3.2.1. Các sự kiện thường được tổ chức trong cơ quan/doanh nghiệp
Sự kiện là một hoạt động cĩ ảnh hưởng lớn của cơ quan/doanh nghiệp, thường được tổ chức với tính chất quy mơ, trang trọng với số lượng người tham dựđơng đảo. Sự kiện
thường đề cập tới sự tổng kết, đánh giá quá trình cơng tác; hay liên quan tới cơng tác điều chỉnh, định hướng hoạt động trong tương lai; hoặc liên quan tới khách hàng, quảng cáo, thị trường; hay là một hoạt động xã hội như trao nhà tình nghĩa, tài trợ các giải thể thao....
- Hội nghị: Hội nghị tổng kết năm, hội nghịkhách hàng thường niên, hội nghị cán bộ
viên chức, hội nghị tổng kết một chương trình hay dự án lớn…
- Hội thảo: Hội thảo chuyên ngành sâu trong các cơ quan/doanh nghiệp (Hội thảo về thương mại điện tử, hội thảo hợp tác kinh tế quốc tế, hội thảo biến đổi khí hậu, hội thảo vềphương pháp đổi mới giáo dục đại học…)
- Đại hội: Đại hội Cổđơng, đại hội Cơng đồn, đại hội Văn hĩa – Thể thao…
- Lễ hội: Lễkhai trương, lễ khởi cơng, lễ trao nhà tình nghĩa, lễ kỷ niệm ngày thành lập doanh nghiệp, lễđĩn nhận danh hiệu cao quý do nhà nước trao tặng…
3.2.1. Quy trình tổ chức sự kiện
Là một hoạt động đặc biệt, cĩ ảnh hưởng tới chính sách, chương trình hành động của tồn cơ quan/doanh nghiệp hoặc uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp nên lãnh đạo rất quan tâm tới việc tổ chức sự kiện và địi hỏi phải được chuẩn bị chu đáo, cẩn trọng. Tùy vào quy mơ của sự kiện mà cĩ sự chuẩn bị khác nhau về cách thức tổ chức, về khối lượng cơng việc và các vấn đề khác. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện cĩ tính chất chung nhất mà người thư ký cần chú ý để phối hợp với các phịng ban chức năng để tổ chức tốt.
32
3.2.1.1. Giai đoạn Chuẩn bị tổ chức sự kiện
a. Thành lập Ban tổ chức
Ban tổ chức (BTC) là bộ phận được thành lập ra nhằm giúp lãnh đạo cơ quan/doanh
nghiệp tổ chức một sự kiện được thành cơng. Tuy nhiên khơng phải tất cả các sự kiện đều thành lập BTC mà chỉ nên thành lập những sự kiện thật quan trọng. Thành phần của BTC
thường bao gồm:
- Giám đốc/Phĩ giám đốc - Trưởng ban. - Trưởng một số phịng chức năng - Ủy viên.
- Một số nhân viên cĩ kinh nghiệm (ởlĩnh vực chuyên mơn cụ thể). - Ủy viên
BTC tham mưu cho ban lãnh đạo và điều hành tồn bộ các cơng việc để tổ chức thành cơng một sự kiện. BTC tiến hành các cơng việc cụ thể như lập kế hoạch tổ chức; phân cơng nhiệm vụ cho các đơn vị hoặc cá nhân; theo dõi, giám sát các cơng việc chuẩn bị… BTC được thành lập bằng một quyết định của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp và tự giải tán sau khi sự kiện được tổ chức xong.
b. Lập kế hoạch tổ chức
Tất cả các sự kiện đều phải xây dựng kế hoạch để việc tổ chức được chu đáo. Việc lập kế hoạch cĩ thểdo văn phịng xây dựng hoặc phối hợp với các đơn vị/cá nhân cĩ trách nhiệm xây dựng. Sau đĩ, dự thảo kế hoạch phải được trình lên cấp trên phê duyệt và triển khai tới các cá nhân, đơn vị cĩ trách nhiệm tham gia tổ chức sự kiện.
Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện cĩ thể được xây dựng với nhiều hình thức khác nhau, nhưng thơng thường bao gồm các nội dung chính:
- Tên, chủđề của sự kiện.
- Mục đích, yêu cầu về kết quả của sự kiện.
- Nội dung chính (chương trình chính) của sự kiện. - Đối tượng tham gia (khách mời) sự kiện.
- Địa điểm tổ chức sự kiện. - Thời gian tổ chức sự kiện.
- Các cơng việc cần phải thực hiện cho sự kiện và hướng dẫn thực hiện. - Thời gian thực hiện các cơng việc của sự kiện
- Phân cơng cụ thể cơng việc cho các đơn vị, cá nhân. - Những yêu cầu khác trong cơng tác tổ chức sự kiện.
