BÀI 6 THỰC HÀNH THAO TÁC VỚI BẢNG. TẠO MỤC LỤC TRANG TỰ ĐỘNG

THAO TÁC VỚI BẢNG. TẠO MỤC LỤC TRANG TỰ ĐỘNG A. HƢỚNG DẪN MỞ ĐẦU:

1. Tạo bảng, xóa bảng

Để tạo bảng ta thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1. Vào menu InsertTable

Bƣớc 2. Thiết lập số hàng, cột của bảng cần tạo.

Hình 3-1: Tạo bảng

Ghi chú: Nếu bảng cần tạo có nhiều hàng, cột thì ta có thể vào menu InsertTable

Insert Table  thiết lập số hàng (Number of rows), số cột (Number of columns)  Ok.

Menu Layout của bảng hỗ trợ các chức năng hiệu chỉnh bảng.

Hình 3-2: Menu Layout của bảng

Để xóa bảng, ta thực hiện nhƣ sau:

Bƣớc 1. Chọn bảng cần xóa  menu LayoutDelete

39

Hình 3-3: Xóa bảng

2. Hiệu chỉnh bảng

Thêm hàng, cột:

Bƣớc 1. Vào menu Layout

Bƣớc 2. Trong nhóm Rows and Columns chọn chức năng tƣơng ứng: Insert Above

(chèn thêm hàng lên trên); Insert Below (chèn thêm hàng xuống dƣới); Insert Left (chèn thêm cột bên trái); Insert Right (chèn thêm cột bên phải).

Xóa hàng, cột:

Bƣớc 1. Chọn hàng, cột cần xóa Bƣớc 2. Vào menu LayoutDelete

Bƣớc 3. Chọn chức năng tƣơng ứng: Delete Rows (xóa hàng); Delete Columns (xóa cột).

Gộp ô:

Bƣớc 1. Chọn các ô cần gộp

Bƣớc 2. Vào menu LayoutMerge cells

Tách ô:

Bƣớc 1. Chọn ô cần tách

Bƣớc 2. Vào menu LayoutSplit cells

Bƣớc 3. Nhập số hàng (Number of rows), số cột (Number of columns) cần tách Ok.

3. Định dạng đƣờng viền và nền cho bảng

Trên menu Design của bảng có sẵn một số mẫu định dạng (Table Styles), ta có thể chọn và sử dụng các mẫu có sẵn này.

Hình 3-4: Sử dụng Table Styles

40

Để đặt màu nền cho bảng ta thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1. Chọn vị trí của bảng cần thay đổi màu nền.

Bƣớc 2. Vào menu DesignShading trên nhóm Table Styles chọn màu.

Hình 3-5: Thiết lập màu nền

Để thay đổi nhanh kiểu, màu sắc, kích thƣớc của đƣờng viền ta sử dụng các chức năng trong nhóm Draw Borders nhƣ hình dƣới đây.

Hình 3-6: Nhóm Draw Borders

Để thiết lập các thông tin chi tiết cho đƣờng viền ta thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1. Chọn vị trí cần thiết lập của bảng

Bƣớc 2. Vào menu LayoutBordersBorders and Shading.. Bƣớc 3. Thiết lập các thông tin định dạng cho bảng Ok

41

Hình 3-7: Cửa sổ thiết lập Borders and Shading

4. Một số tính năng khác

4.1. Sắp xếp văn bản trong bảng

Để sắp xếp văn bản trong bảng ta thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1. Chọn những dòng cần sắp xếp

Bƣớc 2. Vào menu LayoutSort (biểu tƣợng ) trên nhóm Data

Bƣớc 3. Chọn cột cần sắp  nội dung đƣợc sắp dạng: Text – văn bản; Number – số;

Date – ngày tháng  chọn kiểu sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending)  Ok.

