ĐỊNH DẠNG BẢNG. TẠO CÔNG THỨC VÀ HÀM A. HƢỚNG DẪN MỞ ĐẦU:
1. Tạo công thức cơ bản
Công thức đƣợc tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Công thức có thể nhập tại ô bảng tính hoặc nhập trên thanh công thức Formula Bar. Phải nhập kí tự “=” trƣớc khi nhập nội dung công thức. Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện tính toán và trả về giá trị cho ô bảng tính tƣơng ứng.
Ví dụ: Muốn tính Thành tiền = Số lƣợng * Đơn giá, chúng ta nhập công thức vào ô E2 nhƣ sau:
=C2 * C2
Sau khi nhập nội dung công thức, ta nhấn Enter thì Excel sẽ thực hiện tính toán và hiển thị kết quả tại ô E2.
Hình 5-1: Viết công thức trong Excel
Để sửa nội dung của ô ta nhấp đúp vào ô đó hoặc chọn ô và nhấn F2 hoặc chọn ô rồi sửa nội dung trên thanh công thức Formula Bar. Với mỗi ô đƣợc xác định thông qua chỉ số hàng, cột gọi là địa chỉ của ô. Trong Excel sử dụng 3 dạng địa chỉ là: địa chỉ tƣơng đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp:
- Địa chỉ tƣơng đối là địa chỉ có chỉ số hàng, chỉ số cột tự động thay đổi khi ta sao chép công thức. Ví dụ trên Hình 5-1, khi ta sao chép công thức từ ô E2 xuống ô E3 thì công thức của ô E3 sẽ là: “=C3+D3”. Ở đây, địa chỉ C3, D3 là địa chỉ tƣơng đối.
- Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ cố định chỉ số hàng, chỉ số cột. Có nghĩa là 2 chỉ số này sẽ không thay đổi khi ta sao chép công thức. Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ có thêm kí tự “$” vào trƣớc mỗi chỉ số hàng, cột. Ví dụ: $C$3 là địa chỉ tuyệt đối.
- Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ kết của địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Có nghĩa là, một chỉ số của địa chỉ cố định, chỉ số còn lại có thể thay đổi khi sao chép công thức. Ví dụ: $C3 là địa chỉ hôn hợp, địa chỉ này cố định chỉ số cột C, còn chỉ số hàng có thể thay đổi.
78
- Lỗi ##### xảy ra khi chiều rộng cột không đủ lớn để hiển thị nội dung. Sửa lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thƣớc phông chữ.
- Lỗi #VALUE! xảy ra do ngƣời sử dụng dữ liệu hoặc toán tử tham gia vào công thức không đúng yêu cầu của công thức. Ví dụ: công thức số học lại áp dụng tính trên ô chữa dữ liệu văn bản,…
- Lỗi #DIV/0! xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô không có dữ liệu.
- Lỗi #NAME? xảy ra khi Excel không xác định đƣợc các kí tự trong công thức. - Lỗi #N/A xảy ra do không có dữ liệu để tính toán
- Lỗi #NUM! xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ liệu tham gia vào công thức
2. Sử dụng các hàm SUM, AVERAGE, ROUND 2.1. Hàm SUM
Hàm SUM, một trong những hàm lƣợng giác và toán học, cộng các giá trị. Bạn có thể cộng các giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi ô hay kết hợp cả ba.
Cú pháp:
SUM(number1,[number2],...)
Trong đó:
- number1 (bắt buộc): Số đầu tiên bạn muốn thêm vào. Số đó có thể là 4, tham chiếu ô nhƣ B6, hoặc ô phạm vi nhƣ B2:B8.
- number2-255 (tùy chọn): Đây là số thứ hai mà bạn muốn cộng. Bạn có thể chỉ địnhtối đa 255 số bằng cách này.
Ví dụ 1:
=SUM(A2:A10)
Công thức nàytính tổng giá trị các ô từ A2 đến A10. Ví dụ 2:
=SUM(A2:A10, C2:C10)
Công thức này tính tổng giá trị các ô từ A2 đến A10 cộng với từ C2 đến C10.
2.2. Hàm AVERAGE
Hàm AVERAGE trả về trung bình cộng của các đối số. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A20 có chứa số, thì công thức =AVERAGE(A1:A20) trả về trung bình của các số này.
Cú pháp:
AVERAGE(number1, [number2], ...) Trong đó:
- number1 (bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tínhtrung bình.
- number2-255 (tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn
tính trung bình, tối đa 255. Ví dụ 1:
=AVERAGE(A2:A6)
79
Công thức này tính trung bình của các số trong các ô từ A2 tới A6. Ví dụ 2:
=AVERAGE(A2:A6, 5)
Công thức này tính trung bình của các số trong các ô từ A2 tới A6 và số 5.
