Trách nhiệm của người thư ký khi lãnh đạo đi cơng tác

49

- Lịch trình. - Nơi lưu trú.

- Các tài liệu, giấy tờ, vật dụngcần thiết mang theo.

- Dự tốn kinh phí chuyến đi (cĩ thể tách ra thành một văn bản riêng)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ^CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /KH -…. ….…. , ngày ….. tháng ….. năm……. KẾ HOẠCH CHUYẾN CƠNG TÁC ………. I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU: 1. Mục đích: 2. Yêu cầu:

II. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM CƠNG TÁC, NƠI LƯU TRÚ

1. Thời gian :

2. Địa điểm :

3. Nơi lưu trú :

III. NỘI DUNGCẦN GIẢI QUYẾT TRONG CHUYẾN CƠNG TÁC:

1. …..

2. …..

III. DANH SÁCH ĐỒN CƠNG TÁC (nếu cĩ) :

STT Họ và tên Chức danh Giới tính Nhiệm vụ

1 2 3

IV. CÁC TÀI LIỆU, PHƯƠNG TIỆN CẦN THIẾT

1. Hồsơ, tài liệu :

2. Phương tiện, thiết bị kỹ thuật :

3. Khác :

VI. LỊCH TRÌNH CHUYẾN CƠNG TÁC

Ngày Thời gian Nơi đi Nơi đến Nội dung làm việc Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

VII.DỰ TRÙ KINH PHÍ

TT Nội dung chi Đơn vị

tính

Số

lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

50

Nguyễn Thị A Lê Thanh B

4.1.3. Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cho chuyến cơng tác của lãnh đạo.

Tuỳ theo mục đíchchuyến đi vàyêu cầu của lãnh đạo mà ngườithư ký cĩ thể chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ với số lượng, loại hình tài liệu khác nhau. Ví dụ: Khi lãnh đạo đi cơng tác để kí kết hợp đồng kinh tế thì thư ký cần phải chuẩn bị hồ sơ năng lực của cơng ty, dự thảo hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp luật liên quan tới nội dung hợp tác…; khi lãnh

đạo đi báo cáo tình hình hoạt động của cơng ty với cấp trên thì thư ký cần chuẩn bị báo cáo kết quả hoạt động, các tài liệu chứng minh, tài liệu chuyên mơn liên quan tới nội dung cần báo cáo, kiến nghị/đề xuất với cấp trên…

Để chuẩn bị tài liệu cho chuyến cơng tác của lãnh đạo được chính xác, thư ký cần phối hợp với các phịng ban chuyên mơn chuẩn bị số liệu, thơng tin cần thiết. Các tài liệu

này kiểm tra kỹ, tổng hợp và soạn thảo cẩn thận, chính xác về nội dung, đúng về hình thức.

Trong quá trình chuẩn bị, các tài liệu phải được quản lý chặt chẽ, tránh làm lộ bí mật. Ngồi ra, các file tài liệu này được lưu trong máy tính cần được đặt mật khẩu để đảm bảo sự an tồn thơng tin trong tài liệu.

4.1.4.Hỗ trợ lãnh đạo chuẩn bị giấy tờ cá nhân

Việc các nhà lãnh đạo quên các giấy tờ cá nhân khi đi cơng tác khơng phải là hiếm và điều này gây nên những phiền tối nhất định, cĩ khi cịn ảnh hưởng tới kết quả chuyến cơng tác. Do đĩ, người thư ký cũng cần giúp (nhắc) lãnh đạo chuẩn bị các giấy tờ cá nhân cần thiết cho chuyến đi. Các giấy tờ này thường gồm: Thư mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy ủy quyền…

4.1.5. Chuẩn bị hậu cần cho lãnh đạo

Trong điều kiện hiện nay, việc chuẩn bị hậu cần cho lãnh đạo khơng quá phức tạp như trước, tuy nhiên để đảm bảo cho chuyến đi của lãnh đạo cũng cần chú ý:

- Đặt vé (máy bay, tàu lửa) cho lãnh đạo. Trường hợp lãnh đạo đi bằng xe của cơ

quan/doanh nghiệp thì cần phải thơng báo sớm để bộ phận hành chính cĩ trách nhiệm chuẩn bị xe chu đáo.

- Đặt phịng khách sạn cho lãnh đạo.

- Trong trường hợp cần thiết, cĩ thể xin ý kiến lãnh đạo để chuẩn bị một số loại thuốcthơng thường mang theo như:thuốc cảm, thuốc trị tiêu hĩa, thuốc chống dị ứng...

