Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Khi phòng kinh doanh nhận thông tin từ khách hàng, công ty tiến hành giao dịch thỏa thuận với chủ hàng đến việc giao hàng trước khi xuất hàng để nắm rõ một số thông tin cần thiết như:
- Số lượng, loại hàng, trọng lượng hàng để tính toán phải dùng Container cho phù hợp. - Bên nào là người thuê tàu để lưu khoang lưu cước với hãng tàu.
- Người gửi hàng thuê công ty thực hiện trong nghiệp vụ bao gồm những công việc nào. Công ty sẽ gửi Fax lịch tàu cho chủ hàng trước một khoảng thời gian để chủ hàng biết mà chuẩn bị hàng cho kịp chuyến tàu. Thông thường bước này chỉ áp dụng cho những khách hàng mới, còn những khách hàng quen thì chỉ cần thỏa thuận bằng cách gửi Email hay Fax cho công ty vì họ thường xuyên giao dịch với công ty nên không cần làm lại hợp đồng.
Bước 2: Đàm phán và kí kết hợp đồng
Sau khi đã tiếp nhận yêu cầu khách hàng thì phòng kinh doanh của Công ty sẽ tiếp tục tiến hành giao dịch thỏa thuận với khách hàng về giá cả và các điều kiện như: - Giá cước thỏa thuận giữa hai bên.
- Điều kiện thanh toán cước phí.
- Ngày sẵn sàng xếp hàng vào Container.
Khi hai bên đồng ý với những điều kiện đã giao dịch thì tiến hành lập bản hợp đồng giữa hai bên. Hợp đồng chỉ áp dụng cho những khách hàng mới hợp tác với công ty.
Vì công ty được thành lập khá lâu nên khách hàng của công ty đa số là những khách hàng cũ, thân quen cũng không gây khó khăn trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
Bước 3: Nhận Booking Note từ khách hàng, cầm Booking Note đến hãng tàu cược tiền để mượn Container
Khi hai bên đã thỏa thuận xong về các điều khoản thì bên khách hàng sẽ gửi Booking Note đến công ty thông qua Email kèm với thông báo qua điện thoại.
Nhân viên sẽ kiểm tra Email và tiến hành in Booking, sau đó đến đại lý hãng tàu để cược tiền mượn Container. Khi cược tiền phải ghi rõ số Container và số Booking để theo dõi và quản lý, kèm theo là khoản tiền cược.
Tùy thuộc vào từng hãng tàu chúng ta thuê Container, tùy loại Container chúng ta thuê (Cotainer Opentop, Container lạnh) và mặt khác thuê theo loại hàng hóa (hàng nguy hiểm, hàng bình thường…)
Sau khi công ty thanh toán tiền cược Container sẽ nhận được phiếu thu chứng minh đã nộp tiền cược Container, và phiếu thu này ta phải lưu giữ cẩn thận, và khi trả Container sẽ căn cứ vào phiếu thu để nhận lại tiền cược Container với hãng tàu.
Bảng 2.4. Các hãng tàu chủ yếu tại Đà Nẵng Các hãng tàu
WAN HAI CMA-CGM
SITC MITSUI
YANG MING EVERGREEN
MAERSK OOCL
(Nguồn: Phòng Kinh Doanh) Dựa vào bảng các hãng tàu tại Đà Nẵng ta nhận thấy có rất nhiều hãng tàu để các công ty giao nhận và khách hàng lựa chọn. Tuy nhiên, việc lựa chọn hãng tàu đa phần là khách hàng lựa chọn. Để chủ động trong việc mượn, thuê Container của các hãng tàu theo đúng yêu cầu của khách hàng thì công ty sẽ yêu cầu khách hàng gửi Booking Note sớm hơn ngày dự kiến tàu đi để nhân viên giao nhận làm các thủ tục có liên quan và vận chuyển đến cảng đi đúng lịch tàu đã ghi trong Booking Note.
Bước 4: Nhận lệnh cấp Container rỗng
Nhân viên công ty sẽ cầm tờ Booking được khách hàng giao đến đại diện hãng tàu để được cấp lệnh cấp Container rỗng để làm thủ tục nhận Container rỗng, và nhận Seal của hãng tàu. Dựa vào lệnh cấp Container rỗng nhân viên giao nhận biết được số Container, loại Container, tên tàu, số chuyến, nơi cấp Container,… và đó là cơ sở để nhân viên của công ty nhận Seal từ hãng tàu.
Khi chúng ta nhận lệnh cấp Container thì phải kiểm tra số Booking Note và số Container có đúng theo trong Booking hay không, nếu có sai sót gì cần phải báo ngay với nhân viên của hãng tàu để được sửa đổi.
Hiện nay các hãng tàu đều có phòng đại diện tại các cảng trong nước và quốc tế để phục vụ tốt hơn, nhanh chóng và tiện lợi hơn giúp cho các doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm thời gian.