42

Hình 3-8: Sắp xếp văn bản trong bảng

4.2. Quay hƣớng chữ

Để quay hƣớng chữ ta thực hiện nhƣ sau:

Bƣớc 1. Chọn ô muốn quay hƣớng chữ  Vào menu Layout

Bƣớc 2. Chọn Text Direction trong nhóm Alignment

Hình 3-9: Quay hướng chữ

4.3. Thiết lập hàng tiêu đề lặp lại

Để thiết lập hàng tiêu đề lặp lại khi nội dung của bảng ở các trang khác nhau ta thực hiện nhƣ sau:

Bƣớc 1. Chọn hàng muốn lặp lại (phải bao gồm cả hàng 1 của bảng). Bƣớc 2. Vào menu LayoutRepeat Header Rows trên nhóm Data

43

Hình 3-10: Thiết lập hàng tiêu đề lặp lại

B. HƢỚNG DẪN THƢỜNG XUYÊN: Bài tập 1:

Tạo bảng lịch ôn tập gồm 5 cột, 2 hàng nhƣ hình dƣới đây:

Hƣớng dẫn:

Bƣớc 1. Vào menu InsertTable chọn 5 cột, 2 hàng.

Hình 3-11: Tạo bảng 5 cột 2 hàng

Bƣớc 2. Nhập nội dung cho bảng  chọn cả bảng  vào menu Layout chọn Align Center để canh lề chính giữa cho văn bản.

Hình 3-12: Canh lề chính giữa cho văn bản trong bảng

Bƣớc 3. Chọn hàng 1 của bảng Ctrl+B để tạo chữ đậm.

44

Bài tập 2:

Tạo bảng thống kê độ che phủ nhƣ hình dƣới đây:

Bảng 3-1: Thống kê độ che phủ

Hƣớng dẫn:

Bƣớc 1. Vào menu InsertTable chọn 5 cột, 6 hàng.

Bƣớc 2. Chọn hàng 1 và hàng 2 của bảng DesignShading chọn “Dark Blue, Text 2, Lighter 80%”.

Hình 3-13: Thiết lập màu nền cho hàng 1 và 2

Bƣớc 3. Chọn hàng 1 và 2 cột 1  vào menu LayoutMerge Cells để gộp thành 1 ô.

Hình 3-14: Gộp 2 hàng thành 1

45

Bƣớc 4. Chọn hàng 1 và 2 cột 2  nhấn F4 để thực hiện lại thao tác định dạng gần nhất (Merge Cells)

Bƣớc 5. Chọn cột 3 và cột 4 hàng 1 F4

Bƣớc 6. Chọn hàng 1 và 2 cột 5 F4. Kết quả sẽ đƣợc nhƣ sau:

Bƣớc 7. Nhập nội dung cho bảng.

Bƣớc 8. Chọn cả bảng  thiết lập Font chữ “Times New Roman” với cỡ chữ 13  Vào menu Layout chọn Align Center để canh lề chính giữa cho toàn bộ văn bản trong bảng.

Bƣớc 9. Với hàng 1, 2 ta nhấn Ctrl+B để viết chữ đậm.

Bƣớc 10. Với chữ “(triệu ha)” và “(%)” nhấn Ctrl+I để tạo chữ nghiêng, Ctrl+B để bỏ chữ đậm.

Với các hàng 3, 4, 5, 6 vào menu Layout thiết lập độ cao “1cm” ở mục Bƣớc 11.

Table Row Height trong nhóm Cell Size.

Bƣớc 12. Vào menu ReferencesInsert Caption…New Label… nhập chữ “Bảng” OkOk Nhập nội dung ghi chú cho bảng.

Hình 3-15: Tạo ghi chú cho bảng

46

Bƣớc 13. Chọn dòng ghi chú  thực hiện định dạng: Font chữ “Times New Roman”, cỡ chữ 13, Ctrl+I để tạo chữ nghiêng, Ctrl+E để canh lề giữa.

Bài tập 3:

Ứng dụng bảng trong việc trình bày Quốc hiệu và tên cơ quan tổ chức nhƣ hình dƣới đây:

Hình 3-16: Thực hành 3 – bài tập 3

Hƣớng dẫn:

Bƣớc 1. Tạo bảng gồm 2 cột: InsertTable chọn 1 hàng, 2 cột. Bƣớc 2. Chọn bảng  thiết lập Font chữ “Times New Roman”, cỡ chữ 13 Bƣớc 3. Vào LayoutAlign Center để canh lề giữa.

Bƣớc 4. Với dòng 1 “BỘ NỘI VỤ” của cột 1  nhấn Ctrl+B để in đậm chữ.

