động các hoạt động của Tổng Công ty thông qua các thông tin trên BCTC và đánh giá việc tuân thủ các nguyên tắc và phương pháp kế toán được áp dụng tại Tổng Công ty để sau đó có những biện pháp tối ưu phù hợp hạn chế tối đa những rủi ro trong kinh doanh.
- Đồng thời, yếu tố đoàn kết, đồng tâm đồng lòng toàn cán bộ công nhân viên trong tổ chức cũng được Ban quản lý Cấp cao quan tâm chú trọng.
Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ hiện nay đang phát triển nhanh chóng, có thể dẫn đến những bất cập trong công tác quản trị, điều hành, đặc biệt là nguồn nhân lực cấp cao. Tuy nhiên đó chỉ là rủi ro dự báo, hiện nay chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực đang có tác dụng tốt tại HOATHO
CORP., cho nên, việc mở rộng sản xuất theo phương pháp nhân bản (tách bộ máy quản lý ở cơ sở cho đơn vị mới - tức các đơn vị trực thuộc), và đào tạo mới, sẽ đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng được cho nhu cầu phát triển sản xuất.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Là một Tổng Công ty với quy mô lớn nên cơ cấu nhân sự khá đông đảo cả về lượng cán bộ nhân viên quản lý và lượng công nhân viên lao động. Theo đó, quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia rộng khắp và khá phức tạp, tuy nhiên sự phân chia này, giữa các đơn vị thành viên hay giữa các bộ phận phòng ban... luôn tạo sự rõ ràng và thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của công ty và không có sự chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận. Các bộ phận có chức năng đặc trưng khác nhau nhưng luôn tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ và có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Trong mỗi một đơn vị thành viên đều có một thủ trưởng riêng - Giám đốc đơn vị và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty, đồng thời cũng luôn liên lạc, báo cáo và chịu hoàn toàn trách nhiệm với Ban Tổng Giám đốc về công việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị trực thuộc đó.
Ở mỗi phòng ban chức năng tại Tổng Công ty thì người trưởng phòng chức năng đó có trách nhiệm về các hoạt động của phòng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên.
2.1.3. Chính sách nhân sự
Công ty có chính sách tuyển dụng đào tạo, chế độ lao động về thời gian làm việc (6 ngày/1 tuần, 8 giờ/1 ngày) hay chính sách tiền lương… được quy định rõ ràng và hợp lý, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và quyền lợi cho người lao động, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động (tại đơn vị còn có hoạt động tập thể dục giữa giờ làm việc - đứng tại chỗ vươn tay, vặn mình… để giảm stress và phục hồi sức khỏe để tiếp tục làm việc), vệ sinh môi trường cũng như luôn tạo điều kiện cho người lao động phát huy, phát triển năng lực.
Tổng Công ty đảm bảo toàn bộ công nhân viên của Công ty được đào tạo có đầy đủ năng lực chuyên môn cần thiết để làm việc với các khóa huấn luyện và đào tạo do Tổng Công ty tổ chức, bên cạnh đó Tổng Công ty còn khuyến khích người lao động tham dự các khóa đào tạo ngoài giờ làm việc bên ngoài để tự nâng cao trình độ mà chi phí cho việc học này sẽ được Tổng Công ty hỗ trợ chi trả. Tổng Công ty đặc biệt chú trọng đến chính sách an toàn lao động: xây dựng môi trường làm việc an toàn, trang bị áo quần bảo hộ lao động đầy đủ, kịp thời tùy theo tính chất của từng công việc đòi hỏi. Đồng thời Tổng Công ty cũng luôn thực hiện các quy định của Nhà nước về lương, thưởng, đảm bảo mức thu nhập phù hợp tùy theo năng lực, năng suất, tính chất công việc... Ngoài ra, Tổng Công ty còn tổ chức bữa ăn cơm ca miễn phí cho toàn bộ công nhân viên, và có những chính sách khác cho người lao động như cúng viếng đám tang, chúc mừng đám cưới…
2.1.4. Công tác kế hoạch
Thường xuyên xây dựng chương trình hoạt động hàng quý, hàng năm và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên giám sát, kiểm tra mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, hàng quý Hội đồng quản trị đều họp để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quý và đề ra giải pháp để thực hiện kế hoạch quý tiếp theo.
