9.1. Kế hoạch theo dõi thực hiện dự án trên các mặt:9.1.1. Thực hiện dự án: 9.1.1. Thực hiện dự án:
Chủ dự án là Tổng cục Hải quan. Tổng cục Hải quan thành lập Ban Triển khai dự án thay mặt cho chủ dự án để tiến hành thực hiện các công việc theo kế hoạch dự án. Việc thực hiện dự án theo các quy định của Hiệp định Hợp tác kỹ thuật giữa Chính phủ Nhật Bản và Chính phủ nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, được ký vào ngày 20 tháng 10 năm 1998; và quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.
Dự án sẽ được thực hiện trong 3 năm với lộ trình và kế hoạch được nêu tại Ma trận thiết kế dự án (khung logic của dự án) và Kế hoạch dự án (kèm theo).
9.1.2. Quản lý dự án:
Ban quản lý dự án sẽ được thành lập theo quy định của Pháp luật Việt Nam để triển khai thực hiện dự án. Thành phần cơ cấu tổ chức và kế hoạch theo dõi thực hiện dự án sẽ được thực hiện theo nội dung ghi tại mục VIII – Tổ chức thực hiện dự án trên đây.
9.1.3. Xử lý, phản hồi thông tin theo dõi.
BQLDA làm đầu mối của TCHQ trong việc liên hệ với nhà tài trợ và phối hợp với các đơn vị chức năng tham gia các hoạt động của dự án và về các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện dự án. Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện sẽ được BQLDA báo cáo cơ quan thực hiện dự án, chủ dự án, cơ quan chủ quản dự án và Nhà tài trợ thông qua các phiên họp của Uỷ ban điều phối chung.
Theo quy định hiện hành hàng tháng quý năm, Ban Quản lý dự án (thay mặt cho Chủ dự án) sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án lên Cơ quan Chủ quản là Bộ Tài chính thông qua các đầu mối Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Kế hoạch Tài chính.
Ngoài ra, Ban Quản lý dự án sẽ thực hiện công tác đánh giá đầu kỳ, đánh giá giữa kỳ và đánh giá kết thúc dự án có sự phối kết hợp chuyên gia tư vấn về theo dõi và đánh giá dự án trong nước. Việc đánh giá dự án là để phục vụ nhu cầu phía Hải quan nắm bắt tiến độ và tình hình triển khai dự án, đúc rúc các bài học kinh nghiệm trong kế hoạch hành động tiếp theo.
Việc đánh giá dự án tại Việt Nam sẽ do JICA và các cơ quan chức năng liên quan của Việt Nam cùng tiến hành vào thời gian giữa và 6 tháng cuối của giai đoạn hợp tác nhằm kiểm tra mức độ thành tựu đạt được trên cơ sở Ma trận đánh giá dự án đã thoả thuận với JICA và theo các quy định của Việt Nam về quản lý dự án ODA.
9.3. Chế độ kiểm tra, báo cáo của dự án.
Ban Quản lý dự án sẽ báo cáo tiến độ thực hiện dự án và kết quả dự án lên chủ dự án là Tổng cục Hải quan và Cơ quan chủ quản (Bộ Tài chính) và báo cáo cho nhà tài trợ.
Ủy ban điều phối chung của dự án sẽ quyết định chế độ kiểm tra dự án theo các quy định liên quan đối với khoản viện trợ không hoàn lại.
Cơ quan chủ quản dự án sẽ quyết định kiểm tra dự án trên cơ sở các quy định hiện hành về quản lý nguồn viện trợ không hoàn lại, nguồn mua sắm từ ngân sách nhà nước.
Ban Quản lý dự án sẽ tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện dự án như lập báo cáo, thuê tư vấn tiến hành đánh giá ban đầu, giữa kỳ và kết thúc; gửi báo cáo tình hình thực hiện dự án định kỳ và đột xuất tới TCHQ và Bộ Tài chinh. Làm đầu mối thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, tập hợp, phân loại, lưu trữ toàn bộ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến dự án. Cung cấp các thông tin chính xác và trung thực trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao theo quy định pháp luật về cung cấp thông tin.