- Dự tốn kinh phí tổ chức (phần này cũng cĩ thểđược lập thành một văn bản riêng
33
CƠNG TY …… CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /KH-… KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ …… Căn cứ I.Mục đích, yêu cầu: 1. Mục đích: 2. Yêu cầu: II. Nội dung của sự kiện: 1. ….. 2. ….. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
III. Thời gian, địa điểm thành phần tham dự: 1. Thời gian
2. Địa điểm
3. Thành phần tham dự
IV.Tổ chức thực hiện 1. Cơng tác chuẩn bị:
a. Hậu cần, hội trường –phịng A.…. (thời gian từ…..đến…..) b. Lễtân, đĩn tiếp, thư mời –phịng B…. (thời gian từ…..đến…..)
c. An ninh, giữxe, hướng dẫn khách – tổD… (thời gian từ…..đến…..)
d. Dự tốn tài chính, quản lí chi tiêu tài chính – phịng C… (thời gian từ…..đến…..) e. ………… 2. Trong khi buổi lễ tiến hành: a. Bộ phận lễtân:….. b. Bộ phận kĩ thuật:… c. Bộ phận hậu cần, phục vụ:… d. Bộ phận bảo vệ:… e. Bộ phận …. 3. Sau khi sự kiện kết thúc:
34
b. Phịng B: Soạn và gửi thư cảm ơn (thời gian từ…..đến…..)
c. Phịng C: Thanh tốn với các nhà cung cấp, tổng hợp hĩa đơn chứng từ và quyết tốn tài chính…. (thời gian từ…..đến…..)
d. ……
e. Họp rút kinh nghiệm (lúc …..ngày... tại phịng họp…)
V. Yêu cầu thực hiện
1. Các đơn vị, cá nhân chủ động tổ chức thực hiện các cơng việc đã được phân cơng, dảm bảo chất lượng tốt nhất và đúng kế hoạch thời gian đã quy định. 2. Tất cả các đơn vị cần phải chi tiêu tài chính phải đảm bảo đúng dự tốn và hĩa
đơn chứng từ hợp lệ.
3. Các cơng việc phát sinh các đơn vị chủ động giải quyết, trường hợp vượt thẩm quyền phải báo cáo ngay cho trưởng ban tổ chức để xin ý kiến chỉđạo.
Nơi nhận: TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC
- …..
- Lưu:…
Nguyễn Văn A
Hoặc
CƠNG TY ABC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /KH-… KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ…… 1. Mục đích: 2. Thời gian: 3. Địa điểm 4. Thành phần khách mời
5. Tiến độ và phân cơng chuẩn bị:
STT Đơn vị thực hiện
Cơng việc Cơng việc cụ thể Thời gian thực hiện (từ 01/6 – 11/6)
Kết quả
35 1 P. Hành chính Bố trí ội trường Thiết kế, trang trí sân khấu Thuê và lắp đặt âm thanh Hội ngh ị Đảm bảo đúng th ết kế 2 Hậu cần Mua sắm các vật dụng cần thiết Theo dự tốn đã được hê duyệt 4 P. Kế hoạch, p.KD Tài liệu, văn bản, HS hội nghị Các VB cần soạn thảo: -Báo cáo kinh
doanh
-Phương hướng
kinh doanh -Báo cáo tài (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chính….. - Trình ký 5 P. Hành chính -In ấn 6 P. Hành chính Văn nghệ -Mời đạo diễn, thống nhất chủ đề, nội dung, tiết mục. -Ký hợp đồng cụ thể. -Tập dượt… Đảm bảo đúng chủđề, 7 P. Kinh
doanh Thư mời -Lập danh sách khách mời. -Soạn thảo thư mời -Gửi thư mời . ……… ……….. … … 6. Lưu ý:…
Nơi nhận: TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC
- …..
- Lưu:…
36
Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện cĩ thể trình bày khác nhau về hình thức, nhưng
phải đảm bảo chi tiết và triển khai sớm để việc thực hiện được thuận lợi.
c. Xin giấp phép tổ chức (hoặc xin sự chấp thuận của cấp trên)
Đối với các sự kiện như họp báo, hội nghị cĩ yếu tố nước ngồi, sự kiện cĩ biểu diễn và thu phí, quay xổ số…phải cĩ sựđồng ý của cơ quan nhà nước cĩ thầm quyền, hoặc cĩ sự đồng ý của cơ quan chủ quản. Chính vì vậy cần phải tìm hiểu và thực hiện các thủ
tục cần thiết để xin giấy phép tổ chức nhằm đảm bảo đúng các quy định của pháp luật là vấn đề quan trọng cần được thực hiện từ sớm để tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác tổ
chức sự kiện.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, những trường hợp tổ chức sự kiện sau đây
cần phải cĩ sựđồng ý của cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền: - Sự kiện cĩ yếu tốnước ngồi.
