Chương 2: Thực Trạng Về Hoạt Động Marketing Của Khách Sạn ParkRoyal Saigon
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Khách Sạn ParkRoyal Saigon gồm nhiều bộ phận khác nhau cùng phối hợp làm việc nhằm mang lại dịch vụ tốt nhất cho Khách, các bộ phận gồm: * Bộ Phận Kinh Doanh Tiếp Thị (Sales and Marketing Department)
* Bộ Phận Ẩm Thực (Food and Beverage Department) * Bộ Phận Bếp (Kitchen Section)
* Bộ Phận Tiền Sảnh (Front Office Department) * Bộ Phận Quản Gia (Housekeeping Dep artment) * Bộ Phận Tài Chính (Finance Department) * Bộ Phận Kỹ Thuật (M aintenance Department) * Bộ Phận Bảo Vệ (Security Department)
* Bộ Phận Nhân Sự ( Human Resources Department)
Tổng giám đốc
Phụ trách chung các bộ phận của khách sạn, phụ trách trực tiếp bộ phận kinh doanh, khối F&B, hành chánh, kế toán…
- Chịu trách nhiệm kỹ thuật xây dựng cơ bản và phát triển dịch vụ.
- Bảo vệ chính trị nội bộ, lực lượng tự vệ khách sạn, công tác an toàn phòng cháy chữa cháy…
Hiện nay tổng giám của khách sạn ParkRoyal Saigon là ông Leoneil Monard quốc tịch Pháp. Ông điều hành, giám sát toàn bộ các hoạt động của khách sạn qua sự trợ giúp của các trưởng bộ phận.
Bộ phận tổ chức nhân sự
Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ giúp đỡ các bộ phận khác trong việc tuyển dụng đào tạo, và tái đào tạo đội ngũ nhân viên trong khách sạn. Hiện nay đứng đầu bộ phận của khách sạn ParkRoyal Saigon là chị Nguyễn Thị Khánh Thùy. Khách sạn luôn tổ chức các khóa học đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên tại các bộ phận theo từng đợt đồng thời bộ phận nhân sự cũng tổ chức các lớp tiếng Anh nâng
cao cho toàn bộ nhân viên trong khách sạn vào các ngày thứ 3 - thứ 5 hoặc thứ 4 - thứ 6 hàng tuần.
Ngoài ra bộ phận nhân sự cũng phụ trách tất cả các chế độ liên quan đến nhân sự, chế độ lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ phúc lợi cho nhân viên.
Bộ phận tiền sảnh
Có chức năng đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộ phận khác trong khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn với khách hàng.
Bộ phận lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong khách sạn, tham mưu cho giám đốc cung cấp thông tin về khách. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủ của khách sạn như: đón tiếp khách, bố trí phòng ngủ, giữ đồ cho khách, thanh toán, … Nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn tuợng cho khách. Giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách. Giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quy ết các vấn dề phát sinh. Đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách và khách sạn.
Bộ phận tiền sảnh vừa là bộ mặt của khách sạn vừa là bộ thần kinh trung ương của cả khách sạn. Bộ phận bao gồm các bộ phận nhỏ khác như: tổng đài(operator), đặt phòng(reservation), tiếp tân(reception), thu ngân(cashier), thường trực(concierge), dịch vụ hành chính(business center).
Bộ phận là cầu nối giữa khách sạn và khách hàng. Hầu hết các hoạt động của khách sạn đều thông qua bộ phận tiền sảnh.