2.3. Hàm ROUND
Hàm ROUND làm tròn một số tới một số chữ số đã xác định. Ví dụ, nếu ô A1 chứa 23,7825 và bạn muốn làm tròn giá trị đó tới hai vị trí thập phân, bạn có thể dùng công thức sau:
=ROUND(A1, 2)
Kết quả của hàm này là 23,78.
Cú pháp:
ROUND(number, num_digits)
Trong đó:
- number (bắt buộc): Số mà bạn muốn làm tròn.
- num_digits (bắt buộc): Số chữ số mà bạn muốn làm tròn số tới đó. Nếu num_digits lớn hơn 0 (không), thì số đƣợc làm tròn tới số vị trí thập phân đƣợc chỉ định; nếu num_digits
bằng 0, thì số đƣợc làm tròn tới số nguyên gần nhất; nếu num_digits nhỏ hơn 0, thì số đƣợc làm tròn sang bên trái dấu thập phân.
Ví dụ 1:
=ROUND(2.15, 1)
Công thức này sẽ làm tròn 2.15 tới một vị trí thập phân, kết quả sẽ là 2.2 Ví dụ 2: Giả sử kết quả hàm SUM(A2:A10) trả về giá trị 7.243 thì =ROUND(SUM(A2:A10),1)
sẽ trả về kết quả là 7.2
3. Sử dụng các hàm COUNT, COUNTIF, COUNTA
3.1. Hàm COUNT
Hàm COUNT đếm số lƣợng ô có chứa các số, đồng thời đếm các số có trong danh sách tham đối. Sử dụng hàm COUNT để biết số mục nhập trong trƣờng số nằm trong phạm vi hoặc dãy số.
Cú pháp:
COUNT(value1, [value2], ...)
Trong đó:
- value1 (bắt buộc): Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
- value2-255 (tùy chọn): tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếmsố, tối đa 255.
Ghi chú: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến các kiểu dữ liệu khác nhau nhưng chỉ các số mới được đếm.
Ví dụ 1: Bạn có thể nhập công thức sau để đếm số trong phạm vi A1:A20 =COUNT(A1:A20)
80
3.2. Hàm COUNTIF
Sử dụng COUNTIF, một trong các hàm thống kê, để đếm số lƣợng ô đáp ứng một tiêu chí; ví dụ nhƣ để đếm số sinh viên có tên là “Hƣơng“ xuất hiện trong danh sách lớp.
Cú pháp:
COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
- range (bắt buộc): Nhóm các ô mà bạn muốn đếm. Phạm vi có thể chứa số, mảng, phạm vi có tên hoặc tham chiếu có chứa số. Các giá trị trống và giá trị văn bản đƣợc bỏ qua.
- criteria (bắt buộc): Số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản xác định ô nào sẽ đƣợc đếm. Lƣu ý: đƣa criteria vào trong dấu nháy kép ““.
Ví dụ 1:
=COUNTIF(A2:A5,"hoa quả")
Công thức này đếm số ô có chứa “hoa quả“ trong các ô từ A2 tới A5. Ví dụ 2:
=COUNTIF(B2:B5,">=8")
Công thức này đếm số ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 8 trong các ô từ B2 tới B5.
Nếu cần thống kê theo nhiều điệu kiện khác nhau ta có thể sử dụng hàm COUNTIFS để kết hợp các điều kiện. Cú pháp nhƣ sau:
COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, ...)
Ví dụ 3:
=COUNTIF(A2:A5,"hoa quả", B2:B5,">=8")
Công thức này đếm số ô có chứa chữ “hoa quả“ trong các ô từ A2 tới A5 đồng thời giá trị các trong ô từ B2 tới B5 phải lớn hơn hoặc bằng 8. Ở đây criteria_range1 là A2:A5;
criteria1 là “hoa quả“, criteria_range2 là B2:B5; criteria2 là “>=8“.
3.3. Hàm COUNTA
Hàm COUNTA đếm số ô không trống trong một phạm vi. Hàm COUNTA đếm các ô chứa bất kỳ kiểu thông tin nào, gồm cả giá trị lỗi và văn bản trống (""). Ví dụ, nếu phạm vi chứa một công thức trả về chuỗi trống, thì hàm COUNTA sẽ đếm giá trị đó. Hàm COUNTA không đếm các ô trống.
Cú pháp:
COUNTA(value1, [value2], ...)
Trong đó:
- value1 (bắt buộc): Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm.
- value2-255 (tùy chọn): Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số.
Ví dụ:
=COUNTA(A2:A7)
Công thức này đếm số ô không trống trong các ô từ A2 tới A7.
81
4. Sử dụng các hàm IF, AND, OR 4.1. Hàm IF
Hàm IF là một trong các hàm phổ biến nhất trong Excel, và cho phép bạn so sánh lô-gic giữa một giá trị và những gì bạn mong đợi.