- Sự kiện cĩ thu phí.
- Sự kiện tổ chức tại điểm cơng cộng. - Sự kiện cĩ biểu diễn.
- Sự kiện cĩ tổ chức khuyến mãi hay rút thăm may mắn, gây quỹ. - Sự kiện cĩ họp báo.
Để thực hiện đúng và nhanh nhất việc xin cấp phép tổ chức, thư ký cần chủđộng liên hệ với các cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền nắm rõ quy định về thủ tục và thời hạn nộp hồ sơ, tiến hành soạn thảo các văn bản cần thiết, chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ theo đúng quy định để sớm cĩ giấy phép cho cơng tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. (hoặc gửi văn
bản trình cơ quan cấp trên, giải trình các vấn đề cần thiết để được cấp trên đồng ý cho phép tổ chức sự kiện).
d. Chuẩn bị hội trường/địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức của sự kiện cần được chuẩn bị chu đáo vì đây là cơng việc địi hỏi chuẩn bị cơng phu, với những yêu cầu về kĩ thuật, mỹ thuật, sự an tồn cũng như những vấn đề khác liên quan. Tùy từng trường hợp mà địa điểm tổ chức cĩ thểở trong nhà (hội
trường) hay ngồi trời hoặc kết hợp cả hai.
Địa điểm trong nhà (hội trường): Hội trường được sử dụng trong hầu hết các sự
kiện lớn của cơ quan/doanh nghiệp. Trong hội trường thường được trang bị đầy đủ các thiết bị cơ bản như hệ thống máy mĩc kĩ thuật (ánh sáng, âm thanh, hình ảnh và các thiết bị kĩ thật khác), bàn ghế, phơng nền, bục diễn giả, tượng Bác, cờ. Chuẩn bị hội trường cần chú ý tới các vấn đề sau:
-Bố trí bàn ghế: các bục diễn giả, bàn chủ tọa, khu vực cho truyền thơng… phù hợp với mục đích và tính chất của sự kiện. thơng thường các sự kiện được sắp sếp theo kiểu hội
trường (cĩ bàn Chủ tịch đồn, bàn Thư ký đồn; bục phát biểu).
37
-Chuẩn bị thiết bị kĩ thuật: kiểm tra và đảm bảo các thiết bị như micro, loa, máy
tính, máy chiếu, đèn, máy lạnh, máy phát điện… vận hành tốt. Trường hợp cần mượn thiết bị, máy mĩc… phải kiểm tra và xác nhận tình trạng máy mĩc. Trường hợp thuê các thiết bị
này thì phải cĩ hợp đồng rõ ràng, phải kiểm tra tình trạng thiết bịtrước khi nhận bàn giao. -Trang trí hội trường: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Phơng nền sân khấu (màu tối: xanh đen, chàm, lam sẫm, nâu đen…).
+ Quốc kì, cờđảng: đặt trên dải nền đỏ bên trái sân khấu (nhìn từdưới lên), quốc kì - bên phải, cờđảng -bên trái.
+ Tiêu đề sự kiện: kiểu chữchân phương trên nền phơng về phía bên phải sân khấu (nhìn từdưới lên).
+ Tượng Bác bán thân: đặt trên bục cao, trên nền dải màu đỏ, chính giữa dưới quốc kì và cờđảng (nếu là ảnh Bác thì treo dưới ngơi sao và búa liềm).
+ Khẩu hiệu: treo vị trí nổi bật, nội dung tùy từng sự kiện.
+ Hoa trang trí: Hoa ở bục diễn giả phải thấp, phủ xuống bục khoảng 20-30cm. Lẵng hoa/chậu hoa đặt dọc trên sân khấu, sát phơng nền (khoảng 5 lẵng, khơng đặt quá nhiều).
Hoa đặt trên bàn đầu tiên (khách quan trọng).
+ Các bàn trên đồn chủ tịch, đồn thư ký, các bàn đầu tiên dưới hội trường đều phải
cĩ khăn phủ. (trường hợp sự kiện quan trọng thì tất cảbàn đều cĩ khăn phủ).
Ngồi ra, cĩ thể bố trí thêm màn hình máy chiếu, khẩu hiệu, logo của các cơng ty tài trợ… phù hợp với yêu cầu của sự kiện.
Địa điểm sân khấu ngồi trời
Tổ chức sự kiện ngồi trời thường áp dụng đối với các sự kiện
như lễkhai trương, khởi cơng, khánh thành, hay lễ hội, lễ trao giải thi đấu thể thao… Việc lựa chọn tổ chức sự kiện ngồi trời cần được tính tốn cẩn thận, chú ý tới đặc điểm thời tiết
cũng như việc quản lí khách mời và an ninh an tồn. Sâu khấu phải được được thiết kế chắc chắn, đủ rộng cho các hoạt động
Đồn Thư ký Đồn Chủ tịch
Bục phát biểu dịng chủ đề sự kiện
Tượng Bác Phơng nền
Dải màu đỏ, cĩ ngơi sao, cờ đảng
Màn chiếu
38
cĩ tính tập thể, chuẩn bị dù che phịng khi cĩ những thay đổi bất thường về thời tiết.
