II. Mô hình quản trị chuỗi cung ứng của Toyota
1. Tổng quan về chuỗi cung ứng của Toyota
Trƣớc khi đi vào tìm hiểu sâu về việc quản trị chuỗi cung ứng của Toyota, ngƣời viết xin nêu những nét khái quát chung về chuỗi cung ứng của công ty thể hiện ở dòng hình thành sản phẩm qua sơ đồ sau
Hình 2.3 Dòng hình thành sản phẩm Nhà cung cấp Hậu cần nội bộ Nhà máy
Thân Sơn Lắp Kiểm xe ráp tra
Hâu cần bên ngoài
Đại lý
(Nguồn: Ananth V. Iyer, Sridhar Seshadri, Roy Vasher, Toyota supply chain management, The McGraw-Hill Companies,p 12)
Các bộ phận, linh kiện đƣợc sản xuất bởi các nhà cung cấp và đƣợc vận chuyển về nhà máy lắp ráp. Ở nhà máy lắp ráp, một chiếc xe đƣợc bắt đầu ở xƣởng thân xe, rồi đến xƣởng sơn, xƣởng lắp ráp và cuối cùng đƣợc kiểm tra toàn bộ, sau khi sản xuất xong, xe ô tô đƣợc chuyển đến các đại lý thông qua hậu cần bên ngoài. Trên thực tế quy trình này tƣơng đối phức tạp vì một chiếc xe vốn rất lớn và cồng kềnh, đƣợc lắp ráp từ hàng ngàn bộ phận từ hàng trăm nhà cung cấp và cũng có hàng ngàn bộ phận kết hợp ở xe cần đƣợc sản xuất.
Các nhà cung cấp cung ứng hàng ngàn bộ phận và linh kiện để tạo nên một chiếc xe. Những bộ phận và linh kiện này đƣợc nhận về qua hệ thống hậu cần bên trong từ hàng trăm nhà cung cấp bậc 1. Bậc 1 bao gồm các nhà cung cấp cấp đầu tiên, họ sản xuất và giao các bộ phận trực tiếp đến các nhà máy lắp ráp. Bởi vì bản thân các nhà cung cấp cũng cần đến các nhà cung cấp khác, nên chuỗi cung ứng chứa bao gồm vài cấp độ đƣợc đề cập đến nhƣ là bậc 1, bậc 2, bậc 3... Vì thế đối với một nhà máy lắp ráp ô tô chuỗi cung ứng nội bộ là khá phức tạp. Thêm vào đó, các nhà cung cấp lại ở các vị trí địa lý khác nhau, nên thời gian các bộ phận, linh kiện từ mỗi nhà cung cấp chuyển đến nhà máy lắp ráp có thể không giống nhau. Ví dụ nhƣ các nhà cung cấp ở địa phƣơng có thể chỉ mất vài ngày để chuyển hàng đến bộ phận lắp ráp, trong khi đó, công tác vận chuyển hàng hóa từ các nhà cung cấp ở nƣớc ngoài có thể phải mất vài tuần.
Hậu cần nội bộ (inbound logistics): Sau khi đƣợc sản xuất thì các bộ phận và linh kiện đƣợc chuyển đến nhà máy lắp ráp theo nhiều phƣơng thức khác nhau . Toyota đi theo hƣớng sản xuất ―đúng lúc, kịp thời‖ (just-in-time) nên đòi hỏi độ tin cậy và tính chính xác cao trong công tác quản lý hậu cần nội bộ. Do đó, Toyota đảm nhiệm toàn bộ việc nhận hàng và vận chuyển các bộ phận từ nhà cung cấp tới các nhà máy thông qua công ty chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần. Toyota tổ chức các nhà cung cấp thành các nhóm dựa trên khoảng cách địa lý. Các chặng đƣờng vận chuyển bằng xe tải đƣợc thiết kế để các bộ phận đƣợc thu gom từ nhiều nhà cung cấp chung và chuyển tới một kho trung chuyển của vùng. Để tăng tính hiệu quả, một chiếc xe tải sẽ cùng một lúc nhận các bộ phận không chỉ từ các nhà cung cấp chung mà còn từ mỗi nhà cung cấp đƣợc chỉ định riêng cho các nhà máy khác nhau của Toyota. Các bộ phận đƣợc phân loại ở kho trung chuyển, sau đó chúng đƣợc chuyển lên xe tải và đƣa tới mỗi nhà máy.
