ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY

6. KẾT CẤU KHÓA L UN Ậ

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY

TY ANVITA

Trong quá trình tìm hiểu v thực tế thực tập tại công ty cùng vi nguồn ti liệu thu thập đưc t phiếu điu tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý lương tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ thông tin An Việt, bn cạnh những ưu điểm vn cn tồn tại những khuyết điểm đưc bộc lộ trong quá trình thực hiện đưc chỉ ra cụ thể dưi đây: 2.3.1. Những ưu điểm của quá trình quản lý lương ở công ty

Đội ng cán bộ nhân vin trong công ty l những ngưi đưc đo tạo chuyn nghiệp vi trình độ chuyn môn cao. Đưc đo tạo hưng dn sử dụng các công nghệ, phương

28

tiện hỗ tr quản lý thuần thục v nhuần nhuyễn tng quy trình. Đội ng nhân vin chuyn nghiệp, trẻ, ham học hỏi v dễ dng thích ứng vi những sự thay đổi khi công ty triển khai một ứng dụng hệ thng mi (hệ thng thông tin quản lý nhân sự), hoặc bổ sung hệ thng. Điu ny lm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự đưc đánh giá khá hiệu quả

trong công việc.

Công ty thưng xuyn tổ chức công tác bồi dưng tin học v nâng cao trình độ công

nghệ thông tin cho nhân vin.Vi việc sử dụng các phần mm hỗ tr trong quản lý lương ca công ty cho thấy sự quan tâm ca công ty trong công tác quản lý. Vi phương thức chấm công tin tiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ t chấm công, tránh tình trạng chấm công không đng theo phương thức th công. Bn cạnh việc ch trọng đầu tư phần mm cho công việc, công ty cng dnh t 200 300 triệu VND mỗi năm để đầu tư cho cơ -

sở hạ tầng trang thiết bị. Cùng vi đ l tăng cưng đo tạo đội ng nhân vin c trình độ, khả năng nghiệp vụ, dần dần thích ứng vi những công nghệ m công ty đầu tư. 2.3.2. Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty

Hệ thng quản lý tin lương tại Công ty ANVITA tuy c nhiu ưu điểm nhưng vn cn tồn tại những nhưc điểm trong việc ứng dụng hệ thng trong công việc:

Thứ nhất, hệ thng cn khá ri rạc do sử dụng một hệ thng chưa thực sự đồng bộ trong công tác quản lý nhân sự v tinlương, phng ban khác nhau sử dụng nhưng chưa c phương thức kết ni dữ liệu vo chung lm một. Thông tin không ch yếu đưc lưu trữ trn giấy t, qua thi gian dưi sự tác động khách quan ca môi trưng c thể bị mất mát trong quá trình lưu trữ.

Thứ hai, không quản lý đưc thi gian lm việc khi nhân vin ra bn ngoi lm việc. T vị trí, lộ trình v hiệu quả công việc ca nhân vin khi ra ngoi lm việc. Không đánh giá đưc kết quả lm việc ca nhân vin một cách chính xác, chưa phân cấp đưc mức độ quản lý nhân sự v tin lương trong công ty. Kh khăn trong việc kiểm tra các báo cáo ca nhân vin. Sự truyn tải thông tin qua lại giữa các phng ban gặp nhiu bất cập trong công tác quản lý v đánh giá v kỹ năng hay sở thích, trình độ ca nhân vin để c đánh giá sát thực, sp xếp công việc hp lý cho mỗi nhân vin.

Thứ ba, vi việc quản lý lương như hiện nay thì việc bảo mật thông tin nhân sự chưa đưc an ton, nguy cơ bị đánh cp thông tin t bn trong cao, gây ảnh hưởng ti chất lưng nguồn ti chính. An ton bảo mật kém, do thông tin lưu trữ rải rác v ch yếu ở dạng hồ sơ, giấy t nn vấn đ an ton bảo mật rất kém. Thông tin dễ mất mát hoặc hư hại theo thi gian.

Cui cùng l, không hỗ tr việc ra quyết định Việc thông tin trong công ty đưc xử :

lý không đưc nhanh chng nn sẽ để tuột mất nhiu thi gian ra quyết định quan trọng, hơn nữa việc xử lý thông tin bằng con ngưi sẽ hạn chế việc tm lưc thông tin hng ngy cho nh quản trị khiến việc ra quyết định bị hạn chế.

2.3.3. Đề xuất giải pháp

Dựa trên k t qu ế ả điu tra c a phi u kh o sát và th i gian th c t p t i Công ty, dù vi ế ả  ự ậ ạ ệc quản lý nhân s - ự tin lương ca Công ty có những ưu điểm song v n t n t i nhi ồ ạ u nhưc

29

phần m m qu ản lý lương cho Công ty l điu c n thiầ ết. Một ph n m m qu n lý hoàn ầ  ả

thiện c n có nhầ ững đặc điểm:

- Một giao di n t t, không ph c t p và ph i có nh ng chệ  ứ ạ ả ữ ức năng cần thi t c a công ế 

việc quản lý lương, đem lại cảm h ng và thông tin thu n ti n cho nhà qu n lý trong quá ứ ậ ệ ả

trình làm việc.

- Tính năng tìm kiếm nâng cao theo các tiu chí như thông tin hồsơ nhân vin,

phòng ban, chức vụ,...

- Chức năng quản lý hồsơ nhân vin, quản lý bảng chấm công, quản lý lương cần

đưc xử lý một cách logic, rõ ràng trên hệ thng. Các thông tin phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban.

- Việc ki m tra tr nên d ể ở ễ dng hơn trong công tác báo cáo, thng kê c a nhân viên, 

thuận ti n trong vi c truy n t i báo cáo qua các phòng ban bệ ệ  ả ằng phương pháp hỗ tr trực tuyến.

- Lương l vấn đ nội bộ nên Công ty cần phải đầu tư mạnh vào các phần mm an toàn bảo mật thông tin để ỗ h tr cho vi c phân tích thiệ ế ết k ph n m m quầ  ản lý lương.

Ngoài nh ng gi i pháp vữ ả cơ sở ạ ầ h t ng CNTT, Công ty ANVITA cng cần có một hệthng thông tin qu n lý nhân sả ự như đo tạo một đội ng quản lý nhân sự - quản lý

lương c kiến thức sâu rộng v vai trò CNTT trong công tác quản lý. Và các nhà quản lý nên t p chung x lý tin h c hóa các nghi p v hành chính ậ ử ọ ệ ụ thay văn bản gi y tấ  th

công.

Chương 3 dưi đây sẽ phân tích thi t k h ế ế ệthng thông tin qu n lý nhân s cho Công ả ự

ty C ph n Phát tri n Công ngh thông tin An Vi t nh m kh c ph c nhổ ầ ể ệ ệ để ằ  ụ ững nhưc

30

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG .

TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AN VIỆT

3.1. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GII PHÁP ĐỂ PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI

Dựatrn những vấn đ cn hạn chế m kha luận đ nu tại chương 2, c thể thấy việc sử dụng Excel để quản lý lương chưa đem lại hiệu quả cao. Cụ thể, mỗi tháng bộ phận nhân sự sẽ phải quản lý nhiu ti liệu như bảng chấm công mỗi tháng, bảng tính lương, v các ti liệu lin quan khác. Việc quản lý nhiu ti liệu cùng lc sẽ gây ra nhiu kh khăn v sai st trong việc quản lý lương. Bncạnh đ, vấn đ bảo mật thông tin cn chưa đưc ch trọng. Chính những hạn chế ny sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý ni chung v hiệu quả lm việc ca tng nhân vin ni ring.

Trong bi cảnh CNTT đang dần trở nn phổ biến v đưc ứng dụng rộng rãi, các

doanh nghiệp đang cạnh tranh công tác quản lý chuyn nghiệp để thu ht nhân tài. Những phần mm hệ thng phục vụ cho công tác quản lý đ v đang đưc sản xuất rất nhiu trn thị trưng,nhưng đi bncạnh đ l chi phí mua phần mm rất cao.  những nghin T

cứu v hệ thng quản lý nhân sự quản lý tin lương ca công - ty, tác giả đ xuất phần mmquản lý lương nhằm hỗ trcông tác quản lý, tiết kiệm đưc thi gian và chi phí.

Các công cụ m tác giả đ sử dụng để thực hiện đ ti như Microsoft Word để soạn thảo,phân tích các biểu đồ dữ liệu bằng Microsoft Excel, dùng phần mm Draw.io để thiết kế UML, sử dụng CSDL Microsoft My SQL 5.7 để thiết kế CSDL, thiết kế giao diện phần mm bằng Figma, v.v.

