5.1 Đóng gói tệp tin
Khi chạy tập tin MS - PowerPoint dạng .ppt hay .pps thì trong máy tính phải cài đặt sẵn chương trình MS - PowerPoint. Khi đúng gói tập tin, chương trình sẽ tự động gộp thêm các tệp tin hệ thống này cho phép trình diễn tệp trình diễn trên máy tính chưa cài đặt Power
Point. Để đóng gói tệp tin trình diễn từ MS - PowerPoint, trước hết mở tập tin trình diễn trong Power Point và thực hiện như sau: Chọn File / Pack and Go …
Lưu ý: Nếu máy tính định sử dụng để trình diễn đã có sẵn MS - PowerPoint thì chỉ cần chép tệp tin dạng .pps là đủ. Để tạo tệp tin trình diễn có đuôi mở rộng là .pps thì chỉ cần lưu tệp tin dưới dạng PowePoint Show như sau:
Hình 5.1: Lưu tệp tin dưới dạng có đuôi mở rộng .pps
5.2 Thực hiện in ấn
Trong MS - PowerPoint, người dùng có thể in ra bài trình diễn của mình dưới dạng một Slide trên một trang hoặc nhiều Slide trên một trang. Thuật ngữ trong MS - PowerPoint gọi việc in trang in gồm nhiều Slide là in Handout, còn in trang in chỉ có một Slide là in Slides. Trước khi in, người dùng cần thay đổi các thông số của trang in như: hướng in, kích thước trang in ... nếu không muốn dùng các thông số mặc định.
5.2.1 Thay đổi các thông số trang in
Trước hết chọn chức năng File->Page Setup, ta thu được cửa sổ cho phép thiết lập các thông số trang in như sau:
Hình 5.2: Thiết lập các thông số trang in
5.2.2 Thiết lập in mỗi Slide trên một trang
Để in một Slide trên một trang, chọn File -> Print trên thanh Menu. Sau đó làm các bước như sau:
Hình 5.3: Thiết lập in mỗi Slide trên một trang
5.2.2 Thiết lập in nhiều Slide trên một trang
Để in nhiều Slide trên một trang, các thao tác giống như in một Slide trên một trang, ngoại trừ các thao tác sau:
Hình 5.4: Thiết lập in nhiều Slide trên một trang
5.3 Trình chiếu Slide
5.3.1 Trình chiếu Slide ở chế độ soạn thảo
Để trình diễn cần chuyển sang khung nhìn Slide Show bằng các cách sau:
Cách 1: Chọn phím F5 hoặc chọn chức năng Slide Show -> View Show trên thanh thực đơn.
Cách 2: Kích chuột vào khung nhìn Slide Show như sau:
Hình 5.5: Chuyển sang khung nhìn Slide Show
Trong khung nhìn Slide Show, các Slide sẽ chiếm toàn màn hình, mỗi thời điểm chỉ 1 Slide được hiện ra.
Sau khi chuyển sang chế độ Slide Show, để dịch chuyển tiến lui giữa các Slide, người trình diễn dùng 1 số nút bấm hoặc kích chuột như sau :
Tiến: kích chuột hoặc bấm PgUp Lui: bấm PgDn
Dừng trình diễn: bấm phím Esc.
Kích chuột phải lên điểm bất kỳ của màn hình, rồi chọn Go -> Slide Navigator. Tiếp đến kích chọn Slide cần chuyển đến rồi kích Go To.
Giữa các lần chuyển tiếp Slide, người trình diễn có thể dừng lại để thuyết minh về các nội dung trong Slide hiện thời trước khi chuyển sang Slide mới.
5.3.2 Trình chiếu từ tệp tin dạng .PPS
Nếu tệp tin được lưu ở dạng .PPS thì chỉ cần kích đúp lên tệp tin đó và thực hiện các theo tác di chuyển giữa các Slide trong quá trình trình chiếu như ở chế độ soạn thảo.
VI. KINH NGHIỆM SỬ DỤNG POWERPOINT
Khi sử dụng PowerPoint, điều đầu tiên phải luôn ghi nhớ là style consistency, nghĩa là thống nhất trong phong cách: Font nào dùng cho Title, font nào cho content, màu sắc ra sao, background thế nào, bullets hình gì, tất cả đều phải thống nhất từ đầu tới cuối slideshow. Điều này có thể dễ dàng thực hiện nếu dùng Slide Master (View>Master>Slide Master).
Có thể xem Slide Master là khuôn mẫu cho tất cả mọi slide trong slideshow. Slide Master gồm có 2 slide là Title Master (cho slide tựa đề) và Slide Master (cho nội dung). Bằng việc format 2 slide này, ta tác động đến toàn bộ các slide trong slideshow.
Khác với Word - thường gõ xong văn bản thô mới tiến hành format; Quy trình chế bản các slideshow trong PowerPoint nên theo trình tự: