D. Tiêu chí đánh giá mơ đun
4.2. Sắp xếp dữ liệu
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột, thực hiện theo các bước sau:
69
- Bước 1: Chọncác ơ muốn được sắp xếp
- Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home
+ Click nút Sort Ascending (A-Z) nếu muốn sắp xếp dữ liệu tăng dần
+ Click nút Sort Descending (Z-A) nếu muốn sắp xếp dữ liệu giảm dần
Hình 4.1: Mơ tả chọn cơng cụ sắp xếp dữ liệu trên tab Home
Tùy chỉnh sắp xếp: Để sắp xếp nhiều hơn một cột, thực hiện theo các bước sau
- Bước 1: Chọn các ơ muốn được sắp xếp
- Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home
- Bước 3: Click chọn Custom Sort…xuất hiện hộp thoại như hình 4.2
- Bước 4: Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên
- Bước 5: Click Add Level
- Bước 6: Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp
70
Hình 4.2: Hộp thoại Sort cho phép tùy chỉnh sắp xếp nhiều cột 4.3. LỌC CSDL
Trong excel, bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định.
4.3.1. Quy trình lọc đơn giản
- Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc
- Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home Filter
- Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốnlọc
- Bước 4: Click vào ơ check Select All để bỏ chọn dữ liệu đã mặc định
- Bước 5: Click vào ơ check của dữ liệu sẽ lọc ra(xem hình minh họa
71
Hình 4.3: Ví dụ minh họa chọn dữ liệu lọc đơn giản 4.3.2. Quy trình lọc phức tạp
- Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc
- Bước 2: Nhấp chuột vào Sort & Filter trên tab Home Filter
- Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc
- Bước 4: Nhấp chuột vàoText Filter (nếu cột dữ liệu bạn chọn thuộc dạng Text, Date Filte nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng ngày tháng, Number Filter nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng số).
72
Hình 4.4: Hộp thoại Custom AutoFilter
Trong đĩ:
+ Equals: Bằng nhau
+ Does not equals: Khơng bằng nhau
+ Is greater than: Lớn hơn
+ Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng
+ Is less than: Nhỏ hơn
+ Is less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng
+ Begin with: bắt đầu với
+ Does not begin with: Khơng bắt đầu với
+ Ends with: Kết thúc với
+ Does not ends with: Khơng kết thúc với
+ Contains: Chứa đựng, bao gồm
+ Does not contains: Khơng chứa đựng
- Bước 5: Click chọn 1 trong các thực đơn đơn lệnh như mơ tả ở trên (xem ví dụ hình
73
Hình 4.5: Ví dụ chọn thực đơn lệnh để lọc phức tạp
- Bước 6: Click Ok
Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter Click Clear
4.3.3. Lọc cao cấp (Advanced)
- Bước 1: Đặt điều kiện lọc
- Bước 2: Chọn vùng cơ sở cần lọc
- Bước 3: Click tab Data Advanced (xuất hiện hộp thoại Advanced Filter – xem hình 4.6)
- Bước 4: Click chọn Copy to another location
- Bước 5: Đặt con trỏ tại ơ Criteria range sau đĩ chọn vùng điều kiện đã đặt ở bước 1
- Bước 6: Đặt con trỏ tại ơ Copy to: sau đĩ chọn vùng sẽ đặt kết quả lọc
- Bước 7: Click OK
74
Hình 4.6: Hình minh họa các bước lọc dữ liệu với Advanced 4.4. CÁC HÀM VỀ CSDL
Là những hàm chỉ sử dụng đối với cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng các hàm này thì đã cĩ cơ sở dữ liệu và đã tạo vùng điều kiện.
4.4.1. Hàm DSUM
Cú pháp: Dsum (CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện)
Cơng dụng: Tính tổng các ơ trong “cột” ở các ơ mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL
Ví dụ: Tính tổng thành tiền của những mặt hàng cĩ tên là Cassette (xem hình 4.7)
75
Hình 4.7: Màn hình ví dụ tính tổng thành tiền của những mặt hàng Cassette
4.4.2. Hàm DMAX
Cú pháp: Dmax(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện)
Cơng dụng: Lấy giá trị ơ lớn nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL.
Ví dụ: CSDL xem hình 4.8. Tìm xem mặt hàng nào bán cĩ giá trị thành tiền lớn nhất trong tháng 08
= DMAX(B15:H20,7,$I$14:$I$15) 27000000
Hình 4.8: Màn hình ví dụ sử dụng hàm Max 4.4.3. Hàm Dmin
76
Cơng dụng: Lấy giá trị ơ nhỏ nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL.