Phiếu thu thể hiện việc chúng ta nhận Seal từ hãng tàu và đã thanh toán tiền cược Container. Sau khi Seal đã được đóng vào Container, nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu thu đó đến hãng tàu mà cấp Seal để nhận lại tiền cược.
Bước 5: Làm thủ tục nâng hạ Container để nhận Container rỗng
Sau khi nhận lệnh cấp Container rỗng thì chúng ta đến phòng thương vụ của xí nghiệp cảng để làm thủ tục (cụ thể ở tại công ty là xí nghiệp cảng Tiên Sa – thành phố Đà Nẵng)
Đăng ký tham gia thủ tục HQĐT
Khai tờ khai HQĐT In tờ khai HQ, đến cơ quan HQ để thực hiện thông quan Luồng vàng
Kiểm tra hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ Kiểm tra thực tế Luồng đỏ
Sau khi nhận lệnh nâng hạ nhân viên giao nhận của công ty cầm lệnh và giao lại lệnh cho các nhân viên tài xế xe của công ty để lấy sơ đồ, vị trí của Container rỗng để tiến hành nhận Container rỗng.
Khi nhận vỏ Container từ hãng tàu, công ty tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng Container. Khi phát hiện Container không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định thì thông báo ngay hoặc yêu cầu thay đổi Container khác.
Tiếp theo, nhân viên công ty sẽ tiến hành kiểm tra Container:
- Kiểm tra bên ngoài Container: Kiểm tra có đúng với số Container ghi trong lệnh cấp , quan sát và phát hiện các dấu vết cào xước, hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng, méo mó do va đập. Kiểm tra phần mái, các nóc lắp ghép vì đây là chổ thường bị bỏ sót nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của Container liên quan tới an toàn chuyên chở.
- Kiểm tra bên trong Container: Kiểm tra độ kín nước bằng cách khép kín cửa từ bên trong quan sát các tia sáng lọt qua để phát hiện lỗ thủng hoặc khe nứt.
- Kiểm tra cửa Container: Tình hình hoạt động khi đóng mở cánh cửa và chốt đệm cửa, bảo đảm cửa đóng mở an toàn, niêm phong chắc chắn và kính không để nước xâm nhập vào.
- Kiểm tra tình trạng vệ sinh Container: Container được dọn vệ sinh tốt, khô ráo, không bị dơ bẩn.
Bước 6: Vận chuyển vỏ giao cho chủ hàng đóng hàng, kiểm hóa niêm phong kẹp chì, thông quan hàng xuất khẩu
- Khi nhận xong Container rỗng thì tài xế vận chuyển Container đó giao cho khách hàng để chủ hàng tiến hành đóng hàng vào Container. Khi nhân viên giao vỏ Container đến kho của khách hàng, khách hàng nhận Container và tiến hành đóng hàng vào Container.
Trong trường hợp khách hàng ở xa, công ty sẽ thực hiện việc khai thuê hải quan. Công ty sẽ thực hiện khai hải quan qua phầm mềm khai báo hải quan điện tử. Như sau:
Sau khi đã ký Booking Note xong, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng xuất hàng.
Khi nhân viên của công ty xuất trình bộ hồ sơ hải quan, công chức hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu. - Hợp đồng mua bán ngoại thương. - Hóa đơn thương mại.
- Bản kê chi tiết hàng hóa.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (đối với những mặt hàng có thuế suất ưu đãi).
- Giấy phép XNK (đối với hàng hóa có hạn ngạch và chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành).
Sau khi kiểm tra xong, công chức hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hóa thực hiện đúng với thời gian như người đã đăng ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hóa chỉ được tiến hành sau khi lô hàng XK đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối không được kiểm tra hàng hóa xong rồi mới đăng ký tờ khai. Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, công chức hải quan sẽ đóng dấu “Đã hoàn thành thủ tục hải quan” vào tờ khai hải quan hàng XK và nhân viên của công ty sẽ nộp lệ phí hải quan. Sau quá trình kiểm hóa nhân viên hải quan sẽ đóng dấu niêm Seal phía ngoài Container.
- Doanh nghiệp đăng ký tham gia thủ tục Hải quan điện tử (HQĐT)
Công ty thực hiện đang ký tham gia hải quan điện tử theo mẫu và nộp bảng đăng ký cho Chi cục hải quan điện tử nơi đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử (Lấy mẫu từ trang web http/:www.customs.gov.vn của Tổng cục Hải quan). Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận bảng đăng ký, nếu bảng đăng ký hợp lệ thì Chi cục trưởng Chi cục Hải quan điện tử cấp tài khoản truy cập và cấp giấy công nhận tham gia thủ tục hải quan điện tử theo mẫu hoặc thông báo từ chối có nêu rõ lý do.