Hiện nay Tổng Công ty đã vừa mới thành lập Phòng Kế hoạch - Thị trường, Phòng được tách ra từ Phòng Kinh doanh May nhằm phân chia công việc để chuyên trách và để đạt hiệu quả công việc cao hơn. Chức năng chính của Phòng này là tìm hiểu thị trường và lập các kế hoạch sản xuất.
2.1.5. Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Hiện tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ chưa có bộ phận Kiểm toán nội bộ nhưng với quy mô hoạt động hiện có của một Tổng Công ty Cổ phần lớn thì nhất thiết cần phải lập một bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện công việc kiểm toán tất cả các hoạt động trong Công ty, kể cả hoạt động KSNB. Bộ phận này là một bộ phận độc lập, có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hệ thống KSNB, chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống KSNB được tuân thủ:
- Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;
- Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
- Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
2.1.6. Ủy ban kiểm soát
Hiện nay, Tổng Công ty đã có Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát là do Đại hội đồng Cổ đông bầu, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên), thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Công việc của Ban Kiểm soát là luôn giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính của Tổng Công ty đảm bảo đúng nguyên tắc và nhiệm vụ. Mỗi quý họp một lần để kiểm tra tình hình hoạt động của công ty.
2.1.7. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong như đã kể trên, Tổng Công ty còn chịu sự ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài, những nhân tố này có sự tác động không ít đến môi trường kiểm soát tại Tổng Công ty:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu đầu vào có sự biến động tăng và bất thường do sự biến động của giá dầu trên thế giới, dẫn đến tăng chi phí giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty.
- Sự ảnh hưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế thế giới cũng có sự tác động không nhỏ đến môi trường kiểm soát của công ty (đặc biệt là nền kinh tế Mỹ không ổn định như hiện nay).
- Sự thay đổi liên tục của thời đại công nghệ thông tin dẫn đến những thay đổi về MMTB hay những quy trình vận hành trong quá trình sản xuất.
- Sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh làm tác động đến giá cả cũng như thị phần của công ty.
- Nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng thay đổi và cần thiết phải có những chính sách phù hợp để tránh sự lỗi thời của những mặt hàng hiện tại.
- Sự ảnh hưởng của các cơ quan chức năng. Nếu các cơ quan chức năng thay đổi về chính sách tài chính tiền tệ thì sẽ làm thay đổi quan điểm và hành
động của các nhà quản lý, như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát trong công ty.
2.2. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
2.2.1. Một vài đặc điểm về nguyên vật liệu, phụ liệu thu mua và bộ mã được sử dụng liên quan
Một vài đặc điểm:
- Các loại nguyên liệu, phụ liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Tổng Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại.
Một số loại nguyên vật liệu (chính) như: vải chính các loại, vải lót, gòn, dựng vải các loại,…
Một số phụ liệu: băng nhám, bo thun, dây kéo, nhãn các loại, nút các loại, nẹp lưng, khoen, móc khóa, đinh nhựa, nhãn,…
- NVL thường được đặt mua theo từng lô lớn, không mua lẻ.
- NVL sau khi nhập kho được bảo quản đảm bảo theo từng kho, tại Công ty có kho Nguyên liệu riêng và kho Phụ liệu riêng, và ở từng kho đều có một thủ kho quản lý.
- Nguyên vật liệu được mua từ những nhà cung cấp khá quen thuộc và đáp ứng khá tốt các tiêu chuẩn về chất lượng.
Một số nhà cung cấp nguyên vật liệu (chính): Snicker, Resources, Prominent, Lundhag, Topper Crown, Urika,…
Một số nhà cung cấp phụ liệu: Snicker, Resources, Lundhag, Urika, Jia Mei, …
Các bộ mã sử dụng:
Các bộ mã được sử dụng là các bộ mã liên quan đến nhà cung cấp, nguyên phụ liệu. Độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự.
Bộ mã này có cú pháp là VP* (* là ký tự liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, dựa trên tên của nhà cung cấp, mang tính gợi nhớ).
Ví dụ:
VPSNICKER : Công ty SNICKER WORKWEAR AB.
VPJIAMEI : Công ty TNHH JIA MEI.