- Ngồi ra, khi lãnh đạo tới cơng tác tại những nơi hồn tồn xa lạ thì cĩ thể chuẩn bị thêm: bản đồ, sách hướng dẫn tại địa phương, hoặc tìm hiểu trên mạng về nơi đĩ để cĩ thêm thơng tin hữu ích cho lãnh đạo.

51

- Ngồi ra, theo yêu cầu của lãnh đạo cịn cĩ thể phải chuẩn bị tặng phẩm để tặng cho đối tác. Lưu ý tới tính chất mối quan hệ với đối tác để lựa chọn tặng phẩm hợp lý. Đối với việc tặng quà cho người nước ngồi cịn chú ý tới phong tục, văn hĩa của nước bạn.

Đối với các chuyến cơng tác nước ngồi của lãnh đạo thì ngồi các nội dung chuẩn bị nêu trên, cần chú ýchuẩn bị thêm:

- Hộ chiếu (xin visa nếu nước nhập cảnh yêu cầu). Kiểm tra thật kỹ các thơng tin trên hộ chiếu, visa khi mới nhận.

- Thư mời của của đối tác sang nước họ làm việc.

- Chú ý tới các quy định của Việt Nam và nước bạn trong việc xuất, nhập cảnh (về

tài chính, các hàng hĩa khơng được mang theo, các thủ tục giấy tờ cần thiết…). tất cả các thơng tin này đề được đăng tải trên websites của Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh Việt Nam (Bộ Cơng an).

- Cơng tác hậu cần cần chuẩn bị: bản đồ, sách hướng dẫn, số điện thoại/địa chỉ của Đạisứ quánhoặc của Lãnh sự quán Việt Namở nước sở tại, địa chỉ khách sạn lưu trú.

- Đối với các tài liệu quan trọng thì cần lưu trữ thêm trên máy tính (hoặc trong trường hợp nhất định cĩ thể gửi trên email cá nhân của lãnh đạo) phịng khi cĩ mất mát, thất lạc tài liệu. Chú ý tính bảo mật củatài liệu trên máy tính, email.

- Nếu cần thiết, các thơng tin cá nhân như địa chỉ, khách sạn, nhĩm máu… cần được lưu trữ trong một mảnh giấy luơn mang bên mình.

- Cơng tác phiên dịch (cĩ thể chuẩn bị người ngay từ cơng ty, nhưng cũng cĩ thể liên hệ với đại sứ quán Việt Nam, hoặc tổ chức của người Việt Nam ở nước sở tạihỗ trợ).

4.2. Trách nhiệm của người thư ký khi lãnh đạođi cơng tác

4.2.1.Trước khi lãnh đạo đi cơng tác

-Dự buổi họp bàn giao cơng việc của lãnh đạo với cấp phĩ và các phịng ban cĩ liên quan để nắm được những cơng việc cần thiết.

-Trình các văn bản, tài liệu để lãnh đạo cho ý kiến hoặc ký trước khi đi cơng tác.

-Tiếp nhận các nhiệm vụ mà lãnh đạo phân cơng.

-Thống nhất với lãnh đạo hình thức trao đổi thơng tin trong quá trình lãnh đạo đi

cơng tác.

4.2.2.Trong khi lãnh đạo đi cơng tác

-Trong quá trình lãnh đạo đi cơng tác, người thư kí cĩ trách nhiệm giúp người được ủy quyền trong việc điều hành cơ quan/doanh nghiệp. Theo dõi tình hình làm việc chung của cơ quan/doanh nghiệp để cĩ thể báo cáo lãnh đạo khi được yêu cầu.

-Tập hợp các thư từ, văn bản,tài liệu gửi tới cho cá nhân lãnh đạo để trình khi lãnh đạo đi cơng tác về.

-Ghi chép các lời nhắn, những đề nghị đăng ký làm việc với lãnh đạo để báo cáo khi lãnh đạo về.

52

4.2.3.Sau khi lãnh đạo đi cơng tác về

-Báo cáo tĩm tắt diễn biến trong cơ quan/doanh nghiệp và trình các văn bản, tàiliệu được gửi tới cho lãnh đạo.

-Nhận lại những tài liệu về chuyến đi cơng tác để giúp lãnh đạo lập hồ sơ.

-Soạn thảo văn bản, tài liệu để lãnh đạo báo cáo kết quả chuyến đi cơng tác trước cơ

quan/doanh nghiệp (nếu được yêu cầu).

-Tiếp nhận các hố đơn, chứng từ tài chính liên quan tới chi phí chuyến cơng tác để làm thủ tục thanh tốn với bộ phận kế tốn.

Tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo khơng quá phức tạp nhưng sự thành cơng của các chuyến cơng tác của lãnh đạo phụ thuộc một phần vào sự hỗ trợ của người thư kí. Do đĩ trong cơng tác này, địi hỏi người thư ký khả năng tổ chức, trù liệu và sự cẩn thận, chu đáo.