Bƣớc 5. Với dòng 1 “Số 01/2011/TT-BNV” của cột 1  nhấn Ctrl+I để tạo chữ nghiêng.

Bƣớc 6. Sử dụng Shapes để vẽ dòng kẻ ngang nét liền, không sử dụng lệnh Underline: Vào Insert  Shapes  Line  nhấn giữ phím Shift trong quá trình vẽ để dòng kẻ đƣợc thẳng.

Hình 3-17: Vẽ dòng kẻ ngang

Bƣớc 7. Thực hiện tƣơng tự với cột thứ 2 của bảng ta sẽ đƣợc nhƣ sau: Trang 47

47

Ghi chú: Dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” có cỡ chữ 14 (lớn hơn dòng “CỘNG

HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM”). Nếu dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM” bị xuống dòng thì ta có thể tăng chiều rộng của cột 2 lên, giảm chiều rộng của cột 1 cho phù hợp.

Bƣớc 8. Bỏ đƣờng viền của bảng bằng cách: Chọn bảng  Design  Borders  No Border.

Hình 3-18: Bỏ đường viền của bảng

Bƣớc 9. Các dòng “THÔNG TƢ”, “Hƣớng dẫn….”: ta thực hiện định dạng chữ đậm

Ctrl+B và canh lề giữa Ctrl+E.

48

C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 4:

Ứng dụng bảng để soạn thảo đoạn văn bản nhƣ sau:

Hình 3-19: Thực hành 3 – bài tập 4

Gợi ý:

- Tạo bảng 2 cột để viết Quốc hiệu và tên cơ quan tổ chức. - Sử dụng Line để vẽ đƣờng kẻ ngang bên dƣới chữ.

- Đặt cỡ chữ 12, chia lại độ rộng 2 cột cho phù hợp. Riêng dòng chữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chứ 13.

Bài tập 5:

Tạo bảng chữ viết tắt nhƣ sau (chú ý thứ tự từ viết tắt đƣợc sắp xếp theo bảng chữ cái).

Hình 3-20: Thực hành 3 – bài tập 5

Gợi ý:

- Tạo bảng 7 hàng, 3 cột

- Canh lề giữa, viết chữ đậm cho hàng 1 của bảng - Đặt màu nền “White, Background 1, darker 5%”

49

- Sử dụng chức năng Sort (biểu tƣợng ) trên menu Layout để sắp xếp theo bảng chữ cái.

Bài tập 6:

Tạo bảng chƣơng trình khung nhƣ sau:

Hình 3-21: Thực hành 3 – bài tập 6

Gợi ý:

- Tạo bảng 9 hàng, 7 cột. - Tô màu nền cho hàng 1, cột 1.

- Gộp 4 hàng đầu của cột 1; gộp 5 hàng sau của cột 1. - Quay chữ cho cột 1.

- Chọn Font chữ, cỡ chữ, canh lề, viết chữ đậm, chữ nghiêng nhƣ yêu cầu. - Thay đổi độ rộng từng cột cho phù hợp.

Bài tập 7:

Xây dựng bảng kế hoạch làm việc nhƣ sau:

Hình 3-22: Thực hành 3 – bài tập 7

50

Bài tập 8:

Soạn thảo giấy báo kết quả học tập của sinh viên nhƣ sau:

Hình 3-23: Thực hành 3 – bài tập 8

51

TẠO MỤC LỤC TRANG TỰ ĐỘNG VÀ IN ẤN

A. HƢỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 1. Tạo mục lục trang tự động

Để tạo mục lục trang tự động ta thực hiện nhƣ sau:

Bƣớc 1. Tạo và sử dụng các style trong văn bản. Ví dụ tạo và sử dụng 2 style là: “Muc cap 1“, “Muc cap 2“.

Bƣớc 2. Tại vị trí muốn chèn mục lục ta vào menu ReferencesTable of Contents

Insert Table of Contents

Hình 4-1: Chèn mục lục tự động

Bƣớc 3. Trên tab Table of Contents chọn Options Xóa bỏ các mục style đƣợc đánh số 1, 2,.. trên cột TOC level (thông thƣờng style Heading 1, Heading 2, ... đƣợc đánh số TOC level sẵn)  Thiết lập TOC level cho các style mà ta muốn xuất hiện trong mục lục. Ví dụ ở trên ta vừa tạo style “Muc cap 1“, “Muc cap 2“, giờ ta đánh số 1, 2 tƣơng ứng cho nó ở TOC levelOkOk ta sẽ đƣợc mục lục bao gồm các nội dung có sử dụng 2 style trên.