Cú pháp:
IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
Trong đó:
- logical_test (bắt buộc): Điều kiện bạn muốn kiểm tra.
- value_if_true (bắt buộc): Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test làTRUE (đúng).
- value_if_false (tùy chọn): Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là FALSE (không đúng).
Ví dụ:
=IF(D2>=5,“Đạt“,“Không đạt“)
Công thức này kiểm tra giá trị tại ô D2; nếu giá trị đó lớn hơn hoặc bằng 5 thì trả về kết quả là “Đạt“, nếu không thì trả về kết quả là “Không đạt“.
4.2. Hàm AND
Sử dụng hàm AND để xác định nếu tất cả các điều kiện trong một phép kiểm tra là TRUE. Hàm AND trả về TRUE nếu tất cả các đối số định trị là TRUE, và trả về FALSE nếu một hoặc nhiều đối số định trị là FALSE.
Cú pháp:
AND(logical1, [logical2],...)
Trong đó:
- logical1 (bắt buộc): Điều kiện đầu tiên mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
- logical2-255 (tùy chọn): Điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánhgiá là TRUE hoặc FALSE, lên tới tối đa 255 điều kiện.
Ví dụ 1:
= AND(A2>1,A2<100)
Công thức này hiển thị TRUE (đúng) nếu A2 lớn hơn 1 và nhỏ hơn 100, nếu không nó sẽ hiển thị FALSE (sai).
Một trong những cách dùng thƣờng gặp của hàm AND là để mở rộng tính hữu dụng của các hàm thực hiện các kiểm nghiệm lô-gic. Ví dụ, hàm IF thực hiện kiểm nghiệm lô-gic rồi trả về một giá trị nếu kiểm nghiệm là TRUE và một giá trị khác nếu kiểm nghiệm là FALSE. Bằng cách dùng hàm AND làm đối số logical_test của hàm IF, bạn có thể kiểm nghiệm nhiều điều kiện khác nhau thay vì chỉ một điều kiện.
Ví dụ 2:
=IF(AND(C3>=8,C3<9),“Điểm giỏi“)
Công thức này hiển thị “Điểm giỏi“ nếu nhƣ giá trị ô C3 lớn hơn hoặc bằng 8 và nhỏ hơn 9.
82
4.3. Hàm OR
Sử dụng hàm OR để xác định nếu bất kỳ điều kiện trong một phép kiểm tra là TRUE. Hàm OR trả về TRUE nếu bất kỳ đối số của nó đánh giá là TRUE, và trả về FALSE nếu tất cả các đối số định trị là FALSE.
Cú pháp:
OR (logical1, [logical2],...)
Trong đó:
- logical1 (bắt buộc): Điều kiện đầu tiên mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
- logical2-255 (tùy chọn): Điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánhgiá là TRUE hoặc FALSE, lên tới tối đa 255 điều kiện.
Ví dụ 1:
= OR(A2>1,A2<100)
Công thức này hiển thị TRUE nếu A2 lớn hơn 1 hoặc nhỏ hơn 100; nếu không nó sẽ hiển thị FALSE.
Tƣơng tự nhƣ hàm AND, hàm OR cũng thƣờng đƣợc sử dụng trong biểu thức điều kiện của hàm IF.
Ví dụ 2:
=IF(OR(C3<0,C3>10),“Nhập sai điểm thi“)
Công thức trên kiểm tra giá trị tại ô C3, nếu giá trị nhỏ hơn không hoặc lớn hơn 10 thì trả về kết quả là “Nhập sai điểm thi“.
5. Sử dụng một số hàm khác
5.1. Hàm MAX
Hàm MAX trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị.
Cú pháp:
MAX(number1, [number2], ...)
Trong đó:
- number1 là bắt buộc, các số tiếp theo là tùy chọn. number1-255 là số mà bạn muốntìm giá trị lớn nhất trong đó.
Ví dụ:
=MAX(A2:A6)
Công thức này trả về giá trị lớn nhất trong phạm vi A2:A6.
5.2. Hàm MIN
Hàm MIN trả về giá trị nhỏ nhất trong tập giá trị.
Cú pháp:
MIN(number1, [number2], ...)
Trong đó:
- number1 là bắt buộc, các số tiếp theo là tùy chọn. number1-255 là số mà bạn muốntìm giá trị lớn nhất trong đó.
Ví dụ:
=MIN(A2:A6)
83
Công thức này trả về giá trị nhỏ nhất trong phạm vi A2:A6.
