Nhập dữ liệu cho bảng

- Nếu đang mở bảng ở chế độ “Design View” thì nhấn nút “Datasheet View” để chuyển sang chế độ nhập liệu, còn nếu đang ở cửa sổ database thì chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi kích phải chọn “Open” (hoặc nhấp đúp chuột vào tên bảng).

- Nhập dữ liệu vào bảng theo từng bản ghi (từng hàng), tránh tình trạng nhập dữ liệu theo từng cột (trường). Dữ liệu sẽ tự động được lưu lại. Ở đây có các ký hiệu chúng ta cần biết công dụng của chúng.

- Bản ghi hiện thời

- Bản ghi đang nhập dữ liệu

- Bản ghi mới

- Thông thường nhập dữ liệu cho các trường phía 1 trong mô hình relationship trước sau đó nhập dữ liệu cho bảng phía nhiều sau, nhờ vậy mà dữ liệu không bị vi phạm ràng buộc toàn vẹn.

Hình 1. 31. Màn hình nhập liệu cho bảng

a. Bổ sung bản ghi mới cho CSDL

Đang đứng tại một bản ghi nào đó (không phải là bản ghi mới), chọn nút trên thanh công cụ hoặc thực hiện lệnh Insert – New Record

b. Di chuyển giữa các bản ghi

Ta có thể di chuyển qua lại giữa các bản ghi bằng cách dùng công cụ Chọn lựa bản ghi (Record Selector)

c. Nhập dữ liệu cho bản ghi

Khi đang nhập dữ liệu cho một bản ghi nào đó, thì đầu hàng của bản ghi đó cuất hiện biểu tượng.

Bảng 1. 14. Bảng tổ hợp phím nhập dữ liệu cho bản ghi

Tổ hợp phím Tác dụng

Tab Sang ô kế tiếp

Shift Tab Sang ô phía trước

Home Đến đầu dòng

End Đến cuối dòng

Ctrl Home Đến bản ghi đầu tiên

Ctrl End Đến bản ghi cuối cùng

Shift F2 Zoom

 Theo chuẩn, khi nhập dữ liệu thì Access sẽ lấy Font mặc định là Arial. Để không phụ thuộc vào điều này, ta nên chọn Font trước khi tiến hành nhập dữ liệu bằng cách trong chế độ hiển thị Datasheet, thực hiện lệnh Format – Font… hoặc chúng ta có thể thay đổi font chữ mặc định bằng cách sau: Chọn menu Tools Optionschọn thẻ DatasheetThay đổi giá trị trong hộp thoại Font (Default Font).

 Lưu ý: Đối với trường kiểu OLE Object (Kiểu dữ liệu nhúng, có thể chứa các tập tin ảnh, âm thanh, tập tin văn bản hay các loại tập tin khác), muốn nhập dữ liệu thì thực hiện các bước sau:

- Nhập chuột trái tại bản ghi cần nhập của trường OLE

- Chọn menu Insert |Object, Access sẽ xuất hiện cửa sổ như hình sau:

Hình 1. 32. Nhập liệu cho trường kiểu OLE Object

 Nếu muốn tạo mới một tập tin thì chọn “Create New” | bấm OK

 Nếu muốn lấy một đối tượng có sẵn từ một tập tin trên đĩa thì chọn “Create Form File”|Nhấn nút “Browse” để tìm vị trí của tập tin cần chèn trên đĩa | bấm OK để nhúng đối tượng vào CSDL của mình.

 Nếu chỉ muốn liên kết với tập tin đối tượng (Không nhúng) thì đánh dấu vào tùy chọn “Link”, chọn cách này thì khi di chuyển tập tin CSDL sang máy khác thì phải chép kèm theo nhữn tập tin mà nó đang liên kết đến.

d. Chọn các bản ghi

 Đánh dấu chọn bản ghi

 Chọn Edit| Select Record: Để chọn bản ghi hiện hành  Chọn Edit| Select all Record để chọn toàn bộ

e. Xóa bản ghi

Chọn các bản ghi cần xóa, sau đó thực hiện lệnh Edit – Delete (Hoặc nhấn phím DELETE) hoặc chọn nút “Delete Record” trên thanh công cụ