Những người quản lý và điều hành yến tiệc là những người trực tiếp mang lại thành công cho dịch vụ tiệc, họ biết rằng thị trường của họ cơ bản là những hội nghị của các nhóm đoàn thể, công ty kinh doanh, những nhóm hoạt động xã hội và cá nhân khách hàng. Các nhà quản lý tiệc phải nhận biết được khách hàng muốn gì và tổ chức cung cấp tiệc như thế nào, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng thoả mãn giữa cả hai phía, khách hàng và đơn vị phục vụ. Dĩ nhiên cách thức tiếp thị hiệu quả nhất là danh tiếng vững chắc của đơn vị dịch vụ đối với công việc phục vụ tiệc hoàn hảo.
Trong nhiều bộ phận tiệc, giám đốc ẩm thực là người giám sát những giám đốc điều hành tiệc và những người này lại giám sát người quản lý kinh doanh tiệc và quản lý điều hành tiệc. Một nhu cầu hiển nhiên cho việc giao tiếp và phối hợp chặt chẽ giữa giám đốc điều hành tiệc và bộ phận kinh doanh & tiếp thị, bộ phận này kinh doanh những buổi tiệc có liên quan đến những dịch vụ khác trong khách sạn. Trách nhiệm bày trí phòng tiệc theo yêu cầu của khách và phục vụ ăn uống trong buổi tiệc nói chung thuộc về quản lý tiệc và những trợ lý của họ.
55
Giám đốc phụ trách kinh doanh tiệc hay Quản đốc phụ trách tiệc phân công công việc để các bộ phận chủ động làm việc như: Bếp chuẩn bị nguyên liệu và chế biến các món ăn, Bar chuẩn bị pha chế thức uống, bộ phận Bàn trực tiếp chuẩn bị lau rửa, vận chuyển, đón tiếp khách và phục vụ khách ăn uống. Nhóm nhân viên phục vụ phụ trách đồ vải cung cấp khăn trải bàn, khăn ăn, vải bọc ghế, nhóm kỹ thuật trang trí phòng tiệc, v.v....
Khi lập kế hoạch về nhân sự cần chú trọng đến những yếu tố sau: - Khối lượng công việc cần hoàn thành
- Lượng khách dự tiệc: Lượng khách dự tiệc liên quan đến số lượng nhân viên phục vụ tiệc. Do đó đòi hỏi phải lên kế hoạch số lượng nhân viên phục vụ.
- Loại hình tiệc; Loại hình tiệc ngồi hay tiệc đứng hay các loại tiệc khác quyết định đến số lượng nhân viên và các công việc cần làm.
- Loại hình phục vụ món ăn: Món ăn được phục vụ như thế nào liên quan đến số lượng và kỹ năng, kỹ xảo phục vụ. vì vậy, nhân viên phục vụ phải được huấn luyện trước về cách thức phục vụ món ăn.
- Phong cách, nghệ thuật phục vụ: Phong cách và nghệ thuật phục vụ là cách thức sắp xếp đội hình nhân viên, cách thức phục vụ từng loại đồ uống, món ăn. Vì vậy cần phải có kế hoạch phân công công việc phù hợp với kỹ năng chuyên môn của nhân viên.
- Chi phí nhân công: Kế hoạch nhân sự còn phụ thuộc vào ngân sách dự trù cho nhân công và tiền lương bình quân của mỗi người phục vụ một bữa tiệc. Nếu nhân viên quá đông so với sự cần thiết thì sẽ ảnh hưởng đến thu nhập cá nhân và nếu quá ít thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.
- Tiêu chuẩn phục vụ: Mỗi món ăn và thức uống phải được quy dịnh về tiêu chuẩn phục vụ. Đây là quy trình, quy chuẩn để tất cả các nhân viên phục vụ với chất lượng đồng đều.
- Năng lực phục vụ của nhân viên: Năng lực phục vụ của nhân viên ảnh hưởng đến nang suất, hiệu quả phục vụ. cần xác định một nhân viên phục vụ bao nhiêu bàn, bao nhiêu khách.
56