- Duy trì mối quan hệ tốt với chính phủ Thường xuyên họp với khách hàng để nâng cao thiện chí, giải quyết các vấn đề, nói chuyện với các nhà cung cấp hiện tại và
2.2. Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng tại tại Công Ty THHH DASADA 1 Chính sách lập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa
2.2.1 Chính sách lập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa
Bộ phận thực hiện: Phòng Xuất Nhập Khẩu
Ban quản lý Công ty TNHH DASADA lệnh cho nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những số liệu đó và rút ra kết luận. Dựa trên những kết luận này, phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu, trình ban quản lý công ty ký duyệt. Nội dung thông tin cần thu thập gồm:
Tình hình cung - cầu hàng hoá trên thị trường: Các nhà cung ứng đang hoạt động trên thị trường và nhu cầu hiện tại, tiềm năng của mặt hàng đó trong tương lai, từ đó xác định được tình hình cạnh tranh cũng như cơ hội tại thị trường đang nghiên cứu
Giá cả hàng hoá: Trong kinh doanh, đặc biệt trong buôn bán ngoại thương, việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống còn của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần nghiên cứu một số yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trên thị trường như: quan hệ chính trị, văn hoá, pháp luật, chính sách kinh tế, thuế nhập khẩu.
Trong những năm vừa qua theo thống kê từ phòng Xuất Nhập Khẩu và phòng Kế toán nhìn chung tình hình nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA có xu hướng tăng qua các năm. Điều này cho thấy, hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA có nhiều thay đổi theo chiều hướng tích cực trong những năm gần đây, cụ thể kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng của công ty được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA giai đoạn 2018 - 2020
Doanh thu BH & CCDV (Đồng) 65.948.0 97.828 97.905.5 72.890 192.488.30 5.106 KNXK (Đồng) 24.681.7 46.240 32.908.9 94.980 82.272.487 .469 Tốc độ tăng trưởng (%) - 33,33 150 Tỷ trọng KNXK/DT (%) 37,43 33,61 42,74 Nguồn: Phòng Kế toán
Căn cứ vào bảng 2.3 như trên ta thấy giai đoạn 2018 - 2020 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA có xu hướng tăng. Năm 2018 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa là 24.681.746.240 đồng, năm 2019 kim ngạch nhập khẩu đạt 32.908.994.980 đồng tăng so với năm 2018 là 8.227.248.740 đồng tương ứng tăng 33,33% và năm 2020 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa đạt mức 82.272.487.469 đồng tăng so với năm 2019 là 49.363.492.489 đồng tương ứng tăng 150%. Điều này cho thấy, mặc dù thị trường quốc tế đang chịu ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng dịch covid 9 toàn cầu và ảnh hưởng đến nền kinh tế hiện nay , nhưng nhìn chung tình hình hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công Ty TNHH DASADA vẫn tăng, chứng tỏ đối với thị trường quốc tế hàng hóa phụ tùng, linh kiện vẫn được ưu tiên cung cấp hàng đầu trong xuất nhập khẩu.
Các loại hàng hóa chính nhập khẩu vào thị trường này thuộc các sản phẩm như hộp số, ắc quy, đèn led . Năm 2018 đối với sản phẩm hộp số chiếm 35,4 % trong tổng số lượng hộp số nhập vào, trong khi đó đèn led chiếm 1,77%, Ắc quy chiếm 50,41% và một số sản phẩm khác chiếm 12,42%.
Hộp số và Ắc quy là mặt hàng nhập khẩu chính của công ty trong đó Ắc quy là mặt hàng chiếm 50% kim ngạch nhập khẩu của công ty. Mặt hàng này công ty chủ yếu cung cấp cho những Đại lí và Môi giới.
Đèn led là mặt hàng mà công ty quyết tâm khôi phục từ năm 2018. Vì vậy, giá trị nhập khẩu của mặt hàng này cũng tăng lên đáng kể từ năm 2019: năm 2018, đạt 121.615 USD chiếm 1,77% nhưng đến năm 2018, giá trị nhập khẩu đèn led đạt 1.030.000 USD chiếm 14,06% kim ngạch nhập khẩu của công ty, năm 2020 đạt 41,296 USD chiếm 0,65%
Nhìn chung, 3 mặt hàng là hộp số, đèn led, ắc quy là mặt hàng chiếm trên 90% kim ngạch nhập khẩu của toàn Công ty TNHH DASADA. Do đó, đẩy mạnh nhập khẩu phụ tùng và linh kiện là mục tiêu chính trong hoạt động nhập khẩu của công ty.Như vậy có thể thấy hộp số và ắc quy là 2 sản phẩm tiêu thụ chủ yếu. Vì vậy hiện tại Công ty TNHH DASADA đang cố gắng thiết lập mối quan hệ lâu dài với những đối tác trên thị trường có những sản phẩm này và một số thị trường khác, cụ thể được thể hiện ở bảng thống kê như sau:
Bảng 2.4: Thị trường nhập khẩu một số sản phẩm chính của Công ty TNHH DASADA 2018 - 2020
Mặt hàng
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
GT(USD) (USD) Tỉ trọng (%) GT (USD) Tỉ trọng (%) GT (USD) Tỉ trọng (%) Hộp số 2.435.316 35,4 2.649.000 36,16 2.837.602 44,52 Đèn led 121.615 1,77 1.030.000 14,06 41.296 0,65 Ắc quy 3.468.533 50,41 3.230.000 44,1 3.235.857 50,77 Hàng hóa khác 845.536 12,42 417.000 5,68 258.245 4,06 Tổng KNNK 6.880.000 100 7.326.000 100 6.373.000 100 Nguồn: Phòng Kế toán 2.2.2 Chính sách giao dịch, đàm phán
Bộ phận thực hiện: Gíam Đốc, Phòng Sales hoặc Marketing
Giao dịch
Sau giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận thị trường, để chuẩn bị giao dịch, nhân viên Phòng Sales và Marketing tiến hành tiếp xúc với đối tác để thực hiện giao dịch. Nhưng để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau phải qua một quá trình giao dịch, thương thảo và các điều kiện giao dịch.
Đàm phán
Thông thường Phòng Sales và Marketing sẽ sử dụng ba hình thức sau để đàm phán:
+ Giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Hơn nữa, trong cùng một lúc có thể trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau
+ Đàm phán qua điện thoại (các phương tiện truyền thông) là giao dịch mà các bên chỉ tiếp cận được một dạng thức hình ảnh hoặc âm thanh hoặc cả hình ảnh lẫn âm thanh
+ Đàm phán qua gặp gỡ trực tiếp là việc hai bên mua bán gặp gỡ trực tiếp nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được mối quan hệ tốt, lâu dài với nhau.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư trên một cách thường xuyên. Mỗi lần gặp gỡ nhau thường tốn kém về chi phí đi lại, đón tiếp, quà cáp. Cho nên việc gặp gỡ nhau mà không đi đến kết quả là điều mà cả hai bên đều không mong muốn. Do vậy việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tíên hành đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết.
Đối với việc giao dịch để tiến hành ký được hợp đồng nhập khẩu thì đối với hầu hết các Công ty đều có các hoạt động đàm phán như sau:
- Chào hàng, hỏi giá
Việc xác định hỏi giá sản phẩm theo hình thức nào của Công ty là do trưởng phòng Sales – Marketing đảm nhiệm, sau khi đã xác định giá theo hình thức nào thì nhân viên kinh doanh Xuất nhập khẩu tiến hành thực hiện các thủ tục khác. Đối với Công ty TNHH DASADA việc xác định hỏi giá theo hình thức nào là tùy thuộc vào từng mã hàng cụ thể khác nhau. Công ty không sử dụng một hình thức hỏi giá cố định cho tất cả các mã hàng, ví dụ một số mã hàng cụ thể như sau:
Bảng 2.5: Hình thức chào hàng của một số sản phẩm tại Công ty TNHH DASADA
Hình thức chào hàng Sản phẩm
Chào hàng tự do Đường ống, Kính, Thảm, Bọc da, Bộ nạp, Túi khí, …
Chào hàng cố định Hộp số; Đèn led; Ắc quy; Remote;
Nguồn: phòng Sales – Marketing
Đối với việc hoàn giá của đối tác hầu hết theo thông tin từ phòng Kế toán cho biết: các đối tác sau khi nhận được thư hỏi giá thường không chấp nhận hoàn toàn tất cả các điều khoản có trong thư hỏi giá, nên Công ty thường cùng với đối tác tiến hành thỏa thuận lại để hai bên đều thống nhất.
- Chấp nhận, đặt hàng
Sau khi đã hoàn tất trên cơ sở hỏi giá và phát giá hoặc chấp nhận giá do Đối tác đưa ra, bên Công ty sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho Đối tác, thông thường một đơn đặt hàng thường có: Tên hàng, chất lượng, số lượng, thời gian đặt hàng.