Sản xuất: Xe đƣợc sản xuất ở nhà máy lắp ráp từ các bộ phận, linh kiện. Nhà máy đƣợc chia thành các phân xƣởng khác nhau. Đầu tiên, xe đƣợc tạo khung và vỏ ở xƣởng thân xe. Các phần của thân xe đƣợc dập ở xƣởng dập bằng áp suất. Công ty sử dụng robot ở xƣởng thân xe để hàn các bộ phận lại với nhau. Sau đó, xe sẽ đƣợc chuyển đến xƣởng sơn để sơn bên ngoài và đƣợc đƣa xuống dây chuyền cuối cùng để lắp ráp. Ở đây, hầu hết các phần đƣợc cung cấp bởi các nhà cung ứng đã đƣợc cài đặt để để tạo nên một chiếc xe hoàn chỉnh. Mỗi phần đƣợc gắn với một dây chuyền chuẩn hóa để các bộ phận có thể đƣợc di chuyển từ kho hàng đến dây chuyền địa chỉ dựa trên một nhãn mã vạch đƣợc nhà cung cấp gắn vào công-te-nơ chứa các bộ phận đó. Sau khi đƣợc lắp ráp xong, xe còn phải trải qua vài bƣớc kiểm tra nữa, nếu đạt tiêu chuẩn thì mới đƣợc giao cho đại lý.
Hậu cần bên ngoài: Xe sau khi đƣợc sản xuất ở nhà máy lắp ráp phải đƣợc vận
chuyển đến các đại lý. Xe xuất xƣởng đƣợc Toyota thuê vận chuyển theo hai hình thức: đƣờng sắt và đƣờng ô tô. Ngay ở ngoài nhà máy lắp ráp của Toyota có một sân lớn dùng để sắp xếp xe theo thứ tự ƣu tiên giao hàng gọi là ―sân điều phối‖. Sân này
đảm bảo chất lƣợng và sắp xếp xe để giao hàng. Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, xe đƣợc lái vào khu vực dành cho vận chuyển bằng đƣờng sắt hoặc bằng đƣờng bộ và sẵn sàng để giao hàng.
Đại lý: Các đại lý đóng một vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng bởi vì họ là bộ mặt của Toyota trƣớc khách hàng. Họ chịu trách nhiệm bán xe từ nhà sản xuất đến khách hàng mua lẻ. Xe đƣợc chuyển đến đại lý từ nhà máy hoặc từ cảng đến bằng ô tô tải. Thời gian giao hàng sẽ thay đổi phụ thuộc vào địa điểm và giờ làm việc của đại lý. Thông thƣờng, hầu hết các đại lý sẽ đồng ý nhận xe chỉ trong giờ làm việc chính thức, tuy nhiên một đại lý có thể không muốn bị làm gián đoạn trong những lúc bận rộn nhất nên có thể tiến hành nhận xe trong những khoảng thời gian khác nhau. Vì thế các công ty vận tải đƣờng bộ phải nắm rõ khỏang thời gian nhận hàng của đại lý và điều chỉnh kế hoạch giao hàng cho phù hợp. Hầu hết các xe tải sẽ giao một lô xe cho các đại lý khác nhau, vì thế việc giao hàng phải đƣợc lên kế hoạch dựa trên chặng đƣờng giao hàng. Một trong những trách nhiệm chính của ngƣời bán hàng là hƣớng dẫn nhu cầu khách hàng. Mô hình bán hàng của Toyota đƣợc thiết kế để lƣợng xe đƣợc bán nhiều mà đại lý chỉ phải lƣu kho thấp. Mục tiêu là chỉ dự trữ 20% số xe đại diện cho 80% số xe bán ở mỗi khu vực thị trƣờng. Sau khi đại lý bán xe và giao cho khách hàng, họ gửi xác nhận bán hàng đến nhà sản xuất, điều này sẽ giảm dự trữ, cung cấp cho đại lý tín dụng bán hàng và bắt đầu thời gian bảo hành cho khách hàng.