52

Hình 4-2: Thiết lập TOC level

2. Tạo danh mục hình ảnh

Để tạo danh mục hình ảnh ta thực hiện nhƣ sau:

Bƣớc 1. Chèn các hình ảnh vào văn bản  Tạo chi chú tự động cho ảnh (sử dụng style Caption). Sau khi hoàn tất việc soạn văn bản và chèn hình ảnh ta chuyển sang bƣớc 2 để tạo mục lục hình ảnh.

Bƣớc 2. Vào menu ReferencesInsert Table of Figures

Bƣớc 3. Trên thẻ Table of Figures, ta chọn nhãn hình đã sử dụng ở bƣớc 1 Ok

53

Hình 4-3: Tạo danh mục hình

3. Tạo danh mục bảng

Danh mục bảng cũng tƣơng tự nhƣ danh mục hình vừa thao tác ở trên. Lƣu ý: trong bƣớc chọn nhãn để tạo danh mục, ta sẽ chọn nhãn đã áp dụng cho bảng.

4. In ấn văn bản

Để in văn bản ta thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1. Vào menu FilePrint

Bƣớc 2. Chọn máy in sẽ in tài liệu  chọn số bản in Print. Một số lƣu ý khi in (Hình 4-4):

- Chọn đúng máy in (mục 1)

- In tất cả các trang hay chỉ in trang chẵn, lẻ (mục 2)

- Nếu chỉ muốn in một số trang thì nhập trang cần in vào phần Pages (mục 3) - Thiết lập hƣớng giấy in ngang hay dọc (mục 4)

- Kiểm tra khổ giấy cho phù hợp với trang văn bản, khay giấy,... (mục 5) - In 1 hay nhiều trang trên 1 tờ giấy in (mục 6)

54

Hình 4-4: Thiết lập thông tin trước khi in

55

B. HƢỚNG DẪN THƢỜNG XUYÊN: Bài tập 1:

Soạn văn bản nhƣ sau:

Hình 4-5: Thực hành 4 – bài tập 1a

Tạo mục lục tự động cho văn bản trên tƣơng tự nhƣ sau:

Hình 4-6: Thực hành 3 – bài tập 1b

56

Hƣớng dẫn:

Bƣớc 1. Soạn văn bản tƣơng tự nhƣ Hình 4-5. Trong đó các mục 1, 2 sử dụng style “Muc cap 1”, “Muc cap 2” tƣơng ứng.

Hình 4-7: Tạo và sử dụng style cho văn bản

Bƣớc 2. Xuống cuối văn bản, viết và định dạng chữ “MỤC LỤC”  xuống dòng Bƣớc 3. Vào menu vào menu ReferencesTable of ContentsInsert Table of

Contents.

Bƣớc 4. Trên tab Table of Contents chọn Options Xóa bỏ các mục style Heading 1, Heading 2, ... đã đánh số 1, 2,... trên cột TOC level.

Bƣớc 5. Thiết lập TOC level tƣơng ứng là 1, 2 cho các style “Muc cap 1“, “Muc cap 2“

OkOk.

57

Hình 4-8: Thiết lập TOC level cho style Muc cap 1 và Muc cap 2

Ta sẽ có kết quả là mục mục của các nội dung có sử dụng style “Muc cap 1”, “Muc cap 2”. Mặc định mục lục sẽ đƣợc áp dụng style “TOC 1”, ta có thể thay đổi định dạng style này để áp dụng cho mục lục.

Bài tập 2:

Tạo danh mục hình cho văn bản nhƣ sau:

Hình 4-9: Thực hành 4 – bài tập 2

Trong đó, hình 1 và 2 có trong văn bản ở trang 2 nhƣ hình dƣới đây:

58

Hình 4-10: Hình ảnh trong văn bản bài tập 2

Hƣớng dẫn:

Bƣớc 1. Ở trang 2 của văn bản, ta chèn hình ảnh con ngựa: vào menu Insert Picture

 chọn file ảnh con ngựa Insert căn chỉnh để ảnh con ngựa vào chính giữa văn bản (Ctrl+E).