…
Sau đây là bảng danh mục một số NCC:
VPSNICKER SNICKERS WORKWEAR AB, Sweden VPJIAMEI Công ty TNHH JIA MEI, Đồng Nai VPDTHINH Công ty TNHH TM Duy Thịnh, TP HCM VPRESOURCES Cty Resources Q1 TP HCM
VPJEANS Cơ sở MK-Jeans, TP HCM
VPDLONG Cty CP tư vấn thiết kế XD và TM Đức Long, TP Hà Nội VPJONG JONG PATTANA CO., LTD, Thái lan
VPJINDO Jindo trading Co.,LTD, HONG KONG
… …
- Bộ mã liên quan đến vật tư, phụ liệu: áp dụng mã ghép nối
Ví dụ: mã A101010001A
Ta phân cách bộ phận ghép nối ra như sau:
A - 1 - 01 - 01 - 0001 - A
A: Ký tự cho biết NVL là của ngành nào
Ví dụ: A là NVL của ngành may
B là NVL của ngành sợi
1: Ký tự cho biết NVL chính hay phụ
Ví dụ: 1 là chính và 2 là phụ.
01: Ký tự cho biết NVL đó từ nhà cung cấp nào
Ví dụ: 01 là nhà cung cấp Snicker
02 là nhà cung cấp Resources
03 là nhà cung cấp Prominent
…
01: Ký tự cho biết chủng loại NVL theo nhà cung cấp
Ví dụ: 01 là vải chính các loại
02 là vải lót các loại
03 là gòn các loại
04 là dựng các loại
…
0001: Kí tự thể hiện sự phân loại ở cấp nhỏ hơn của chủng loại NVL trên
Ví dụ: 0001 là loại vải chính màu sậm, tối
0002 là loại vải chính màu
…
A: Ký tự cho biết một sự phân loại ở cấp nhỏ hơn nữa
Ví dụ: A là vải Black (0400)
B là vải chính DK – Grey / 1800
D là vải 51/49 NC màu Black/White # 74
…
Vậy mã trên A101010001A có ý nghĩa là vải may chính – chủng loại vải màu sậm Black 0400 được cung cấp từ nhà cung cấp Snicker.
Sau đây là một bảng danh mục một số NPL: 101010001A Vải Black (0400) (C) 101010001B Vải chính DK - Grey/1800 101010001C Vải chính Navy -9500
101010001D Vải 51/49 NC màu Black/White #74 101010001E Vải 51/49 NC -Navy Grey /7500 101010002A vải Red áo #1341
101010002B Vải Green (0200) áo # 1341 101010002C Vải màu Blue # 5592 (45/55NC) 101010003A Vải chính 60/40P Navy(RW1930) (C) 101010003B Vải chính 60/40 Brown(RW1930) 101010003C Vải chính 60/40 poly Grey(RW1930) 101010003D Vải màu Smoke Blue(RW1930) 101010003E Vải chính 60/40 - White(RW 1930) 101010003F Vải màu xanh Blue 60/40 CP(RW1930) 101010003G Vải chính 60/40 poly Black(RW1930) 101010003H Vải chính 60/40 poly - Yellow
101010003I Vải chính 60/40 poly -Dank Grey 101010003K Vải chính 60/40 poly - Orange
101010004A Vải chính 65/35 - SRVN1077 - Khaki(C) 101010004B Vải chính 65/35 - SRVN1077 - DK.Grey 101010004C Vải chính 65/35 - SRVN1077 - Navy 101010004D Vải 65/35 Como Blue
101010004E Vải 65/35 CP - Black(C) - VN1077
2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Các tài khoản liên quan được sử dụng trong chu trình cung ứng là:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu, phụ liệu.
+ TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu.
+ TK 1522: Phụ liệu.
- TK 331: Phải trả cho người bán.
- TK 111: Tiền mặt (ít được sử dụng trong chu trình này)
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng (hầu như là được sử dụng cho mọi nghiệp vụ thanh toán trong mua hàng vì các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đều thông qua trung gian là Ngân hàng).
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong chu trình cung ứng:
- Đơn đặt hàng mua (PO - Purchase Oder)
- Hợp đồng mua bán (Sales contract)
- Hóa đơn mua hàng (Invoice)
- Bill of Lading
- Packing List
- Hóa đơn vận chuyển
- Phiếu nhập kho
- Giấy đề nghị thanh toán
- Ủy nhiệm chi
Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ chi tiết vật tư: cho biết thông tin về một chủng loại nguyên liệu, phụ liệu theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo