PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ

6. KẾT CẤU KHÓA L UN Ậ

3.2. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ

3.1. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GII PHÁP ĐỂ PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI

Dựatrn những vấn đ cn hạn chế m kha luận đ nu tại chương 2, c thể thấy việc sử dụng Excel để quản lý lương chưa đem lại hiệu quả cao. Cụ thể, mỗi tháng bộ phận nhân sự sẽ phải quản lý nhiu ti liệu như bảng chấm công mỗi tháng, bảng tính lương, v các ti liệu lin quan khác. Việc quản lý nhiu ti liệu cùng lc sẽ gây ra nhiu kh khăn v sai st trong việc quản lý lương. Bncạnh đ, vấn đ bảo mật thông tin cn chưa đưc ch trọng. Chính những hạn chế ny sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý ni chung v hiệu quả lm việc ca tng nhân vin ni ring.

Trong bi cảnh CNTT đang dần trở nn phổ biến v đưc ứng dụng rộng rãi, các

doanh nghiệp đang cạnh tranh công tác quản lý chuyn nghiệp để thu ht nhân tài. Những phần mm hệ thng phục vụ cho công tác quản lý đ v đang đưc sản xuất rất nhiu trn thị trưng,nhưng đi bncạnh đ l chi phí mua phần mm rất cao.  những nghin T

cứu v hệ thng quản lý nhân sự quản lý tin lương ca công - ty, tác giả đ xuất phần mmquản lý lương nhằm hỗ trcông tác quản lý, tiết kiệm đưc thi gian và chi phí.

Các công cụ m tác giả đ sử dụng để thực hiện đ ti như Microsoft Word để soạn thảo,phân tích các biểu đồ dữ liệu bằng Microsoft Excel, dùng phần mm Draw.io để thiết kế UML, sử dụng CSDL Microsoft My SQL 5.7 để thiết kế CSDL, thiết kế giao diện phần mm bằng Figma, v.v.

Trong thi gian hạn hẹp ca kha luận, tác giả chỉ đưa ra một bản thảo nghin cứu phân tích thiết kế, không ci đặt trn hệ thng thực. Ngoi ra, kha luận chỉ thiết kế một s giao diện tiu biểu, không bao ph ton bộ phần mm.

3.2. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AN VIỆT CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AN VIỆT

3.2.1. Mô tả bài toán

Nhân vin trong công ty sẽ đưc nhân vin phng nhân sự cập nhật thông tin nhân vin vo hồ sơ nhân vin. Trong khi lm việc tại công ty, nhân vin sẽ ký hp đồng vi công ty, hp đồng giữa nhân vin v công ty sẽ đưc phng nhân sự lưu giữ v quản lý. Hp đồng ca nhân vin sẽ đưc lưu cùng vi hồ sơ nhân vin. Nhân vin nhân sự cng c thể bổ sung thm, sửa hay xa thông tin trong hồ sơ nhân vin một cách dễ dng. Thông tin nhân vin bao gồm m nhân vin, tn nhân vin, ngy sinh, gii tính, địa chỉ, s điện thoại,… Nhân vin đưc chia theo phng ban v c chức vụ khác nhau. Mỗi nhân vin giữ một chức vụ v chỉ thuộc v một phng ban, một phng ban c thể

có nhiu nhân vin.Nhân vin kế toán sẽ lập bảng chấm công v tính lương cho nhân vin theo hệ s lương, tr cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân vin.Mỗimột nhân vin sẽ c một bảng chấm công, ngưc lại bảng chấm công c thể c nhiu nhân vin v do nhân vin nhân sự v kế toán đưc quyn xem v thm, sửa, xa. Bảng lương l thông tin v lương ca một nhân vin, vì thế mỗi nhân vin c một bảng lương. Ngoài ra, nhân

31

sẽ tùy theo chức vụ, thâm nin ca nhân vin để t đ tính ra bảng lương ca nhân vin đ.

Nhân vin kế toán dựa trn việc mức độ khen thưởng v kỉ luật theo hình thức v lý do để tính lương cho nhân vin. Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân vin hệ thng cho phép nhân vin phng nhân sự v Ban lnh đạo c thể tra cứu mọi thông tin v nhân vin một cách thuận tiện nhất.

