Đặt vấn đề
Giả sử trong Excel bạn có danh sách sau:
STT Họ tên Mã ngạch Tên ngạch Tên đơn vị
001 Đào Thị Mai 1003 Phòng Hành chắnh 002 Ngô Văn Nhu 1002 Phòng Hành chắnh 003 Nguyễn Hương 1001 Phòng QLCL 004 Quốc Khánh 1003 Phòng Khoa học 005 Phạm Thành 1002 Phòng Quản trị 006 Trần Thuỷ 1004 Kỹ sư Phòng Tài chắnh
007 Nguyễn Hương 1003 Phòng Thiết bị
008 Lê Dung 1003 Phòng Kinh doanh
Và một bảng mã như sau:
Mã ngạch Tên ngạch công chức
1001 Chuyên viên cao cấp 1002 Chuyên viên chắnh 1003 Chuyên viên 1004 Kỹ sư
Công việc của bạn là phải điền tên ngạch công chức vào cột Tên ngạch ở bảng trên. Nếu bạn nhìn vào bảng bên dưới rồi tự gõ vào cột bên trên tương ứng thì sẽ xảy ra một số tình huống bất lợi là: nếu 2 danh sách trên dài, bạn sẽ phải nhớ mã để nhập (rất khó); nếu bảng mã ngạch có thay đổi, bạn lại phải quay lại danh sách bên trên sửa đổi tất cả các mã ngạch... Chúng ta sẽ phải thực hiện điền tựđộng cho cột Tên ngạch, bằng cách lấy mã ngạch của một người đem so (dò) ở cột đầu tiê của bảng mã, khi tìm thấy thì sẽ lấy giá trị cùng dòng và ở cột thứ 2. Hàm VLOOKUP sẽ giúp bạn giải quyết bài toán trên một cách đơn giản.
Hàm VLOOKUP
Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng dữ liệu và trả về một giá trị trong cùng một dòng từ một cột khác của bảng dữ liệu.
Có thể hiểu VLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu theo cột và trả về giá trị theo hàng.
Cú pháp
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Ễ Lookup_value là một giá trịđể tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu. Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu, VLOOKUP trả về lỗi #N/A.
Ễ Table_array là 2 hoặc nhiều cột dữ liệu (bảng dữ liệu). Những giá trị trong cột đầu tiên của table_array là các giá trị được tìm kiếm bằng lookup_value. Những giá trị này có thể là chuỗi văn bản, số hoặc giá trị logic. Không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Ễ Col_index_num là chỉ số cột trong bảng dữ liệu mà giá trị tại đó sẽ được trả về. Cột đầu tiên trong bảng dữ liệu (table_array) có chỉ số là 1, các cột tiếp theo là 2, 3, 4, 5...
o Nếu Col_index_num<1, VLOOKUP trả về giá trị lỗi #VALUE!.
o Nếu Col_index_num > số cột của bảng dữ liệu (table_array), VLOOKUP trả về giá trị lỗi #REF!
Ễ Range_lookup là một giá trị logic xác định cách tìm kiếm chắnh xác hay tìm kiếm tương đối.
o Nếu Range_lookup là TRUE hoặc bỏ qua là tìm kiếm tương đối.
o Nếu Range_lookup là FALSE, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm chắnh xác giá trị bạn cần tìm.
Lưu ý
Ễ Các giá trị ở cột đầu tiên không chứa các khoảng cách ở đầu, cuối, khoảng cách dài và các ký tựđặt biệt khác. Trong trường hợp này VLOOKUP có thể trả lại giá
Vắ dụ: Điền tên ngạch vào cột E, dựa vào bảng mã ngạch bên dưới và dùng hàm VLOOKUP để thực hiện.
Bước 1: Thiết lập công thức tại ô E3 như hình dưới đây =VLOOKUP(D3,$D$14:$E$17,2,FALSE)
Giải thắch hàm: Tìm giá trị D3 (Lookup_value) trong cột đầu tiên (D14:D17) của bảng dữ liệu D14:E17 (table_array), nếu tìm thấy thì dừng lại và trả về giá trị tại cột thứ 2 (col_index_num) cùng dòng với nó ở trong bảng dữ liệu, hãy tìm chắnh xác giá trị D3 (FALSE).
Lưu ý: Vì vùng dữ liệu này là không thay đổi khi áp dụng cho công thức ở các ô trong cột Tên ngạch nên chúng ta dùng địa chỉ cố định (bấm F4). Trong công thức trên vùng dữ liệu là $D$14:$E$17.
Hàm HLOOKUP
Tìm kiếm một giá trị trong hàng đầu tiên của một bảng dữ liệu (hoặc mảng dữ liệu) và trả về một giá trị trong cùng một cột từ một dòng khác của bảng dữ liệu.
Có thể hiểu HLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu theo hàng và trả về giá trị theo cột.
Cú pháp
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Các biến và cách dùng tương tự như hàm VLOOKUP
Chương 4. Biểu đồ