- Theo như quan sát trong sơ đồ bộ phận lễ tân hoặt động theo mô hình trức tuyến chức năng chịu quản lý bởi Trưởng bộ phận Lễ tân được điều hành trực tiếp
CHƯƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN
HIỆN QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN
3.1. Những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn về chuẩn bịvà thực hiện quy trình đăng ký khách sạn và thực hiện quy trình đăng ký khách sạn
3.1.1 Những điểm giống nhau
a. Quy trình thực hiện
- Đều chuẩn bị các hồ sơ đăng ký khách sạn và các giấy tờ liên quan sắp ngăn ngắp đúng vị trí để khách đến dễ thuận tiện trong việc đăng ký tránh trường hợp khách chờ quá lâu.
-Giống nhau ở bước 1: Đều tiếp nhận yêu cầu đăng ký khách sạn cho khách ( chào hỏi, gợi ý giúp đỡ, tên khách, ngày đến, ngày đi...)
-Giống nhau bước 2: Xác nhận chi tiết đặt buồng( thông tin đặt buồng, hỏi tên khách mã số buồng, tìm hồ sơ đăng ký khách sạn chuẩn bị trước) nếu đã đặt buồng trước thì tiến hành xác nhận thông tin và đăng ký khách sạn . Nếu khách chưa thì xác nhận yêu cầu và khả năng đáp ứng thỏa thuận và thuyết phục khách.
-Giống nhau bước 5: Giao chìa khóa buồng và phiếu dịch vụ cho khách ( giáo chìa khóa buồng đồng thời cũng phổ biến nội dung quy định khách sạn )
-Giống nhau bước 6: Hướng dẫn khách lên buồng (liên hệ với các bộ phận liên quan nhằm có sự chuẩn bị và phục vụ khách một cách tốt nhất).
b. Điều kiện và các yêu cầu khi thực hiện công việc
- Đều kiểm tra nắm rõ thông tin khách và tình trạng buồng. - Chuẩn bị tốt quầy lễ tân và khu vực đón tiếp khách. - Tâm lý thoải mái và tự tin.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký khách sạn.
- Sắp xếp các loại hồ sơ ngay ngắn, bỏ đúng vào khu vực cần sử dụng để tránh làm mất thời gian của khách và việc kiểm tra cũng lâu hơn.
- Thao tác nhanh, dứt khoát.
- Nắm vững quy trình đăng ký khách sạn cho khách.
c. Kết quả
- Hoàn tất thủ tục đăng ký khách sạn cho khách một cách nhanh chóng và tránh sai sót.
- Nhanh và rút thời gian tránh cho khách chờ quá lâu. - Đều nắm rõ các quy trình đăng ký khách sạn
- Phối hợp đồng điệu với các bộ phận có liên quan - Thể hiện tính chuyên nghiệp qua công việc - Tránh sai sót trong các bước tiếp theo
3.1.2. Những điểm khác nhau
- Khác nhau ở bước 3: Hoàn thành biểu mẫu (bước này khách sạn tiến hành mượn giấy tờ tùy thân và hoàn thành biểu mẫu sau cùng )
- Khác nhau bước 4:Thực hiện đảm bảo thanh toán (khách sạn hầu như bước thanh toán sau khi khách yêu cầu check out).
- Khác nhau bước 6: Giới thiệu thông tin về khách sạn ( bước này khách sạn thường không sử dụng ) thay vào đó là hướng dẫn khách lên phòng ngay
b. Điều kiện và các yêu cầu khi thực hiện công việc
- Hầu như điều kiện và yêu cầu thực hiện công việc đều đòi hỏi giống nhau. - Tác phong thần thái được chú trọng, tóc màu tối và chải chuốt gọn gàng
- Vì thực tế nên khi check in cần kiểm soát tốt thái độ và luôn luôn niềm nở với khách để tạo ấn tượng tốt với khách
- Giải quyết các vấn đề thực tế hơn và đòi hòi cách giải quyết phải linh hoạt hơn.
c. Kết quả
- Về lý thuyết trường chưa phối hợp giữa việc sử dụng máy tính và thực hiện hiện quy trình với nhau.
- Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau
- Tạo nên sư ấn tượng với khách ngay từ lần đầu gặp mặt, nâng cao chất lượng khách sạn.
- Về lý thuyết khi học trên trường thì có ít tình huống phàn nàn hơn thực tiễn thì có rất nhiều tình huống phàn nàn bất ngờ từ khách..
- Các bước thường diễn ra không theo thứ tự .
3.2. Bài học kinh nghiệm của bản thân khi thực hiện chuẩn bị và thựchiện quy trình đăng ký cho khách tại khách sạn Green Hotel hiện quy trình đăng ký cho khách tại khách sạn Green Hotel
- Biết được cách giao tiếp đối với khách hàng - Biết và sử dụng các phần mềm máy tính - Cần trao dồi thêm kỹ năng mềm
- Biết thêm một số kiến thức và xử lý tình huống
- Tiếp thu và nhớ nhanh các bước làm thủ tục chuẩn bị và thực hiện thủ tục cho khách.