Các thng k báo cáo t các bộ phận cung cấp sẽ đưc lưu lại trn hệ thng phục vụ các công tác cần thiết ca các bộ phận v Ban lnh đạo

Hệ thng cng cho phép nhân vin trong công ty đăng nhập vo ti khoản thông qua m nhân vin để xem chi tiết hồ sơ nhân vin v bảng lương ca mình. Mỗi nhân viên

sẽ c một ti khoản duy nhất v một ti khoản chỉ cho một ngưi dùng đưc phép thay đổi thông tin ti khoản v đăng nhập vo hệ thng

3.2.2. Các yêu cầu của hệ thống

3.2.2.1. Yêu c u chầ ức năng của hệ thống

a. Quản lý h ồ sơ nhân vin

Khi công ty có nhân s m i vào làm, b phân nhân s s thêm m i thông tin nhân ự  ộ ự ẽ  vin đ vo chức năng quản lý hồsơ nhân vin. Mỗi hồsơ nhân vin sẽ bao gồm thông

tin sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, chức vụ, mức lương, bảo hiểm,… Trong quá qu n lý hả ồsơ nhân vin, bộ ph n nhân s có th tìm kiậ ự ể ếm để xem thông tin nhân viên theo nhi u tiêu chí (Tên nhân viên, mã nhân viên, l c theo phòng,  ọ

theo ch c v ), có th s a thông tin nhân viên dứ ụ ể ử ựa trn cơ sở cung c p t phía nhân viên. ấ 

Khi có nhân viên thôi làm vi c t i công ty, sau khi có quyệ ạ ết định thôi vi c t Ban Giám ệ  đc, phòng nhân sự sẽ vn lưu lại thông tin ca nhân vin đ sau 1 tháng trưc khi xóa hoàn toàn.

Bảng 3.1. Quản lý hồ sơ của nhân viên

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

b. Quản lý chấm công

Bảng chấm công đưc lập theo tng phng ban để thuận tiện trong quản lý v theo dõi. Bảng chấm công ca nhân vin theo phng sẽ đưc hệ thng tự động cập nhật dựa vo thông tin ca phân hệ quản lý hồ sơ nhân vin. Hng ngy, bộ phận nhân sự cập nhật

32

thông tin ngy công lm việc ca nhân vin để nhập vo bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công ny đưc công khai cho phép nhân vin kiểm tra ngy công ca mình.

Bảng 3.2. Bảng chấm công nhân viên Công ty ANVITA

(Nguồn: Phòng hành chính –nhân sự)

c. Quản lý khen thưởng, kỷ luật

Trong quản lý tin lương nhân vin không thể thiếu chức năng quản lý thưởng, phạt để tạo nn tính kỷ luật đi vi nhân vin vi phạm luật lệ trong công ty v khuyến khích đi vi nhân vin c tinh thần lm việc cao. Phần mm cho phép thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ khen thưởng, kỷ luật ca công ty; cho phép cập nhật các thông tin chi tiết v khen thưởng, kỷ luật nhân vin: loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.

d. Quản lý lương

Nhân vin thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ lập bảng lương, thiết lập ngy tính lương, s ngy nghỉ phép hưởng lương trong tháng. Việc tính lương đưc thực hiện căn cứ vo thông tin quyết định tin lương t Ban Giám đc, kết quả chấm công, các khoản phụ cấp, các khoản BHYT, BHXH…

Theo quyết định 595/QĐ BHXH v Công văn 2159/BHXH BT ca BHXH Việt Nam - -

quy định: Tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng t ny 1/1/2020 trở đi: Bảng 3.3. Tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm

Các khoản trích theo

lương Doanh nghiệp(%) Ngưi Lao Động (%) Tổng

Bảo hiểm x hội 17,5% 8% 25,5%

Bảo hiểm y tế 3% 1,5% 4,5%

Bảo hiểm thất nghiệp 1% 1% 2%

Cộng (%) 21,5% 10,5% 32%

33

Hệ slương hiện hưởng ca công ch c, viên chứ ức đưc xác định theo cách x p loế ại công ch c, viên ch c d a trên các b ng h sứ ứ ự ả ệ lương đưc quy định trong ph lụ ục đưc ban hành kèm theo Nghịđịnh 204/2004/NĐ-CP.

Mức lương hiện hưởng = Mức lương cơ sở x Hệ số lương hiện hưởng Trong đ: Mức lương cơ sở đưc điu chỉnh theo các văn bản pháp luật hiện hnh phù hp vi tình hình kinh tế x hội tại thi điểm đưc quy định.Hệ slương hiện hưởng đưc quy định theo Pháp luật ở tng nhm cấp bậc sẽ khác nhau.