Bƣớc 2. Chọn ảnh con ngựa  Nhấp chuột phải lên ảnh con ngựa Insert Caption



 New Label  nhập chữ “Hình”  Ok  Ok  Viết nội dung cho ghi chú “Con ngựa”.

59

Hình 4-11: Thêm nhãn “Hình”

Bƣớc 3. Chọn dòng ghi chú vừa tạo  thiết lập Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, in nghiêng (Ctrl+I), canh lề giữa (Ctrl+E)  Nhấp chuột phải lên style Caption trên danh mục Style của menu Home chọn Update Caption to Match Selection để cập nhật định dạng mới cho style Caption.

Hình 4-12: Cập nhật định dạng cho style Caption

60

Bƣớc 4. Với hình con bò sữa ta thực hiện tƣơng tự nhƣ trên: vào menu InsertPicture

 chọn ảnh con bò sữa  Insert

Bƣớc 5. Nhấp chuột phải lên ảnh con bò sữa  chọn Insert Caption…  chọn nhãn “Hình” có sẵn trên mục Label của cửa sổ Caption  Ok  Nhập nội dung cho ghi chú “Con bò sữa”.

Hình 4-13: Chèn hình và viết ghi chú cho hình

Bƣớc 6. Tại vị trí muốn tạo danh mục hình ta vào menu ReferenceInsert Table of Figures

Bƣớc 7. Trên thẻ Table of Figures, ta chọn nhãn “Hình“ vừa tạo ở bƣớc trƣớc Ok.

61

Hình 4-14: Tạo danh mục cho nhãn hình

Bƣớc 8. Thay đổi định dạng cho style Hyperlink để có danh mục hình có định dạng nhƣ yêu cầu.

Ghi chú: Nếu trên máy tính không có sẵn ảnh con ngựa, còn bò sữa thì ta có thể sử dụng ảnh khác để minh họa cho thao tác.

Bài tập 3:

Tạo danh mục bảng biểu nhƣ hình sau:

Hình 4-15: Thực hành 4 – bài tập 3

Trong đó, bảng 1 và 2 có trong văn bản ở trang 2 nhƣ hình dƣới đây:

62

Hình 4-16: Các bảng thể hiện trong văn bản bài tập 3

Hƣớng dẫn:

Bƣớc 1. Vào menu InsertTable chọn 4 hàng, 5 cột để tạo bảng tổng hợp sinh viên giỏi (bảng 1).

Bƣớc 2. Nhập nội dung và thực hiện định dạng cho bảng 1.

Bƣớc 3. Chọn bảng 1  nhấp chuột phải lên bảng 1 Insert CaptionNew label

 nhập “Bảng” Ok chọn “Above selected item” trong mục Position để tạo ghi chú ở phía trên của bảng Ok

Hình 4-17: Tạo ghi chú cho bảng 1

Bƣớc 4. Nhập nội dung “Tổng hợp sinh viên giỏi khoa CNTT” cho bảng 1 và thực hiện định dạng cho ghi chú này  cập nhật định dạng cho style Caption (style của ghi chú bảng).

Bƣớc 5. Thực hiện tƣơng tự với bảng 2 ta sẽ đƣợc 2 bảng nhƣ Hình 4-6.

Bƣớc 6. Tại vị trí muốn tạo danh mục bảng ta vào menu ReferenceInsert Table of Figures

Bƣớc 7. Trên thẻ Table of Figures, ta chọn nhãn “Bảng“ vừa tạo ở bƣớc trƣớc Ok. Trang 63

63

Hình 4-18: Tạo danh mục bảng

Bƣớc 8. Thực hiện định dạng cho style Hyperlink (style của danh mục bảng vừa tạo) nhƣ yêu cầu tại Hình 4-15 .

64

C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 4:

Tạo mục lục tự động cho văn bản tƣơng tự nhƣ sau:

Hình 4-19: Thực hành 4 – bài tập 4

Gợi ý:

- Soạn nội dung, tạo và áp dụng style cho các phần cần tạo mục lục (Ví dụ: chƣơng, mục 1.1, 1.2,…)

- Insert Table of Contents và thiết lập giá trị TOC level cho các style đó.