Trường hợp tổ chức vào buổi chiều tối địi hỏi cĩ những thiết bị kĩ thuật phức tạp về ánh sáng, âm thanh hơn so với hội trường, do đĩ hiện nay cĩ những cơng ty chuyên cho thuê sân khấu ngồi trời và các thiết bị phục vụ nên việc chuẩn bị cũng thuận lợi hơn, tuy
nhiên cần chú ý tới hợp đồng và những điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo mọi việc
được tốt nhất.
Về cách thức trang trí, bố trí trên sân khấu ngồi trời cũng tương tự như trong hội
trường trong nhà, nhưng cần được thiết kế, lắp đặt chắc chắn đề phịng giĩ lớn. Thơng
thường chỉ cĩ ghế ngồi cho người tham dự, riêng những ghếhàng đầu dành cho khách mời danh dự thì cĩ thể bố trí thêm bàn với khăn trải bàn, hoa trang trí, biển tên…
Khu vực lễtân đĩn tiếp: bàn, khăn trải bàn, bảng hướng dẫn. Bố trí hợp lí, rộng rãi, cĩ dấu hiệu để khách dễ nhận biết.
Các khu vực chức năng khác: khu tổ chức tiệc, khu trưng bày, vui chơi, phát quà
tặng, vệ sinh… Bố trí hợp lí, khơng quá xa địa điểm tổ chức chính. Đảm bảo đủ rộng, an tồn, sạch sẽ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trang trí ngồi khu vực tổ chức: tùy vào điều kiện cĩ thể bố trí cổng hơi hay băng
rơn, khẩu hiệu treo ở vị trí nổi bật. Phướn dọc/banner treo hai bên đường vào địa điểm tổ
chức hoặc treo dọc tuyến phố trước trụ sở cơng ty (phải cĩ sự đồng ý bằng văn bản của chính quyền địa phương).
e. Chuẩn bị tài liệu, văn bản phản ánh nội dung sự kiện
Tùy vào mục đích của sự kiện, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ chuẩn bị các văn bản, tài liệu phù hợp và cĩ sự phối hợp giữa văn phịng với các đơn vị chuyên mơn. Thơng
thường, BTC xác định cụ thể các tài liệu cần soạn thảo (kịch bản; lời dẫn; chương trình sự
kiện, thư mời, dự thảo các văn bản (báo cáo, kế hoạch, hợp đồng…); bài phát biểu khai mạc, bế mạc, kỉ yếu, catalogue…, số lượng tài liệu, biểu mẫu… Sau đĩ tiến hành in ấn,
photo đủ sốlượng tài liệu theo yêu cầu; đĩng dấu lên tài liệu, văn bản; lập thành từng bộ
tài liệu phát cho khách tham dự.
f. Lập danh sách khách mời tham dự sự kiện
Danh sách khách mời tham dự sự kiện cần được lập sớm, đầy đủ thơng tin cần thiết. Cần lập danh sách cho từng nhĩm đối tượng khách mời. Thơng thường cĩ khách mời bên
trong cơ quan, doanh nghiệp và khách mời bên ngồi, mỗi nhĩm lập một danh sách riêng
để quản lí. Ngồi ra, cĩ những sự kiện cịn cĩ sự tham dự của những khách mời đặc biệt
(như lãnh đạo ở trung ương, địa phương…) thì nhĩm này cần lập riêng một danh sách. Các danh sách này cần được sự phê duyệt của người cĩ thẩm quyền để làm cơ sở cho việc thực hiện các cơng việc như chuẩn bịthư mời, kinh phí, tài liệu…
Danh sách thành viên nội bộ:
STT Họ và tên Chức vụ Đơn vị
1 2
39
Danh sách khách mời bên ngồi:
STT Họ và tên Chức vụ Cơng ty Sốđiện thoại Ghi chú
1 2
Khi lập danh sách người tham dự, cần cân nhắc kĩ và lựa chọn chính xác đối tượng tham dự. Đảm bảo những người trong dánh sách phải tới tham dự sự kiện, hạn chế tối đa trường hợp mời nhưng khơng tới dự vì gây lãng phí về tài chính và các sự chuẩn bị khác, thậm chí ảnh hưởng tới kết quả của sự kiện.
g. Soạn thảo Thư mời
Căn cứ vào danh sách khách mời để soạn thảo Thư mời. Thư mời cĩ rất nhiều hình thức, tuy nhiên, khi thiết kế cần được thiết kế theo một mẫu thống nhất, đảm bảo đầy đủ