Theo Điu 22 Nghịđịnh s 05/2015NĐ-CP v đưc hưng dn bởi Điu 4 Thông tu 23/2015/TT-BLĐTBXH v đưc sửa đổi bởi Điểm a Khoản 4 Điu 14 Thông tu 47/2015/TT-BLĐTBXH, tin lương theo thi gian 99theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo gi) đưc tr ả cho ngưi lao động hưởng lương theo i gian, căn cứth vào thi gian làm việc th c tự ế theo tháng, tu n, ngày, gi . ầ 

Lương tháng = Lương + Phụ cấp (nếu có)/ ngày công chuẩn của tháng * số ngày làm việc thực t ế

Bộ phận kế toán sẽ thực hi n l p bệ ậ ảng lương, sau đ sẽđưc g i cho t ng nhân viên ử  để duy t bệ ảng lương ca mình. Sau cùng, bảng tính lương sẽđưc g i cho phòng k ử ếtoán

để tổng hp, thanh toán lương cho nhân vin.

Bảng 3.4. M u bẫ ảng tính lương của công ty ANVITA

Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự) e. Quản lý báo cáo

Cho phép tạo ra các báo cáo khi c yu cầu ca Ban Giám đc, tất cả các loại báo cáo sẽ c form đưc lập trình sẵn trn hệ thng. Bộ phận nhân sự c thể thng k, báo cáo danh sách nhân vin theo yu cầu ca Ban Giám đc. Cui tháng, bộ phận nhân sự sẽ dựatrn bảng theo dõi chấm công để lập báo cáo lương trình ln Ban Giám đc ký duyệt. V c thể tùy biến việc tạo các báo cáo khác nhau bằng cách tự lập danh mục tra cứu,

34

báo cáo. Các loại báo cáo cần c l báo cáo nhân sự, báo cáo tình hình chấm công v bảng lương, báo cáo khen thưởng, kỷ luật, báo cáo thng k tháng,...

f. Tìm kiếm

Nhân viên phòng nhân sự thực hi n chệ ức năng ny phục v cho hoụ ạt động tìm ki m, ế

tra cứu thông tin nhân viên theo h nhân viên, theo chồ sơ ức vụ, theo phòng ban,... g. Yu cầu v lưu trữ

Lưu trữ thông tin v hồ sơ nhân vin, bao gồm các thông tin: M NV, tn NV, chức vụ, phng ban, ngy sinh, gii tính, địa chỉ, s ĐT, m hp đồng. Lưu trữ thông tin v tin lương, thưởng, khấu tr ca nhân vin tng tháng, tng quý v tng năm. Lưu trữ thông tin các báo cáo chi tiết t các bộ phận v báo cáo tổng hp hng tháng, hàng quý,

hng năm.

h. Yu cầu v nghiệp vụ

Cập nhật thông tin v nhân vin v tin lương thông qua các form nhập dữ liệu ca hệ thng.Chức năng thay đổi dữ liệu như chỉnh sửa, xa bỏ, thm thông tin. Chức năng tìm kiếm, tra cứu thông tin theo các dữ liệu định sẵn.

3.2.2.2. Xác định các chức năng nghiệp v c a h ụ ủ ệthống

R1 Đăng nhập vào hệ thng quản lý lương

R1.1 Login

R1.2 Tìm kiếm thông tin nhân viên

R2.1.1 Tìm kiếm theo hồsơ nhân vin

R2.1.2 Tìm kiếm theo phòng ban R2.1.3 Tìm kiếm theo chức vụ

R2 Quản lý h ồ sơ nhân vin

R2.1 Thêm thông tin nhân viên R2.2 Sửa thông tin nhân viên R2.3 Xóa thông tin nhân viên R3 Quản lý b ng ch m công ả ấ

R3.1 Nhập thông tin vào b ng ch m công ả ấ

R3.1.1 Nhập MaNV

R3.1.2 Nhập s ngày công, ngh phép  ỉ

R3.1.3 Kiểm tra thông tin chính xác R.3.2 Cập nhật Bảng ch m công ấ

35 R4.1 Nhập thông tin vào bảng lương

R4.1.1 Nhập MaNV R4.1.2 Nhập mã mức lương

R4.1.3 Lấy thông tin b ng chả ấm công R4.1.4 Kiểm tra tính hp l ệ

R4.2 Tính v lưu tin lương

R5 Báo cáo, thng kê

3.2.2.3. Yêu c u chầ ức phi năng của h ệthống

a. Yêu cầu v giao di n:  ệ

Màu sc đặc trưng ca website: màu xám trng. (Nếu dùng photoshop để d ng layout ự

thì yêu c u b t bu c phầ  ộ ải dùng Folder Sat để quản lý layer vì m i website thiỗ ết kế hoàn chỉnh c hng trăm layer). Font chữ: sử dụng font chữ 14, có thể sử dụng các font:Time News Roman. Màu chữ: mu đen khi nhập và tra cứu d ữliệu v mu đỏ trong tình trạng mun nh c nh thông báo. H n ch ở ạ ếcác đưng cong, background l n. Giao di ện đăng

