5. Vấn đề nghiên cứu của chương kế tiếp
II.4 PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP KẾT QUẢ ÐIỀU TRA
ÐIỀU TRA
Ðặc điểm của các thơng tin đã thu thập được qua các báo cáo trên là:
Hổn độn, chưa cĩ cấu trúc.
Chưa nhất quán.
Trùng lắp.
Từ đĩ để cĩ một sự hiểu biết về tổ chức một cách cĩ hệ thống cần phải trình bày lại một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
Về phương diện lý thuyết, báo cáo điều tra nên được viết bằng ngơn ngữ của ngườidùng (khơng cần thiết khơng dùng ngơn ngữ kỷ thuật). Những phần kỷ thuật cho sự thiết kế nên đặt vào trong một phần phụ lục. Cách trình bày phải:
Từ tổng quát đến chi tiết (cĩ tính phân cấp).
Cĩ đánh giá, nhận xét. The link ed image cannot be di
Cĩ thể bổ sung nội dung hay hình thức các quyết định, các thơng tư, các biểu
bảng, sơ đồ (nếu cĩ).
Sự mơ tả cĩ thể sử dụng một số hay kết hợp một cơng cụ phân tích hệ thống sau đây (tùy vào vấn đề cần trình bày):
Văn bản cĩ cấu trúc.
Văn bản cĩ cấu trúc sử dụng ngơn ngữ tự nhiên được trình bày bằng tổ hợp các hình thức: tuần tự, lựa chọn và lặp.
Dạng tuần tự: liệt kê các thao tác. Thí dụ: Nạp... Lấy... Tính... Chuyển... Dạng lựa chọn:
Nếu: <điều kiện thì <thao tác>
Nếu khơng <thao tác khác>
Dạng lặp:
Với mỗi <phần tử thực hiện các: <thao tác 1>
<thao tác 2> ....
<thao tác m>
Thí dụ: Xử lý "Lập hĩa đơn bán hàng " được mơ tả như sau:
Tự động tạo số thứ tự hĩa đơn.
Nạp ngày lập hĩa đơn.
Nạp mã số khách hàng, in họ tên, địa chỉ của khách hàng đĩ để tham khảo.
Nạp mã cửa hàng, kiểm tra tên cửa hàng.
Nạp tỷ lệ VAT.
Với mỗi mặt hàng được bán ghi trong hĩa đơn:
Nạp mã hàng.
Kiểm tra tên hàng và đơn vị tính.
Nạp số lượng và đơn giá tương ứng.
Tính tổng số tiền bán hàng.
Tính thuế VAT.
Tính tổng số tiền khách hàng phải trả.
Văn bản chặt chẽ. Tương tư như văn bản cĩ cấu trúc nhưng chặt chẽ hơn. Cĩ thể mơ tả xử lý thơng qua các bước, mỗi bước lại cĩ thể là tổ hợp của các dạng: tuần tự, lựa chọn và lặp như đã nêu ở trên. Văn bản chặt chẽ thường dùng cho các xử lý cĩ nội dung phức tạp.
Thí dụ: Bước 1:
1.1...
1.2. Nếu < điều kiện... thì:... Nếu khơng thì:... Bước 2: 2.1... 2.2... ...
Trong những trường hợp phức tạp khi lựa chọn một quyết định, người ta cĩ thể dùng hình thức cây quyết định, hoặc bảng quyết định để biểu diễn vấn đề.
Cây quyết định.
Cây quyết định thường được sử dụng khi quy tắc xử lý khơng quá phức tạp. Nĩ là cơng cụ dễ hiểu, dễ kiểm chứng đối với người sử dụng. Dễ dàng phát hiện những điểm khơng hợp lý: một tình huống khơng bao giờ xảy ra hai hành động khác nhau.
Cấu trúc của một cây quyết định:
Bảng quyết định. thường dùng trong những trường hợp phức tạp khi lựa
chọn một quyết định.
Kiểu 1: Bảng quyết định theo điều kiện (Ðúng/Sai)
Chú ý: Nếu cĩ n điều kiện thì sẽ cĩ tối đa 2n tình huống do sự kết hợp giữa các điều kiện.
Kiểu 2: Bảng quyết định theo chỉ tiêu.
Mã giả: tựa như một ngơn ngữ lập trình, cĩ thể diễn tả được nội dung của
xử lý, tuy nhiên khơng cần nghiêm ngặt trong việc kiểm lỗi.
Mỗi một cơng cụ cĩ một ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo tính chất của xử lý và đối tượng trình bày mà lựa chọn cơng cụ thích hợp, và cĩ thể kết hợp tất cả các phương pháp trên.