B. HƢỚNG DẪN THƢỜNG XUYÊN: Bài tập 1:
Cho bảng tính nhƣ sau:
Hình 5-2: Thực hành 5 – bài tập 1
Yêu cầu:
a) Tạo file bảng tính mới, nhập và định dạng bảng tính. b) Tính tổng điểm của từng môn tại các ô D8, E8, F8. c) Tính điểm cao nhất của từng môn tại các ô D9, E9, F9. d) Tính điểm thấp nhất của từng môn tại các ô D10, E10, F10. e) Tính điểm trung bình của mỗi thí sinh tại các ô G4, G5, G6, G7. f) Ghi file bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT1.xlsx”
Hƣớng dẫn:
a) Định dạng bảng tính:
Bƣớc 1. Vào menu FileNewBlank workbookCreate.
Bƣớc 2. Chọn các ô A1:G1 chọn Merge & Center trên nhóm Alignment của menu
Home để gộp các ô này. Thực hiện tƣơng tự để gộp các ô A2:A3; B2:B3; C2:C3; D2:F2; G2:G3; A8:C8; A9:C9; A10:C10.
Bƣớc 3. Chọn các ô A1:G10 thiết lập Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, canh lề chính giữa (Middle Align và Center).
84
Hình 5-3: Thiết lập Font chữ và canh lề cho các ô A1:G10
Bƣớc 4. Chọn các ô A4:C7 chọn Align Text Left để canh lề trái. Bƣớc 5. Chọn các ô C8:C10 chọn Align Text Right để canh lề phải. Bƣớc 6. Chọn các ô A1:G3 nhấn Ctrl+B để tạo chữ đậm.
Bƣớc 7. Chọn các ô A2:G3 chọn Fill Color chọn màu “Blue, Accent 1, Lighter 80%” để đặt màu nền.
Hình 5-4: Thiết lập màu nền cho các ô A2:G3
b) Tính tổng điểm của từng môn tại các ô D8, E8, F8. Sử dụng hàm SUM để tính tổng điểm.
Bƣớc 8. Tại ô D8 nhập công thức: =SUM(D4:D7)
85 Hình 5-5: Tính tổng điểm tại ô D8 Bƣớc 9. Tại ô E8 nhập công thức: =SUM(E4:E7) Bƣớc 10. Tại ô F8 nhập công thức: =SUM(F4:F7)
c) Tính điểm cao nhất của từng môn tại các ô D9, E9, F9. Sử dụng hàm MAX để tính điểm cao nhất.
Bƣớc 11. Tại ô D9 nhập công thức: =MAX(D4:D7)
Hình 5-6: Tính điểm cao nhất tại ô D9
Bƣớc 12. Sao chép công thức tại ô D9 sang ô E9, F9 bằng chức năng Copy, Paste hoặc nhấp chuột vào góc dƣới bên phải của ô D9 và kéo sang các ô E9, F9.
86
Hình 5-7: Sao chép công thức ô D9 sang các ô E9, F9
d) Tính điểm thấp nhất của từng môn tại các ô D10, E10, F10. Sử dụng hàm MIN để tính điểm thấp nhất
Bƣớc 13. Tại ô D10 nhập công thức: =MIN(D4:D7)
Bƣớc 14. Tại ô E10 nhập công thức: =MIN(E4:E7)
Bƣớc 15. Tại ô F10 nhập công thức: =MIN(F4:F7)
e) Tính điểm trung bình của mỗi thí sinh tại các ô G4, G5, G6, G7 (làm tròn đến 1 chữ
số thập phân).
Sử dụng hàm AVERAGE để tính điểm trung bình; sử dụng hàm ROUND để làm tròn. Bƣớc 16. Tại ô G4 nhập công thức:
=ROUND(AVERAGE(D4:F4),1)
Hình 5-8: Tính điểm trung bình tại ô G4
87 Bƣớc 17. Tại ô G5 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D5:F5),1) Bƣớc 18. Tại ô G6 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D6:F6),1) Bƣớc 19. Tại ô G7 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D7:F7),1)
f) Ghi file bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT1.xlsx”
Vào menu FileSave nhập tên file “C:/BTTH/TH5-BT1.xlsx” vào mục File name; chú ý mục Save As Type đặt là Excel Workbook (*.xlsx)Save.
Bài tập 2:
Cho bảng lƣơng tháng 9-2016 của công ty nhƣ sau:
Hình 5-9: Thực hành 5 – bài tập 2
Yêu cầu:
a) Tính phụ cấp cho nhân viên. Biết rằng phụ cấp bằng 10% lƣơng chính.
b) Thêm cột “Lễ tết” vào trƣớc cột “Tổng lƣơng”. Tính lễ tết tháng 9 cho nhân viên (nghỉ Quốc Khánh). Biết rằng nếu lƣơng chính trên 400000 thì lễ tết là 80000, còn lại thì lễ tết là 50000
c) Tính tổng lƣơng của nhân viên. Biết rằng tổng lƣơng gồm lƣơng chính, phụ cấp,