Trong thi gian hạn hẹp ca kha luận, tác giả chỉ đưa ra một bản thảo nghin cứu phân tích thiết kế, không ci đặt trn hệ thng thực. Ngoi ra, kha luận chỉ thiết kế một s giao diện tiu biểu, không bao ph ton bộ phần mm.

3.2. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AN VIỆT CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AN VIỆT

3.2.1. Mô tả bài toán

Nhân vin trong công ty sẽ đưc nhân vin phng nhân sự cập nhật thông tin nhân vin vo hồ sơ nhân vin. Trong khi lm việc tại công ty, nhân vin sẽ ký hp đồng vi công ty, hp đồng giữa nhân vin v công ty sẽ đưc phng nhân sự lưu giữ v quản lý. Hp đồng ca nhân vin sẽ đưc lưu cùng vi hồ sơ nhân vin. Nhân vin nhân sự cng c thể bổ sung thm, sửa hay xa thông tin trong hồ sơ nhân vin một cách dễ dng. Thông tin nhân vin bao gồm m nhân vin, tn nhân vin, ngy sinh, gii tính, địa chỉ, s điện thoại,… Nhân vin đưc chia theo phng ban v c chức vụ khác nhau. Mỗi nhân vin giữ một chức vụ v chỉ thuộc v một phng ban, một phng ban c thể

có nhiu nhân vin.Nhân vin kế toán sẽ lập bảng chấm công v tính lương cho nhân vin theo hệ s lương, tr cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân vin.Mỗimột nhân vin sẽ c một bảng chấm công, ngưc lại bảng chấm công c thể c nhiu nhân vin v do nhân vin nhân sự v kế toán đưc quyn xem v thm, sửa, xa. Bảng lương l thông tin v lương ca một nhân vin, vì thế mỗi nhân vin c một bảng lương. Ngoài ra, nhân

31

sẽ tùy theo chức vụ, thâm nin ca nhân vin để t đ tính ra bảng lương ca nhân vin đ.

Nhân vin kế toán dựa trn việc mức độ khen thưởng v kỉ luật theo hình thức v lý do để tính lương cho nhân vin. Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân vin hệ thng cho phép nhân vin phng nhân sự v Ban lnh đạo c thể tra cứu mọi thông tin v nhân vin một cách thuận tiện nhất.

Các thng k báo cáo t các bộ phận cung cấp sẽ đưc lưu lại trn hệ thng phục vụ các công tác cần thiết ca các bộ phận v Ban lnh đạo

Hệ thng cng cho phép nhân vin trong công ty đăng nhập vo ti khoản thông qua m nhân vin để xem chi tiết hồ sơ nhân vin v bảng lương ca mình. Mỗi nhân viên

sẽ c một ti khoản duy nhất v một ti khoản chỉ cho một ngưi dùng đưc phép thay đổi thông tin ti khoản v đăng nhập vo hệ thng

3.2.2. Các yêu cầu của hệ thống

3.2.2.1. Yêu c u chầ ức năng của hệ thống

a. Quản lý h ồ sơ nhân vin

Khi công ty có nhân s m i vào làm, b phân nhân s s thêm m i thông tin nhân ự  ộ ự ẽ  vin đ vo chức năng quản lý hồsơ nhân vin. Mỗi hồsơ nhân vin sẽ bao gồm thông

tin sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, chức vụ, mức lương, bảo hiểm,… Trong quá qu n lý hả ồsơ nhân vin, bộ ph n nhân s có th tìm kiậ ự ể ếm để xem thông tin nhân viên theo nhi u tiêu chí (Tên nhân viên, mã nhân viên, l c theo phòng,  ọ

theo ch c v ), có th s a thông tin nhân viên dứ ụ ể ử ựa trn cơ sở cung c p t phía nhân viên. ấ 

Khi có nhân viên thôi làm vi c t i công ty, sau khi có quyệ ạ ết định thôi vi c t Ban Giám ệ  đc, phòng nhân sự sẽ vn lưu lại thông tin ca nhân vin đ sau 1 tháng trưc khi xóa hoàn toàn.

