III. NHẬN ĐỊNH, GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT 3.1 Nhận định
d. Trang thiết bị bảo quản tài liệu
Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để quản lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với tài liệu thì trang thiết bị bảo quản phải quy định cụ thể và chặt chẽ.
Thứ nhất là giá: Giá để tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi ) , tháo lắp được để tùy ý thao diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao.
Thứ hai là hộp tài liệu: Mục đích giúp cho việc bảo vệ tài liệu sử dụng, di chuyển hay bảo quản tại khi, tránh bụi bẩn, ánh sáng…
3.2 Việc quản lý khai thác tài liệua. Việc quản lý tài liệu a. Việc quản lý tài liệu
Khi nhập kho
Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu thống kê.
Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu được sắp xếp trong các hộp, trường hợp tài liệu quá khổ chưa có hộp thì xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
Bảo quản trong kho
Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm chắc tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu, phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ
Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ, công chức lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ.
Việc sử dụng tài liệu
Tài liệu lưu trữ muốn phát huy được tác dụng phải thông qua tổ chức sử dụng. Trong qus trình giao chuyển, nghiên cứu trưng bày, muốn bảo vệ được tài liệu lưu trữ phải có những quy định cụ thể, trách nhiệm từng người. Đó là những quy định về chế độ quản lý tài liệu và chế độ xuất nhập tài liệu, nội quy ở phòng đọc, quy định đưa ra trưng bày ở triễn lãm. Đặc biệt đối với các tài liệu quý, hiếm thì các chế độ quản lý càng phải chặt chẽ.
Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.
Đội ngủ cán bộ trong bảo quản tài liệu
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng,liên quan đến nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khí tượng… Cán bộ làm công tác lưu trữ, ngoài kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn, cần phải có kiến thức tổng hợp về nhiều lĩnh vực như: lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội; biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị, biết ứng dụng các thàn tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ…
Vì vậy cần phải tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng đội ngủ cán bộ trong và ngoài nước nhằm nâng cao một bước trình độ chuyên môn nghiệp vụ đặc biệt về lĩnh vực bảo quản tài liệu. Từng bước xây dựng và kiện toàn đội ngủ CBCC, VC chuyên thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
KẾT LUẬN
Trong những năm qua, để từng bước hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng, Chính Phủ, Bộ Nội Vụ, Cục văn thư và Lưu Trữ Nhà nước đã ban hành những văn bản pháp qui nhằm thể chế hóa công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Công văn số 111/NVĐP ngày 04/04/1995 của Cục Lưu Trữ Nhà Nước hướng dãn về bảo quản tài liệu lưu trữ…..
Công tác bảo quản tài liệu là vô cùng cần thiết và quan trọng. Bảo quản tài liệu là để bảo vệ sự an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Trong quá trình xây dựng nền văn hóa mới của dân tộc, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn, bởi trong quá trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hóa mà cha ông ta trải qua bao thế hệ hun đúc nên. Từ tài liệu lưu trữ có thể rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào của dân tộc, xây dựng con người mới XHCN, nền khoa học kĩ thuật tiên tiến, nền văn học nghệ thuật cách mạng, giàu tính dân tộc. Đặc biệt trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của Khoa học kĩ thuật thì tài liệu lưu trữ lại càng quan trọng, nó đóng góp vào việc xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, kế hoạch kinh tế được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học.
Từ khi được thành lập bắt tay vào thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II đã từng bước đổi mới, mở rộng diện tích và
trong tương lai không xa Trung Tâm sẽ hình thành nên hệ thống trưng bày hoàn toàn mới thể hiện lịch sử nước nhà. Vì vậy Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II sẽ thật sự trở thành điểm đến của du khách trong và ngoài nước, là nơi phổ biến tri thức Khoa học, lịch sử, góp phần xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc. Tài liệu lưu trữ là những căn cứ quan trọng trong việc tái dựng lại sự kiện lịch sử để chúng ta tìm đến những kí ức quốc gia và kí ức thế giới.
Đây là thời cơ và thách thức đối với mỗi cán bộ lưu trữ, cho nên nó đòi hỏi chúng ta cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp nhằm góp phần làm cho công tác bảo quản nói chung tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II nói riêng ngày càng tốt hơn.