Ví dụ: (Xem CSDL hình 4.9). Tìm LƯƠNG nhỏ nhất của những người cĩ C.VỤ là
NV được xếp loại A
= DMIN(A3:K11,7,$L$3:$L$4) 1610000
Hình 4.9: Màn hình ví dụ sử dụng hàm Min 4.4.4. Hàm Dcounta
Cú pháp: Dmin(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện)
Cơng dụng: Đếm số ơ cĩ dữ liệu trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL
Ví dụ: đếm số người cĩ C.VỤ là N.VIÊN xếp loại A (CSDL xem hình 4.8) = DCOUNTA(A3:K12,4, $L$3:$L$4) 2
NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP
TT Hiện tượng Nguyên nhân Biện pháp khắc phục
Lọc dữ liệu khơng được.
- Điều kiện lọc sai. - Các vùng địa chỉ khi lọc chưa chính xác hoặc chưa truyền trị tuyệt đối.
- Điều chỉnh lại điều kiện lọc cho đúng.
- Kiểm tra lại các vùng địa chỉ, điều kiện khi lọc xem đã truyền trị tuyệt đối chưa?
77 D. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ MƠ ĐUN.
TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh
giá
I Điểm thao tác 10
1 Sắp xếp được dữ liệu tăng dần. 05
2 Sắp xếp được dữ liệu giảm dần. 05
II Điểm kỹ thuật 80
1 Lọc được dữ liệu bằng Sort by. 08
2 Lọc được dữ liệu bằng Custom AutoFilter. 12
3 Lọc được dữ liệu bằng Advance Filter. 20
4 Thực hiện tính được tổng cĩ điều kiện bằng hàm Dsum.
10
5 Thực hiện tìm số lớn nhất cĩ điều kiện bằng hàm DMax.
10
6 Thực hiện tìm số nhỏ nhất cĩ điều kiện bằng hàm DMin.
10
7 Thực hiện đếm cĩ điều kiện bằng hàm DCounta. 10
III. Điểm thời gian 10
1 Đúng thời gian 0
2 Xong trước thời gian định mức cứ 1 phút thì được cộng thêm:
02
Điểm cộng tối đa là 10 điểm
78 Bài 5.
ĐỒ THỊ TRONG EXCEL
A. MỤC TIÊU
- Trình bày được các khái niệm, các thành phần và ý nghĩa của trong biểu đồ; - Thực hiện dựng được biểu đồ;hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ;
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong cơng nghiệp, cĩ trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU TT TÊN THIẾTBỊ - DỤNG CỤ - VẬT LIỆU THƠNG SỐ KT ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG GHI CHÚ I THIẾT BỊ- MÁY MĨC 1
Máy Tính Core I3 – Ram 8G – HDD:500G
bộ 18
2 Máy lạnh 2HP cái 02
3 Máy chiếu Shard PG-D3510X cái 01
4 Ổn áp ROBOT 10KVA cái 01
II DỤNG CỤ
1 Bàn học viên mặt đá rộng 0.96m cái 18
2 Ghế Ghế xếp hịa phát cái 18
3 Ghế giáo viên Ghế xoay hịa phát cái 01
4 Bảng viết bút
lơng (bảng từ) 1.6x1.25m
cái 01
5 Bĩng đèn Đèn tuýp Huỳnh Quang 14-40W
cái 08
6 Quạt trần 03 cánh cái 04
79 III VẬT LIỆU 1 Bút lơng viết bảng. Bút lơng bảng Thiên Long WB03 xanh. cái
2 Bút bi Thiên Long cái
3 Giấy in Double a A4 80 gsm trang 20
4 Mực in 12A Hộp 0,018
C. NỘI DUNG.
5.1. GIỚI THIỆU ĐỒ THỊ
Đồ thị giúp trình bày các số liệu khơ khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nĩ trong bảng tính, do đĩ khi thay đổi dữ liệu của nĩ trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel cĩ rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này.
Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel cĩ 2 loại đồ thị đĩ là đồ thị nằm trong WorkSheet (cịn gọi là Embedded chart) và ChartSheet.
Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị Chart Tools Design Location Move Chart chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào.
80
Hình 5.1: Mơ tả màn hình chuyển đổi giữa 2 đồ thị 5.2. VẼ ĐỒ THỊ
Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhĩm khách hàng phân theo độ tuổi được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng khơng cĩ vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.
Hình 5.2: Bảng số liệu nghiên cứu 5.2.1. Quy trình vẽđồ thị
Để vẽ đồ thị, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu, chọn luơn các nhãn của các cột.
- Bước 2: Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon Inserts Chart.
- Bước 3: Chọn nhĩm hiển thị dạng đồ thị (ví dụ tơi chọn Column) Clustered Column.
81
Hình 5.3: Mơ tả màn hình vẽđồ thị dạng Column
5.2.2. Thay đổi bố trí các thành phần trên biểu đồ:
Các thành phần cĩ trên biểu đồ hiển thị sau khi thực hiện quy trình vẽ, trong trường hợp bạn muốn thay dổi vị trí hiển thị thì thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn đồ thị
- Bước 2: Vào Chart Tools chọn Design Chart Layout.
- Bước 3: Chọn cách bố trí thích hợp. Ví dụ tơi chọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout.
