Với quy mô là chi nhánh nhỏ, mới thành lập trên toàn hệ thống, Vietcombank Hoàng Mai được tổ chức theo mô hình tinh gọn nhưng đáp ứng đủ các chức năng nhiệm vụ của một chi nhánh ngân hàng Vietcombank.
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức hoạt động của VCB Hoàng Mai
(Nguồn: VCB Hoàng Mai)
Mô hình quản lý chi nhánh được tổ chức theo chiều dọc, trong đó ban giám đốc chi nhánh có vai trò cốt yếu trong toàn bộ hoạt động tại chi nhánh. Giữa các phòng ban có sự tương tác, phối hợp chặt chẽ trong quá trình hoạt động.
* Ban giám đốc:
Ban Giám đốc chi nhánh có vai trò trọng yếu trong việc triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh do Tổng giám đốc giao. Trong đó giám đốc / phó giám đốc phụ trách là người trực tiếp định hướng, điều hành các hoạt động kinh doanh của chi nhánh và thông qua các Phó Giám đốc và các lãnh đạo phòng để quản lý và giám sát mọi hoạt động của cả chi nhánh.
Trong ban giám đốc gồm các phó giám đốc chi nhánh với vai trò giúp việc cho Giám đốc chi nhánh. Hiện tại chi nhánh VCB Hoàng Mai có 2 Phó giám đốc phụ trách quản lý 3 mảng hoạt động kinh doanh chính của chi nhánh theo phân quyền của Giám đốc.
- Một Phó giám đốc phụ trách hoạt động cho vay đối với khách hàng cá nhân tại Phòng Khách hàng.
- Một Phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh dịch vụ (giao dịch, thanh toán, thẻ, các dịch vụ phí tín dụng khác) và kế toán.
- Phòng Khách hàng: phụ trách các công việc liên quan trực tiếp đến việc cấp tín dụng cho các khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. Trong đó, phòng Khách hàng được phân tổ rõ ràng gồm tổ thể nhân – phụ trách công việc liên quan tới khách hàng cá nhân và tổ doanh nghiệp – phụ trách công việc liên quan tới khách hàng doanh nghiệp. Các công việc chính của Phòng khách hàng gồm:
+ Phát triển mạng lưới khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn, bảo lãnh, phát hành L/C và các dịch vụ ngân hàng khác;
+ Phát triển khách hàng cá nhân sử dụng các dịch vụ vay vốn, phát hành thẻ tín dụng, sử dụng tài khoản và các dịch vụ ngân hàng khác;
+ Phát triển khách hàng sử dụng máy chấp nhận thẻ của VCB;
+ Thẩm định khách hàng doanh nghiệp trước khi trình cấp thẩm quyền phê duyệt cho vay;
+ Thẩm định tài sản bảo đảm của khách hàng; + Giải ngân;
+ Kiểm soát sau vay đối với các khoản vay.
Hiện nay phòng khách hàng gồm có 01 trưởng phòng phụ trách chung cả doanh nghiệp và cá nhân, 01 phó phòng phụ trách hoạt động cho khách hàng cá nhân và 01 phó phòng phụ trách hoạt động khách hàng doanh nghiệp.
- Phòng dịch vụ khách hàng: Thực hiện các giao dịch trực tiếp tại quầy bao gồm: phát hành thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, mở tài khoản cá nhân, tài khoản doanh nghiệp, lưu trữ thông tin tài khoản đã mở, chuyển tiền và nộp tiền tại quầy, kế toán tiền vay (chuyển tiền vay), chuyển tiền nước ngoài, … Phòng kế toán cũng được chia ra làm các tổ phụ trách nhỏ bao gồm tổ thông tin khách hàng, tổ teller, tổ kế toán tiền vay và chuyển tiền nước ngoài.
- Phòng kế toán: Thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ vay vốn, tác nghiệp ghi nhận các thông tin khách hàng quan hệ tín dụng trên hệ thống (bảo lãnh, vay vốn, mở LC,…), kế toán nội bộ (bao gồm kế toán tiền lương, kế toán thu chi giữa các phòng ban, chi nhánh trong hệ thống VCB…), kế toán tổng hợp (làm báo cáo, mua bán ngoại tệ với trụ sở chính, cân đối ngoại tệ tại chi nhánh…) và kiểm tra giám sát tuân thủ.
- Phòng Hành chính nhân sự ngân quỹ: hiện nay được phân chia rõ ràng thành 02 bộ phần là hành chính và ngân quỹ. Bộ phận hành chính thực hiện các nhiệm vụ nhân sự, xây dựng mua sắm cơ bản, thanh toán chi phí, hậu cần,… Bộ phận ngân quỹ thực hiện các giao dịch tiền mặt tại chi nhánh.
- Các phòng giao dịch: chi nhánh hiện nay có 02 phòng giao dịch là phòng giao dịch Kim Ngưu và phòng giao dịch Lò Đúc. Phòng giao dịch Kim Ngưu có trụ sở tại khu tập thể E6, Kim Ngưu, phường Quỳnh Mai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, còn phòng giao dịch Lò Đúc có trụ sở tại 222 Lò Đúc, phường Đống Mác, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. 02 phòng giao dịch này có chức năng giao dịch trực tiếp tại quầy bao gồm: phát hành thẻ ghi nợ, phát hành thẻ tín dụng, mở tài khoản cá nhân, mở tài khoản doanh nghiệp, lưu trữ thông tin tài khoản đã mở, chuyển tiền tại quầy, nộp tiền tại quầy, kế toán tiền vay (chuyển tiền vay), chuyển tiền nước ngoài, …., ngoài ra 02 phòng giao dịch này còn có chức năng phát triển khách hàng tín dụng cá nhân.