Cơ sở dữ liệu trên bảng tính là một tập hợp các thông tin có liên quan với nhau được tổ chức
theo một cấu trúc: Gồmmột dòng tiêu đềở phía trên, bên dưới là các dòng dữliệu. Danh sách
được tạo ra trên một phần của bảng tính, và được sử dụng để quản lý và bảo trì một khốilượng dữ liệu tương đối lớn và phứctạp.
Chẳng hạn nếu muốn lưu trữ tên, địa chỉ, số điện thoại… của khách hàng, ta có thể tạo ra
một danh sách để quản lý các thông tin sau cho mỗi khách hàng: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Mỗi thông tin trên được đưa vào một cột dữ liệu riêng biệt. Tất cả các cột có liên
quan đến một khách hàng tạo thành một dòng dữ liệu.
Bảng sau đây là một ví dụ về danh sách, với các tiêu đề nằm ở dòng thứ ba và các dòng tiếp theo là các dòng dữ liệu. Các cột trong danh sách có các kiểu dữ liệu khác nhau nhưtrị số, ký tự, tiền tệ và có một số cột được tính ra từ các cột khác.
Chú ý:
- Không dùng các dòng trống để chia nhóm các dòng dữ liệu trong cùng một danh sách. Excel diễn dịch một dòng trống là dấu hiệu kết thúc danh sách.
- Các cột nêncó cùng một kiểu dữ liệu ngoại trừ dòng tiêuđề.
- Các công thức nên được tính toán dựa trên các ô trên cùng một dòng. Nếu phải sử dụng một công thức dựa trên dữ liệu nằm bên ngoài danh sách, bạn hãy sử dụng tham chiếu tuyệtđối.
- Giữa dòng tiêuđề và các dòng dữ liệu không được có một dòngtrống.
- Các ô ở dòng tiêu đề phải có dữ liệu loại chuỗi, cần phải ngắn gọn, không trùnglắp.