Hình 5.4: Mơ tảmàn hình thay đổi bố trí các thành phần trên biểu đồ
5.2.3. Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại:
- Bước 1: Chọn đồ thị.
82
Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhĩm các nhĩm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với nhau.
Hình 5.5: Mơ tả màn hình biểu đồsau khi đảo vịtrí đặt số liệu
Đảo dòng/ cột
Nếu thấy kiểu đồ thị trên khơng đẹp, chúng ta cĩ thể đổi sang kiểu khác bằng cách: Chart Tools Design Type Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê tồn bộ các kiểu đồ thị hiện cĩ của Excel tha hồ cho bạn lựa chọn.
83
Chọn màu cho đồ thị:
Ngồi ra, nếu bạn thấy tơng màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart Tools Design Chart Styles More ( ).
Hình 5.7: Màn hình mơ tả chọn Chart Style
5.3. CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ
5.3.1. Nhận biết các thành phần trên đồ thị
Hình 5.8: Chọn thành phần trên đồ thị 1. Chart Title 7. Horizontal Axis
84
2. Chart Area 8. Data Table
3. Plot Area 9. Horizontal Axis itle 4. Data Label 10. Vertical Gridlines 5. Legend 11. Vertical Axis 6. Horizontal Gridlines 12. Vertical Axis Title Một số thành phần chỉ cĩ trong đồ thị 3-D:
- Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị
- Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị
- Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị
- Column depth:Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dưới dạng 3-D.
5.3.2. Các thao tác với đồ thị
Chọn thành phần trên đồ thị:
- Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn
sẽ cĩ 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh.
- Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta cĩ thể dùng các phím mũi để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị.
- Ngồi ra, bạn cĩ thể chọn các thành phần tại Chart Tools Current Selection.
Hình 5.9: Chọn thành phần trên đồ thị Di chuyển đồ thị:
- Bước 1: Chọn đồ thị.
- Bước 2: Nhấn và giữ chuột di chuyển đồ thị đến vị trí.
85
- Bước 1: Nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích
thước, khi đĩ xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.
- Bước 2: Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vào tâm đồ
thị để thu nhỏ và hướng ra ngồi để phĩng to. Sao chép đồ thị:
- Bước 1: Chọn đồ thị.
- Bước 2: Nhấntổ hợp phím Ctrl+Cđể chép đồ thị vào bộ nhớ.
- Bước 3: Di chuyển con chuột đến một ơ nào đĩ trong bảng tính nhấn Ctrl+Vđể dán đồ thị vào.
Xĩa đồ thị:
- Chọn đồ thị sau đĩ nhấn phím Delete để xĩa đồ thị.
- Để xĩa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đĩ nhấp phải chuột và
chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh hiện ra. Thêm các thành phần của đồ thị:
- Chọn đồ thị chọn Chart Tools chọn Design chọn Chart Layouts. Sử dụng các nhĩm lệnh tạo các thành phần tương ứng trên đồ thị được thiết kế sẵn như tựa đề, chú thích, các nhãn, đường lưới,…
Sắp xếp và xĩa các thành phần của đồ thị:
- Một số thành phần trong đồ thị cĩ thể di chuyển được như tựa đề, chú thích, nhãn.
Muốn di chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nĩ, sau đĩ nhấp và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị.
- Ngồi ra cĩ thể vào Chart Tools chọn Layout chọn từ các danh sách thiết kế sẵn.
- Để xĩa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đĩ và nhấn phím
Delete.
86
In đồ thị:
- In đồ thị cũng giống như in các đối tượng khác của Excel lưu ý Print Previewtrước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung.
- Nếu bạn muốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấp nút Print
để in, khi đĩ Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn.
5.3.3. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
Hiệu chỉnh đồ thị:
- Bước 1: Chọn đồ thịchọn Chart Tools chọn Format chọn Shape Styles chọn kiểu định dạng
- Bước 2: Nhấp chuột trái vào các nút bao quan Plot Area và kéo hướng vào Plot Area
để thu nhỏ và hướng ra ngồi Plot Area để phĩng to.
Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hồnh và trục tung,…
Tùy theo kiểu đồ thị đang xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu đồ thị đĩ.
- Để thêm tiêu đề chính cho đồ thị vào: Chart Tools Layout Labels Chart Title lựa chọn kiểu từ danh sách.
- Để thêm tiêu đề cho trục hồnh (hay trục tung) vào Chart Tools chọn Layout chọn Labels chọn Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách.
- Để thêm chú thích vào Chart Tools chọn Layout chọn Labels chọn Legend lựa chọn kiểu từ danh sách.
- Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart Tools chọn Layout chọn Labels chọn Data Labels lựa chọn kiểu từ danh sách.
- Ngồi ra chúng ta cĩ thể chèn các Text Box vào đồ thị Chart Tools chọn Layout chọn Insert chọn Text Box.
87
Hình 5.11: Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc: