I.1. Khỏi quỏt
Mục đớch xỏc định cỏc lĩnh vực, cỏc chức năng hệ thống cần đạt tới. Tăng cường cỏch tiếp cận logic tới cỏc chức năng của hệ thống. Cụng cụ: Sơ đồ phõn ró chức năng (BFD)
Phương phỏp: cú hai phương phỏp phõn ró cỏc chức năng lớn thành cỏc chức năng nhỏ chi tiết hơn (top down). Xuất phỏt từ những chức năng chi tiết của hệ thống, ta gom nhúm chỳng lại thành những chức năng ở mức cao hơn (bottom up)
I.2. Tiến hành
Bước 1: Sử dụng phương phỏp bottom up tỡm cỏc chức năng chi tiết. Từ kết quả của quỏ trỡnh khảo sỏt ta cú bảng ghi lại toàn bộ hoạt động của hệ thống. Gạch chõn tất cả cỏc động từ (và bổ ngữ của động từ) và xột xem chỳng cú thể là chức năng của hệ thống khụng. Gom nhúm cỏc chức năng chi tiết lại, thành chức năng ở mức cao hơn
Bước 2: Sử dụng phương phỏp top down để gom nhúm cỏc chức năng chi tiết thành cỏc chức năng mức cao hơn. Một số định hướng trong việc gom nhúm chức năng: Ở mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng chớnh sẽ làm được một trong 3 điều: Cung cấp sản phẩm (VD. “gom sản phẩm”, “chế tạo hàng hoỏ”). Cung cấp dịch vụ (VD. “sửa chữa hàng hoỏ khỏch hàng”, “mua hàng dự trữ”, “bỏn hàng hoỏ”). Quản lý tài nguyờn (VD. “quản lý tài khoản”, “bảo trỡ kho”, “quản lý cỏn bộ”). Hoặc dựa vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (cỏc chức năng của 1 bộ phận sẽ được gom nhúm cựng nhau). Khi phõn ró một chức năng thành cỏc chức năng con cú thể căn cứ vào một số gợi ý. Xỏc định nhu cầu hoặc kế hoạch mua sắm (VD. “nghiờn cứu yờu cầu khỏch hàng”, “dự bỏo bỏn hàng”…). Mua sắm và / hoặc cài đặt (Mua sắm - “lờn
(“Duy trỡ chi tiết khỏch hàng”, “xử lý yờu cầu”). Thanh lý hoặc chuyển nhượng (VD. “Loại bỏ thụng tin khỏch hàng cũ”, “loại bỏ cỏc chi tiết đặt hàng”…)
Bước 3: Lặp lại bước 2 cho đến khi thu được chức năng của toàn bộ hệ thống
I.3. Vớ dụXỏc định chức năng chi tiết ta được Xỏc định chức năng chi tiết ta được (1) Chọn nhà cung cấp (2) Lập đơn hàng (3) Cập nhật kết quả thực hiện đơn hàng (4) Ghi nhận hàng về (5) Lập danh sỏch nhận hàng trong tuần (6) Lập danh sỏch đặt hàng trong tuần (7) Lập danh sỏch địa chỉ phỏt hàng (8) Lập phiếu phỏt hàng
(9) Kiểm tra chi tiết hoỏ đơn
Bước 2. Gom nhúm chức năng chi tiết thành chức năng lớn hơn của hệ thống.
Để gom nhúm chớnh xỏc chỳ ý đến cơ cấu tổ chức của xớ nghiệp, cú 3 bộ phận Đặt hàng, Nhận và phỏt hàng, Đối chiếu và kiểm tra. Như vậy, cỏc chức năng ở trờn mức chi tiết của hệ thống gồm 3 nhúm chức năng trờn. Đưa từng chức năng chi tiết đó xỏc định ở bước trước vào từng nhúm đỳng theo cơ cấu của xớ nghiệp. Cụ thể như sau
(1) : Chọn nhà cung cấp (2) : Lập đơn hàng (3) : Cập nhật KQ thực hiện đơn hàng (6) : Lập DS đặt hàng trong tuần Đặt hàng Quản lý cung ứng vật tư (7) : Lập DS địa chỉ phỏt hàng
(9) : Kiểm tra chi tiết hoỏ đơn
Đối chiếu và kiểm tra (4) : Ghi nhận hàng về (5) : Lập DS nhận hàng trong tuần (8) : Lập phiếu phỏt hàng Nhận và phỏt hàng Cú thể vẽ sơđồ phõn ró chức năng như sau
Hỡnh 0-8. Sơđồ phõn ró chức năng hệ thống “quản lý cung ứng vật tư”