THỐNG MỚI
III.1. Khỏi quỏt
Giai đoạn này cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng, ảnh hưởng to lớn đến sự thành cụng của hệ thống mới. Trong giai đoạn này nhà quản lý và nhà phõn tớch phải hợp tỏc chặt chẽđể tỡm cỏch hoà hợp cơ cấu tổ chức, nhận thức được vai trũ của mỏy tớnh để thay đổi hệ thống cũ.
Trong giai đoạn đỏnh giỏ hiện trạng nếu phải cú dự ỏn khả thi, bước này sẽ mụ hỡnh húa dự ỏn khả thi đó chọn lựa.
III.2. Tiến hành
Xột dự ỏn khả thi được chọn Bước 1. Loại bỏ cỏi thừa.
Bước 3. Bổ sung cỏi thiếu.
Bước 4. Sửa lại sơ đồ phõn ró chức năng theo sơ đồ luồng dữ liệu. Thờm, bớt cỏc chức năng trong BFD theo sự thay đổi của DFD trong hệ thống mới.
Lưu ý khi thực hiện cỏc bước chuyển đổi ta cần xem xột mụ hỡnh hệ thống từ mức cao đến mức thấp hơn.
III.3. Vớ dụ
Xột hệ thống Quản lý cung ứng vật tư. Mụ hỡnh dự ỏn khả thi như sau
Hỡnh 0-2. Mụ hỡnh dự ỏn khả thi
Mụ hỡnh húa dự ỏn khả thi theo cỏc bước
Bước 1. Loại bỏ Tổ 3. Đối chiếu và kiểm tra
Bước 2. Hiệu chỉnh lại cỏc chức năng của từng bộ phận theo phương ỏn mới Đặt h*ng Nhận v* phát h*ng NCCap Đơn h*ng Dự trự C ĐH Nhận h*ng
phiếu giao + nơi cất
PHÂN XƯỞNG Bản dự trù
Giao dịch
Đơn hàng
Hoá đơn có xác nhận chi
h*ng + phiếu giao h*ng Khiếu nại Húa đơn Bản ghi trả tiền h*ng + phiếu phát h*ng Yờu cầu đặt hàng DS hàng về Số ĐH Hỡnh 0-4. DFD mức 1 của hệ thống mới sau bước 2
Hỡnh 0-5. DFD mức 2 chức năng “Nhận và phỏt hàng” sau bước 2
Bước 3. Thờm kho vật tư dự trữ
Nhận xột: Theo phương ỏn khả thi đưa ra tổ 2 sẽ thờm chức năng quản lý kho vật tư dự trữ để chủ động đặt hàng sẵn cỏc loại vật tư cần thiết cho sản xuất của nhà mỏy → kho hàng dữ trữ sẽ nằm trong bộ phận nhận và phỏt hàng → DFD mức 1 hệ thống mới sau khi bổ sung kho hàng khụng cú gỡ thay đổi.
Như vậy việc thay đổi sẽ xảy ra ở mức 2 của tiến trỡnh “nhận và phỏt hàng”. Hiện tại tiến trỡnh đặt hàng cú 3 tiến trỡnh con
1. Tiếp nhận dự trự 2. Ghi nhận hàng về 3. Lập phiếu phỏt vật tư
Khi cú thờm kho vật tư dự trữ cụng việc của cỏc tiến trỡnh này cú sự thay đổi.
• Tiếp nhận dự trự thực hiện việc xột duyệt xem dự trự đú cú thể đỏp ứng được từ vật tư cú trong kho hay phải yờu cầu mua hàng →đổi tờn tiến trỡnh thành Xột duyệt dự trự.
• Ghi nhận hàng về thực hiện việc xuất vật tư theo yờu cầu phõn xưởng và nhập vật tư từ nhà cung cấp mang đến → đổi tờn tiến trỡnh thành Xuất nhập kho.
• Lập phiếu phỏt vật tư bỏ đi, thay vào đú là cụng việc kiểm kờ kho vật tư tiến trỡnh này sẽ chủ động đưa ra yờu cầu đặt hàng cho kho mỗi khi cú vật tư nào đú sụt xuống dưới ngưỡng quy định của nú → tờn tiến trỡnh là Kiểm kờ kho.
Cú thể vẽ lại DFD mức 2 cho nhận và phỏt hàng như sau Kiểm kờ kho Dự trự -ĐH SH đơn hàng PHÂN XƯỞNG Vật tư + phiếu phỏt vật tư Bản dự trự Xột duyệt dự trự Vật tư + Phiếu giao nhận hàng SH đơn hàng Yờu cầu vật tư Yờu cầu vật tư Xuất nhập kho Đặt hàng Dự trự -ĐH Vật tư tồn kho Lờnh xuất kho Đặt hàng SH đơn hàng Phiếu giao nhận hàng Hỡnh 0-6. DFD mức 2 chức năng “Nhận và phỏt hàng” sau bước 3 Bước 4: Sửa đổi BFD của hệ thống cũ theo DFD của hệ thống mới. Vẽ lại sơ đồ phõn ró chức năng của hệ thống mới
Quản lý cung ứng vật tư
Đặt hàng
Chọn nhà cung cấp
Lập đơn hàng
CN kết quả thực hiện ĐH
Kiểm tra chi tiết húa đơn
Nhận và phỏt hàng
Xột duyệt dự trự
Xuất nhập kho