- Trưởng bộ phận Lễ tân và giám sát bộ phận Lễ tân sẽ là người trực tiếp đứng ra quản lý và giám sát. Cách thức quản lý và giám sát được tiến hành theo tiến trình sau:
+Hình thành phương án: Từ những yêu cầu chung của công việc, người quản lý, giám sát bộ phận Lễ tân đưa ra phương án thực hiện mà trong đó đã hình dung hết cơng việc, đã lý giải được các câu hỏi để thực hiện tốt cơng việc.
+Triển khai phương án: Sau khi có phương án thì quản lý bộ phận Lễ tân sẽ thông báo và phân công thực hiện đến từng nhân viên Lễ tân.
+Giải quyết các vấn đề phát sinh: Trong q trình thực hiện cơng việc theo phương án, có rất nhiều vấn đề phát sinh (chưa có trong phương án) thì người quản lý giám sát cùng các nhân viên Lễ tân sẽ bàn bạc cùng đưa ra hướng giải quyết.
+Kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc: Việc kiểm tra công việc nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng các bước theo mục tiêu đã đề ra. Cơng việc kiểm tra có thể do người quản lý giám sát Lễ tân trực tiếp thực hiện hoặc có thể ủy quyền cho cấp dưới (nếu được).
+Đánh giá kết quả: Bước cuối cùng của quy trình là đánh giá kết quả theo mục tiêu chung, có vấn đề nào tồn tại cần tiếp tục giải quyết.
- Kiểm sốt cơng việc là việc thiết lập các định mức và chuẩn mực để đánh giá hiệu quả của công việc và các biện pháp sửa chữa nếu kết quả không tương xứng với chuẩn mực đã quy định.
- Các định mức và chuẩn mực thì tùy thuộc vào đặc điểm chuyên môn của từng công việc. Với cơng việc Lễ tân đó là số lượng phịng bán được, tổng số ngày khách lưu trú, chất lượng phục vụ khách.
- Khâu kiểm sốt cơng việc nhằm thực hiện nội dung công việc mà khâu kế hoạch đã lập ra.
- Chỉ đạo cơng việc: là q trình gây ảnh hưởng, thuyết phục và chỉ dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện. Chức năng chỉ đạo đặc biệt quan trọng đối với quản lý Lễ tân. Những yếu tố tạo nên sự thành công trong chỉ đạo công việc là:
+Truyền đạt rõ ràng những nhiệm vụ cần tiến hành và lưu ý đến những ý kiến và đề nghị của nhân viên.
+Quan tâm đến lợi ích, vật chất và tinh thần của nhân viên.
+Đáp ứng hoặc áp dụng các đề nghị, yêu cầu thích đáng và giải thích lý do của các quyết định.
+Thảo luận với nhân viên Lễ tân về kế hoạch chương trình cơng việc trước khi đi
đến quyết định, kêu gọi sự đóng góp ý kiến và sự hợp tác của họ.
+Phát triển khả năng và sự suy đốn của Lễ tân để họ có thể tự quyết định khi cần trong công việc.
+Thông báo cho nhân viên Lễ tân biết về thành quả công việc của họ.
+Sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm với nhân viên trong cơng việc và nhận lỗi ngay sau khi sai sót thuộc về mình.