Bảng 3.1. Quản lý hồ sơ của nhân viên

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

b. Quản lý chấm công

Bảng chấm công đưc lập theo tng phng ban để thuận tiện trong quản lý v theo dõi. Bảng chấm công ca nhân vin theo phng sẽ đưc hệ thng tự động cập nhật dựa vo thông tin ca phân hệ quản lý hồ sơ nhân vin. Hng ngy, bộ phận nhân sự cập nhật

32

thông tin ngy công lm việc ca nhân vin để nhập vo bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công ny đưc công khai cho phép nhân vin kiểm tra ngy công ca mình.

Bảng 3.2. Bảng chấm công nhân viên Công ty ANVITA

(Nguồn: Phòng hành chính –nhân sự)

c. Quản lý khen thưởng, kỷ luật

Trong quản lý tin lương nhân vin không thể thiếu chức năng quản lý thưởng, phạt để tạo nn tính kỷ luật đi vi nhân vin vi phạm luật lệ trong công ty v khuyến khích đi vi nhân vin c tinh thần lm việc cao. Phần mm cho phép thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ khen thưởng, kỷ luật ca công ty; cho phép cập nhật các thông tin chi tiết v khen thưởng, kỷ luật nhân vin: loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.

d. Quản lý lương

Nhân vin thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ lập bảng lương, thiết lập ngy tính lương, s ngy nghỉ phép hưởng lương trong tháng. Việc tính lương đưc thực hiện căn cứ vo thông tin quyết định tin lương t Ban Giám đc, kết quả chấm công, các khoản phụ cấp, các khoản BHYT, BHXH…

Theo quyết định 595/QĐ BHXH v Công văn 2159/BHXH BT ca BHXH Việt Nam - -

quy định: Tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng t ny 1/1/2020 trở đi: Bảng 3.3. Tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm

Các khoản trích theo

lương Doanh nghiệp(%) Ngưi Lao Động (%) Tổng

Bảo hiểm x hội 17,5% 8% 25,5%

Bảo hiểm y tế 3% 1,5% 4,5%

Bảo hiểm thất nghiệp 1% 1% 2%

Cộng (%) 21,5% 10,5% 32%

33

Hệ slương hiện hưởng ca công ch c, viên chứ ức đưc xác định theo cách x p loế ại công ch c, viên ch c d a trên các b ng h sứ ứ ự ả ệ lương đưc quy định trong ph lụ ục đưc ban hành kèm theo Nghịđịnh 204/2004/NĐ-CP.

Mức lương hiện hưởng = Mức lương cơ sở x Hệ số lương hiện hưởng Trong đ: Mức lương cơ sở đưc điu chỉnh theo các văn bản pháp luật hiện hnh phù hp vi tình hình kinh tế x hội tại thi điểm đưc quy định.Hệ slương hiện hưởng đưc quy định theo Pháp luật ở tng nhm cấp bậc sẽ khác nhau.

Theo Điu 22 Nghịđịnh s 05/2015NĐ-CP v đưc hưng dn bởi Điu 4 Thông tu 23/2015/TT-BLĐTBXH v đưc sửa đổi bởi Điểm a Khoản 4 Điu 14 Thông tu 47/2015/TT-BLĐTBXH, tin lương theo thi gian 99theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo gi) đưc tr ả cho ngưi lao động hưởng lương theo i gian, căn cứth vào thi gian làm việc th c tự ế theo tháng, tu n, ngày, gi . ầ 

Lương tháng = Lương + Phụ cấp (nếu có)/ ngày công chuẩn của tháng * số ngày làm việc thực t ế

Bộ phận kế toán sẽ thực hi n l p bệ ậ ảng lương, sau đ sẽđưc g i cho t ng nhân viên ử  để duy t bệ ảng lương ca mình. Sau cùng, bảng tính lương sẽđưc g i cho phòng k ử ếtoán

để tổng hp, thanh toán lương cho nhân vin.

Bảng 3.4. M u bẫ ảng tính lương của công ty ANVITA

Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự) e. Quản lý báo cáo

Cho phép tạo ra các báo cáo khi c yu cầu ca Ban Giám đc, tất cả các loại báo cáo sẽ c form đưc lập trình sẵn trn hệ thng. Bộ phận nhân sự c thể thng k, báo cáo danh sách nhân vin theo yu cầu ca Ban Giám đc. Cui tháng, bộ phận nhân sự sẽ dựatrn bảng theo dõi chấm công để lập báo cáo lương trình ln Ban Giám đc ký duyệt. V c thể tùy biến việc tạo các báo cáo khác nhau bằng cách tự lập danh mục tra cứu,