Bộ phận phòng, giặt là, tạp vụ
Đây là bộ phận tạo ra doanh thu chính cho khách sạn. Là bộ phận chăm lo sự nghỉ ngơi của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn và đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản cho khách. Buồng phối hợp với bộ phận lễ tân theo dõi và quản lý
khách thuê phòng nghỉ tại khách sạn. Bảo quản các trang thiết bị nội thất và vệ sinh hàng ngày cho khách sạn. Nhận chuy ển các yêu cầu của khách như giặt là, massage và các dịch vụ bổ sung khác. Thông báo chi cho bộ phận lập hoá đơn các tài khoản tiêu dùng của khách thuộc phạm vi quản lý. Tiếp nhận các vật tư từ bộ phận hành chính nhân sự, các vật tư phục vụ cho quá trình vệ sinh phòng. Làm nhiệm vụ vệ sinh làm sạch toàn bộ khách sạn cả trong và ngoài. Chăm sóc toàn bộ hệ thống cây xanh trong khách sạn. Phụ trách gặt ủi đồng phục cho nhân viên và toàn bộ đồ vải của khách sạn cũng như quần áo của khách khi có yêu cầu.
Bộ phận nhà hàng
Đảm nhận tất cả các công việc từ phục vụ khách ăn uống hàng ngày cho đến các bữa tiệc lớn nhỏ. Thực hiện chức năng tiêu thụ và bán hàng, đưa ra thực đơn giới thiệu các món ăn và thuyết phục khách sử dụng. N ghiên cứu nhu cầu ăn uống của khách, tổ chức chế biến phục vụ các loại thực đơn phù hợp với các loại khách. Quảng cáo, khuếch trương các dịch vụ ăn uống trong khách sạn. Đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm để đảm bảo về uy tín chất lượng của khách sạn và thoả mãn mọi nhu cầu của khách về ăn uống.
Phụ trách toàn bộ hoạt động của các nhà hàng, quầy bar trong khách sạn, thực hiện các dịch vụ về ăn uống, tổ chức các loại hình tiệc. Đồng thời cũng phục vụ ăn uống tại phòng cho khách trong khách sạn.
Bộ phận bếp
Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị hội thảo theo yêu cầu của khách.
Bộ phận sale-marke ting
Thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản phẩm của khách sạn trong và ngoài nước nhằm thu hút khách và tối đa hoá lợi nhuận. N ghiên cứu thị hiếu, đặc điểm tính cách dân tộc, tôn giáo của khách. Thực hiện hợp đồng liên kết với các công ty du lịch và khách sạn trong cả nước. Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng, chiến lược
kinh doanh, đề ra biện pháp khôi phục những nhược điểm và phát huy lợi thế trong kinh doanh. Tìm kiếm các mối khách hàng, các khách đặt hội nghị, hội thảo, tiệc, ..Đảm nhận việc đặt phòng trước cho khách hàng thông qua việc liên lạc thường xuyên với lễ tân và bộ phận nhà buồng.
Chịu trách nhiện tìm kiếm và phát triển khách hàng. Thực hiện các công việc xúc tiến thương mại, các chiến dịch quảng cáo và quan hệ đối ngoại. Bảo đảm nguồn thu và công suất phòng cho khách sạn.
Bộ phận Kế toán
Chịu trách nhiệm kiểm soát hệ thống hóa đơn xuất nhập trong toàn bộ khách sạn. Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo tài chính, thuế của nhà nước. Bộ phận Bảo vệ
Chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của khách hàng, nhân viên và tài sản của khách sạn. Chịu trách nhiệm về an ninh bên trong cũng như bên ngoài khách sạn, đảm bảo an toàn cho khách cũng như nhân viên trong khách sạn. Bảo đảm và kiểm soat hệ thống phòng cháy chữa cháy trong khách sạn. Khách sạn ParkRoyal rất coi trọng vấn đề an toàn cháy nổ nên nhiệm vụ phòng cháy chữa cháy trong khách sạn được đặt lên vị trí hàng đầu. Nhân viên của bộ phận này luôn phải thay ca nhau làm việc 24/24h.
Bộ phận Kỹ thuật
Chịu trách nhiệm sửa chữa và bảo trì toàn bộ khách sạn. Thực hiện các chương trình bảo dưỡng định kì để tránh hư hỏng các trang thiết bị bên trong cũng như bên ngoài khách sạn.