nhập có 3 nút s p x p t trên xu ng  ế   ở chính gi a h p. Trong các giao diữ ộ ện(ngoại tr giao 

diện đăng nhập) luôn có một khung cđịnh là các nút chức năng ca hệ thng cho phép

ngưi sử dụng dễ dàng chuyển chức năng khi sử ụ d ng. b. Yêu cầu v thực thi

Yêu c u ch s d ng tầ ỉ ử ụ i đa 256 MB bộ nh . Ngôn ng l p trình trên n n t ng web. H  ữ ậ  ả ệ điu hành sử dụng, một trong s HĐH như Windows, Mos, linux,.. Phần cứng ca hệ

thng yêu c u CPU: P.IV tr ầ ở ln, đĩa cứng ti thi u trể ng 1GB v ci đặt trên 5 máy tính trong gi hành chính, t i đa l 3 ngy. C thể ử ụ s d ng ph n mầ m để chuyển dữ liệ u t

năm 2006 cho ti nay (chỉ lấy các dự liệu thực thi ).

V chuyển giao d ữliệu: Cơ sở dữ liệu: s d ng CSDL Microsoft ử ụ My SQL 5.7. Tính h p chu n: Ph n m m c n có các thành ph n ph n m m c ẩ ầ  ầ ầ ầ  ụ thể khác như

Microsoft SQL server, my sql có th để ể lưu trữ ử, s a ch a CSDL. K t nữ ế i đưc v i máy 

in, t ự động in các thông kê báo cáo vào ngày 30 hàng tháng. K t nế i đưc v i máy chi u  ế để thuận tiện cho các cuộc h p tọ ổng kết, báo cáo…

c. Yêu cầu v hi ệu năng

Tc độ ph n h i nhanh, hi n th thông báo ho c k t qu tìm ki m tả ồ ể ị ặ ế ả ế i đa l 30 giây. Hệ

thng quản lý thông tin đưc c p nh t liên tậ ậ ục sau khi ngưi qu n lý nh p thông tin. ả ậ

Quản lý ti đa các hoạt động liên quan tr c ti p t i quự ế  ản lý lương vi các thông tin v 

hồsơ nhân vin v lương. Giảm thiểu đi đa đưc thi gian quản lý. Lưu trữđưc lưng CSDL l n vì chính sách nhân s ựđang v sẽthay đổi.Thông tin quản lý đảm bảo đưc cập nhật chính xác để hạn chế ti đa việc thất l c thông tin nhân viên. T l c p nh t thạ ỷ ệ ậ ậ ất bại dưi 0.1%.

36 d. Yêu cầu b o m t ả ậ

Thông tin quản lý đảm bảo đưc c p nhậ ật chính xác để ạ h n ch tế i đa việc th t lấ ạc thông tin nhân viên. Tỷ l c p nh t thệ ậ ậ ấ ại dưt b i 0.1%.

e. Yêu cầu vvăn ha, chính trị

Hệ thng s d ng 2 ngôn ng chính là ti ng Vi t và ti ng Anh, có th truy c p 100 ử ụ ữ ế ệ ế ể ậ ngưi cùng lúc, nếu tăng ln thì hệ thng b quá tị ải.

Phần mm phải có th hoể ạt động liên t c trong gi hành chính. V ụ   văn ha công ty l văn ha phần mm. Mỗi bản báo cáo tổng kết sẽđưc gửi mail trực tiếp cho Ban giám

đc đồng th i in gi ấy lưu trữ ạ l i. Có khảnăng chỉnh sửa lỗi chính tả khi nhập thông tin.

3.2.3. Phân tích, thiết kế hệ thống

3.2.3.1. Xác định Usecase và các tác nhân

+ Biểu đồ USECASE t ng quát: ổ

Hình 3.1. Biểu đồ usecase t ng quát ổ

USECASE Tác nhân Mô t ả

Đăng nhập Ban lnh đạo Nhân viên nhân s ự

Nhân viên k toán ế

Nhân viên

Mỗi thnh vin trong công ty đưc cung cấp một tài khoản để đăng nhập vào hệ thng.

37 Tìm ki m ế Ban lnh đạo

Nhân viên nhân s ự

Nhân viên k toán ế

Nhân viên

- Ban lnh đạo sẽ đăng nhập vo hệ thng tìm kiếm thông tin v nhân vin, bảng lương hoặc các báo cáo chi tiết v tổng hp t các bộ phận.

- Nhân vin nhân sự tìm kiếm thông tin v hồ sơ các nhân vin, bảng chấm công để thm, sửa , xa

- Nhân vin kế toán tìm kiếm thông tin nhân vin, bảng lương, báo cáo chấm công để tính lương cho

nhân viên.