Mỗi doanh nghiệp chỉ đăng ký tham gia thủ tục Hải quan điện tử một lần nên khi công ty có yêu cầu của khách hàng thì không phải mất thời gian đăng ký tham gia thêm lần nào nữa.
- Khai tờ khai Hải quan điện tử
Thông tin tờ khai hải quan điện tử trên máy vi tính đúng theo các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn quy định theo mẫu có sẵn. Tùy vào từng loại hình khác nhau sẽ có mẫu khai hải quan điện tử khác nhau. Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào tờ khai hải quan điện tử sẽ gửi đến cơ quan hải quan. Hệ thống tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử trong vòng 24h và 7 ngày trong tuần.
- Nhận thông tin phản hồi từ Chi cục Hải quan
Sau khi tờ khai điện tử được gửi đến hệ thống sẽ được cán bộ hải quan kiểm tra. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ và
kiểm tra lại số thuế mà người khai đã khai. Nếu kiểm tra thấy hợp lệ đúng với khai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này chứng từ ghi số thuế. Hải quan sẽ kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải quan điện tử để đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra:
+ Đối với mức 1 (Luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Với Tờ khai được phân luồng là luồng xanh thì công chức hải quan ký, đóng dấu vào ô 30 xác nhận đã thông quan, sau đó nhân viên giao nhận sẽ đưa hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan đóng dấu đã làm thủ tục hải quan và trả tờ khai lại cho người khai hải quan.
+ Đối với mức 2 (Luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Đối với mức 3 (Luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Ở mức này hàng hóa có thể kiểm tra từ 5% đến 100% toàn bộ lô hàng.
Hiện nay, công ty đã thực hiện việc khai hải quan điện tử thông qua trang Web của Tổng cục Hải quan và sử dụng phần mềm khai hải quan ECUS VNACCS
Hình 2.4. Giao diện phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS5 VNACCS
Bước 7: Vận chuyển Container đã đóng hàng ra cảng
Sau khi khách hàng đóng hàng vào Container xong, khách hàng sẽ thông báo trước cho bên công ty để công ty điều động xe đến vận chuyển ra cảng. Khi hàng hóa đã được hải quan kiểm hóa, niêm phong kẹp chì, thì khách hàng giao tờ khai hải quan thông quan cho nhân viên giao nhận để hải quan giám sát Container xuất khẩu.
Trong quá trình vận chuyển Container ra cảng hàng hóa trong Container phải chịu sự giám sát theo dõi của nhân viên hải quan.
Bước 8: Làm thủ tục với cảng và giao hàng tại bãi Container
Trước khi tài xế vận chuyển Container ra cảng thì nhân viên giao nhận của công ty phải đến phòng thương vụ cảng để làm lệnh nâng hạ và giao Container tại CY để lô hàng được giao lên tàu đúng với lịch trình của tàu biển đáp ứng đúng theo yêu cầu của khách hàng. Công việc được tiến hành giống như khi ta làm thủ tục để nhận Container rỗng tại phòng thương vụ cảng.
Bước 9: Giao hàng lên tàu
Công ty tiến hành giao Container đã niêm phong kẹp chì cho người chuyên chở. Khi hàng đã được xếp lên tàu, thuyền trưởng sẽ cấp cho công ty biên lai thuyền trưởng. Việc cấp biên lai thuyền trưởng là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp lên tàu, đã được xử lý một cách thích hợp và cẩn thận. Dựa trên cơ sở biên lai thuyền trưởng, hãng tàu sẽ cấp vận đơn đường biển cho công ty.
Bước 10: Giao bộ chứng từ cho chủ hàng
Sau khi lô hàng đã được đưa vào bãi Container, công ty tiến hành giao đầy đủ chứng từ theo đúng điều kiện ghi trong hợp đồng ngoại thương cho chủ hàng.
Bộ chứng từ gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commerciel Invoice) - Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list) - Vận đơn đường biển (Bill Of Lading)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin).
Bước 11: Thanh lý hợp đồng và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Sau khi hoàn tất toàn bộ công tác gửi hàng, công ty lập hóa đơn để yêu cầu người gửi hàng thanh toán các khoản chi phí cho việc gửi hàng. Thực tế công tác thanh toán thường được thực hiện dưới hình thức chuyển tiền.
Nếu có khiếu nại gì về hàng hóa, công ty sẽ kết hợp với bên liên quan để giải quyết sao cho không ảnh hưởng đến lợi ích của mình và của khách hàng. Sau 10 ngày mà không có khiếu nại gì thì việc giao lô hàng đã kết thúc.
Công ty thực hiện đúng theo với hợp đồng giao nhận mà công ty và khách hàng đã ký kết nên việc khiếu nại đối với công ty ít xảy ra.