Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tắnh của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tắnh, nhưng phải qua một vài bước phụ.
Vắ dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó
Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tựđầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tắnh của bạn đã thiết lập.
Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tựđó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tựđó vào ô đã chọn (A1).
Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1)
Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn.
Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit ➝ ReplaceẨ), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn có thểđể con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tựđó và dán vào ô Find what cũng được)
Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo.
6.6. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tắnh là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn ➝ nhấn OK đểđóng hộp thoại Format Cells lại.
Bạn kéo cột rộng ra một ắt đểđễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽđược canh lề phải và văn bản sẽđược canh lề trái.
Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực
Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các bước thực hiện như sau:
Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (vắ dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải chuột và chọn Paste SpecialẨ ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất.
Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con sốđó là giá trị dạng văn bản.
Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau:
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1)
Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái như hình sau:
Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ắt để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên:
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0