3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy quản lý cồng kềnh là một nhân tố gây cản trở đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ
của công tác kế toán giúp cho bộ máy kế toán của Công ty phát huy được hết vai trò của mình. Công ty đã tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, của nghành và vận dụng thích ứng với đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty.
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty
- Kế toán trưởng: Là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng, là người giúp việc cho phó giám đốc về mặt tài chính của công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán tổng hợp: Là kế toán ghi sổ tổng hợp đối chiếu với sổ chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán thuế: Căn cứ vào các chứng từ đầu vào hóa đơn giá trị gia tăng, theo dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai báo cáo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của công ty.
- Kế toán nội bộ: tập hợp tất cả các phát sinh thực tế, lập các báo cáo nội bộ căn cứ xác định lãi lỗ thực tế của công ty.
3.1.5.2. Tổ chức công tác kế toán
Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty:
Công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y là công ty TNHH hai thành viên trở lên với 100% vốn góp của thành viên trong hội đồng thành viên. Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty là chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014/QĐ-BTC ban hành ngày 22/12/2014. Các chính sách kế toán áp dụng ở Công ty đều tuân thủ theo hệ thống các chuẩn mực kế toán, Luật kế toán và các quy định hiện hành có liên quan.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính ở Công ty là Đồng Việt Nam (ký hiệu là VNĐ).
- Chính sách thuế đang áp dụng: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính khấu hao: TSCĐ được Công ty trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp kế toán tập hợp chi phí: Trực tiếp.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công việc kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán, hỗ trợ công việc hạch toán, quy trình sổ sách, báo cáo giúp giảm nhẹ công việc kế toán, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác. Phần mềm kế toán được thiết kế cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời theo nguyên tắc ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của công ty thường được lập theo quý và cuối năm tài chính để theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời theo dõi kết quả hoạt động tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính của bộ phận kế toán công ty lập bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh + Thuyết minh báo cáo tài chính + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Các báo cáo về doanh thu bộ phận, chi phí bộ phận và kết quả kinh doanh bộ phận.
- Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast để hỗ trợ hạch toán. Quy trình hạch toán trên phần mềm được thực hiện như sau:
Hàng ngày kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc cập nhập vào máy theo đúng đối tượng mã hóa được cài đặt trong máy như danh mực khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục vật tư, hệ thống kế toán, tài khoản đối ứng...máy tính tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng và tự động ghi vào sổ cái tài khoản.
Cuối hàng tháng, năm phân bổ , kết chuyển chi phí , lập bảng cân đối tài khoản , khóa sổ.Các nghiệp vụ phân bổ ( tài sản cố đinh, công cụ dụng cụ ), kết chuyển (giá vốn, chi phí, kết quả kinh doanh) thì FAST thì có bút toán kết chuyển tự động .
Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính ban hành. Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ kế toán đồng thời cũng là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của Công ty. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ liên quan đến quá trình hạch toán đầu vào; Chứng từ TSCĐ; Chứng từ liên quan đến việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương; Chứng từ liên quan đến quá trình tiêu thụ,…
Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/QĐ- BTC ban hành ngày 22/12/2014. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm tổ chức công tác kế toán nên Công ty không sử dụng một số tài khoản như: TK 113,TK 121, TK 151, TK 221, TK 228. Ngoài ra để phục vụ việc hạch toán, ghi sổ kế toán, Công ty có mở các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4…phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho công việc ghi chép được dễ dàng hơn.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y theo phần mền FAST
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết