doanh tại Công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y
4.3.1. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí kết quả kinh doanh
4.3.1.1. Hoàn thiện kế toán doanh thu
- Ghi nhận doanh thu là một trong những vấn đề rất quan trọng của quá trình xác định kết quả kinh doanh. Với việc ghi nhận chính xác sẽ giúp công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y có được thông tin chính xác về KQKD của đơn vị. Để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Do khối lượng hóa đơn hàng tháng xuất ra khá lớn cộng thêm có các khoản giảm trừ doanh thu nên thực tế tại công ty đã xảy ra các sai sót về số học như: hóa đơn bán hàng bị hủy do viết sai, kê khai sai, kê 2 lần, .... để khắc phục tình trạng này công ty nên triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, nên có sự đối chiếu ít nhât 2 nguồn khi lên báo cáo doanh thu ví dụ ; kế toán thuế đối bảng kê chiếu doanh thu của mình với bảng kê doanh thu của kế toán tổng hợp.
+ Thực tế hiện nay chính phủ đang quyết tâm thúc đẩy nền kinh tế phát triển và quản trị thông minh trên nền tảng cách mạng công nghiệp 4.0, đẩy mạnh xây dựng chính phủ điện tử, quốc gia số hóa và ngành thuế không phải là ngoại lệ tiếp tục chính số hóa: nộp tờ khai, nộp thuế qua online và giải quyết một số thủ tục khác qua bộ phận một cửa, .... Hiện tại Tổng cục thuê – Bộ tài chính và các cơ quan thuế địa phương tiếp tục triển khai chương trình hóa đơn điện tử theo lộ trình đã quy định Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
+ Theo lộ trình này thì thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/11/2020. Do đó việc sớm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp công ty giảm được các sai sót về số học, giảm sai sót về hóa đơn ( tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền) do có thể tra cứu được trên web hỗ trợ điện tử, số tiền thì được tính toán tự động. Giảm được thời gian và chi phí về lưu trữ và in ấn. không lo bị mất hay hỏng hóa đơn do đã được lưu trữ dữ liệu, tiết kiệm thời gian kế toán trong việc xuất hóa đơn ( trên máy tính nhanh hơn viết tay, các khách hàng thường xuyên có thông tin được lữu trữ sẵn nên việc xuất hóa đơn cũng tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều).
+ Mặt khác sử dụng hóa đơn điện tử cũng phù hợp quy định sử dụng hóa đơn bắt buộc, thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại và minh bạch của doanh nghiệp. + Công ty hiện nay sử dụng NewCA hỗ trợ nộp tờ khai thuế, nộp thuế, BHXH và Hải Quan nên công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử của NewCA. Chi phí sử dụng dịch vụ này khá rẻ, thời gian 10 năm, chi phí khởi tạo 500.000 Việt
Nam đồng và tiền hóa đơn là 2,4 triệu đồng/ năm với giới hạn 3000 hóa đơn/năm.
4.3.1.2. Hoàn thiện kế toán chi phí
* Hiện nay công tác hạch toán kế toán chi phí dự phòng của công ty còn nhiều thiếu sót đặc biệt là sai sót về chi phí dự phòng tiền lương, dự phòng bảo hành sản phẩm và dự phòng phải thu khó đòi. Do khách hàng của công ty toàn bộ là các bệnh viện công lập sử dụng ngân sách nhà nước cấp và mặt hàng kinh doanh của công ty toàn bộ là các thiết bị y tế nhập khẩu nên kế toán các khoản dự phòng cần lưu ý:
- Dự phòng tiền lương <=17 % năm quỹ tiền lương thực hiện cụ thể như sau:
+ Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
+ Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
+ Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
+ Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
- Dự phòng bảo hành 2 năm ( Theo quy định của nhà sản xuất thiết bị ) và bằng 5% giá trị hàng hóa trước thuế cụ thể như sau:
+ Đối tượng và điều kiện lập dự phòng: là những sản phẩm, hàng hóa do doanh nghiệp thực hiện và đã bán hoặc bàn giao trong năm được doanh nghiệp cam kết bảo hành tại hợp đồng hoặc các văn bản quy định khác.
+ Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm.
+ Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất trích bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong năm và tiến hành lập dự phòng cho từng loại sản phẩm, hàng hóa có cam kết bảo hành. Tổng mức trích lập dự phòng bảo hành của các sản phẩm, hàng hóa quy định đã cam kết với khách hàng nhưng tối đa không vượt quá 5% tổng doanh thu tiêu thụ đối với các sản phẩm, hàng hóa
+ Sau khi lập dự phòng cho từng loại sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán. Đối với dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa khi trích lập hạch toán vào chi phí bán hàng.
+ Tại thời điểm lập dự phòng nếu số thực chi bảo hành lớn hơn số đã trích lập dự phòng thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí bán hàng. Nếu số dự phòng bảo hành phải trích lập bằng số dư của khoản dự phòng, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng bảo hành
+ Nếu số dự phòng bảo hành phải trích lập cao hơn số dư của khoản dự phòng bảo hành, thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí bán hàng đối với dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa hoặc chi phí sản xuất chung đối với dự phòng bảo hành công trình xây lắp của doanh nghiệp phần chênh lệch này.
+ Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư của khoản dự phòng, thì doanh nghiệp hoàn nhập phần chênh lệch như sau: ghi giảm chi phí bán hàng.
+ Hết thời hạn bảo hành, nếu không phải chi bảo hành hoặc không sử dụng hết số tiền dự phòng đã trích lập, số dư còn lại được hoàn nhập theo nguyên tắc trên.
- Xóa bỏ dự phòng phải thu khó đòi vì hiện nay toàn bộ khách hàng của Thiên Y đều dùng ngân sách nhà nước cấp.
Về chi phí quản lý : Cần chú ý ghi nhận chi phí được trừ các chi phí mua hàng hóa dịch vụ phụ vụ cho hoạt động kinh doanh như sau:
- Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: + Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
+ Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).