53

Chương 5

GIAO TIẾP, LỄ TÂN TRONG HÀNH CHÍNH

Với cương vịlà người giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, ngồi các cơng việc chuyên

mơn thì người thư ký cịn tham gia vào nhiều hoạt động lễ tân, giao tiếp thức của cơ

quan/doanh nghiệp. Đồng thời, trong quá trình làm việc hàng ngày của người thư ký cũng

tiếp xúc với nhiều đối tượng (lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác…), do đĩ sự am hiểu về cơng tác lễ tân, nghi thức, giao tiếp, ứng xử…cơ bản là một trong những điều kiện

giúp người thư ký hồn thành tốt nhiệm vụđồng thời xây dựng được uy tín của mình. Vấn

đề lễ tân, nghi thức rất rộng, trong phạm vi của giáo trình này chúng tơi chỉ đề cập tới những nguyên tắc cơ bản, kỹnăng chính và phương pháp chủ yếu về lễ tân, nghi thức, giao tiếp… cho những người làm cơng tác hành chính văn phịng.

5.1. Giao tiếpvà giao tiếp trong hành chính

5.1.1. Khái niệm

- Giao tiếp: Cĩ rất nhiều quan niệm khác nhau về “giao tiếp”.Theo David K.Berlo

thì “Giao tiếp của con người là một quá trình cĩ chủ định hay khơng chủ định, cĩ ý thức hay khơng cĩ ý thức mà trong đĩ các cảm xúc và tư tưởng được biểu đạt trong các thơng

điệp ngơn ngữ hoặc phi ngơn ngữ. Giao tiếp của con người được diễn ra ở các mức độ: trong con người, giữa con người với con người và cơng cộng. Giao tiếp của con người là một quá trình năng động, liên tục, bất thuận nghịch tác động qua lại và cĩ tính ngữ cảnh”. Theo từ điển tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý thì “Giao tiếp là trao đổi, tiếp xúc với nhau”. Theo quan điểm của Tâm lý học thì giao tiếp là một phạm trù của tâm lý con người, là quá trình tiếp xúc giữa con người với con người nhằm mục đích nhận thức, thơng qua sự trao đổi với nhau về thơng tin, về cảm xúc, sự ảnh hưởng tác động qua lại lẫn nhau.

- Giao tiếp trong hành chính (giao tiếp cơng sở)là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm đạt được mục tiêu nhất định của tổ chức. (Học viện Hành chính Quốc gia)

5.1.2. Vai trị của giao tiếp trong hành chính

Nếu một cơ quan/doanh nghiệp khơng cĩ hoạt động giao tiếp (bằng các hình thức khác nhau văn bản, truyền miệng, email, fax, điện thoại…) thì khơng thể truyền đạt được thơng tin được giữa các nhà quản lý với nhân viênvà ngược lại, đồng nghĩa với việc khơng thể tổ chức được các hoạt động quản lý và điều hành, khơng thể tổ chức được hoạt động sản xuất/kinhh doanh. Khơng cĩ hoạt động giao tiếp, nhân viên khơng biết nhiệm vụ của mình, nhà quản lý khơng nắm được tình hình của cơ quan/doanh nghiệp và ra được các quyết định quản lý; cơ quan/doanh nghiệp khơng biết được vị trí của mình trong xã hội,

5.1. Giao tiếp và giao tiếp trong hành chính

54

trong thị trường. Chính vì vậy, cơng tác giao tiếp trong hành chính hiện nay rất được các cơ quan/doanh nghiệp chú trọng để xây dựng thương hiệu, uy tín và hình ảnh của mình.

5.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đối với giao tiếp trong hành chính

5.1.3.1. Rào cảnvề tâm lý

Người thư ký hàng ngày tiếp xúc, trao đổi, làm việc với rất nhiều các đối tượng. Đĩ

là các nhà quản lý, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng… với địa vị, trình độ, kinh nghiệm, tính cách khác nhau. Điều đĩ dẫn tới nếu khơng cĩ sự chuẩn bị tốt về tâm lý cĩ thể người thư ký gặp phải những khĩ khăn nhất định và khơng thành cơng trong giao tiếp, ảnh hưởng tới hiệu quả cơng việc. Để vượt qua rào cản này người thư ký cần rèn luyện bản lĩnh; trau

dồi kỹ năng giao tiếp - ứng xử; kiểm sốt xúc cảm; thận trọng trong cử chỉ, hành vi… Từ đĩ tự tin vào bản thân trong quá trình giao tiếp.

5.1.3.2. Rào cản về chuyên mơn nghiệp vụ

Một trong những vấn đề cực kỳ quan trọng đối với người lao động nĩi chung và bản

thân người thư ký nĩi riêng là năng lực làm việc, đĩ là điều kiện tiên quyết hình thành uy tín của một người lao động. Một người lao động cĩ chuyên mơn nghiệp vụ vững vàng, hiệu quả lao động cao sẽ nhận được sự tơn trọng của mọi người và ngược lại. Do đĩ người thư ký phải am hiểu sâu về chuyên mơn nghiệp vụ; luơn học hỏi, tự đào tạo, cập nhật các

kiến thứcđể nâng cao trình độ; rèn luyện thành thạo các kỹ năng nghề nghiệpđể làm cơ sở vững chắc trong quá trình giao tiếp, tạo thuận lợi trong việc trao đổi, phối hợp cơng việc với lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác.

5.1.3.3. Rào cản về văn hĩa

Hiện nay, xu hướng chuyển dịch lao động diễn ra phổ biến trên thế giới, ở tất cả các quốc gia, trên mọi đơ thị. Với Việt Nam thì sự chuyển dịch lao động, khơng chỉ là lao động đến từ các tỉnh, thành khác mà cịn cĩ lao động từ các quốc gia khác trên thế giới, đã tạonên các các đơ thị lớn và năng động như Hà Nội, Đà Nẵng và TP.Hồ Chí Minh. Trong

một mơi trường làm việc đa văn hĩa như vậy thì người thư ký cĩ thể gặp phải những khĩ khăn trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc với những người đến từ địa phương khác,

đến từ quốc gia khác về văn hĩa, ngơn ngữ, tư tưởng, tơn giáo, quan điểm, hệ giá trị, truyền thống, phong tục, đạo đức… Khắc phục vấn đề này, người thư ký cần phải chấp nhận thực tế, tự điều chỉnh mình cho phù hợp để cĩ thể giao tiếp, ứng xử đạt được mục đích. Chú ý tìm hiểu và tơn trọng văn hĩa của những người mình cùng làm việc. Khơng cĩ quan điểm kỳ thị, cục bộ địa phương, bài bác, chế nhạo. Luơn ý thức rằng tất cả vì cái chung, vì sự phát triển của cơ quan/doanh nghiệp, đặt lợi ích của tập thể lên trên hết.

5.1.4. Các nguyên tắc giao tiếp trong hành chính

Về bản chất, giao tiếp là quá trình trao đổi thơng tin giữa người với người để thực hiện mục tiêu đã xác định. Hiệu quả của giao tiếp phụ thuộc vào sự hưởng ứng, thái độ, khả năng xử lý thơng tin của cả các bên trong giao tiếp. Các nguyên tắc giao tiếp trong hành chính ở đây được hiểu là các tiêu chuẩn hành vi mà người thư ký lưu ý trong quá

55

5.1.4.1. Tơn trọng đối tượng giao tiếp

Đây là nguyên tắc phải được đảm bảo thực hiện trong tồn bộ quá trình giao tiếp cho dù mục đích giao tiếp cĩ hoặc khơng cĩ khả năng thực hiện. Điều này thể hiện sự tơn trọng, nghiêm túc của người thư ký khi tham gia giao tiếp. Sự tơn trọng đối tượng giao tiếp được thể hiện thơng qua các hành vi cụ thể đối với đối tượng giao tiếp như: thực sự lắng

nghe, quan tâm tới mục đích của họ; hướng dẫn/tư vấn đầy đủ, cĩ trách nhiệm; cầu thị, nhã

nhặn, lịch sự; khơng tranh cãi gay gắt; khơng vì hình thức bên ngồi mà phân biệt đối xử…

5.1.4.2. Kết hợp hài hịa lợi ích của các bên trong giao tiếp

Trong quá trình làm việc các chủ thể giao tiếp bao giờ cũng hướng tới mục đích nhất định nên khả năng xung đột về lợi ích giữa các bên cĩ thể xảy ra. Trách nhiệm của thư ký là phải bảo vệ quyền và lợi ích của cơ quan/doanh nghiệp, tuy nhiên điều này khơng

cĩ nghĩa người thư ký được phép bỏ qua các yêu cầu chính đáng của đối tượng giao tiếp. Người thư ký cũng cần chú ý đến lợi ích lâu dài, cĩ ảnh hưởng tới chiến lược của cơ

quan/doanh nghiệp thay vì chỉ cốgắng đạt được mục tiêu cụ thể trong một hồn cảnh giao tiếp cụ thể.

5.1.4.3. Tơn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp

Tại cơng ty Hữu Tồn, đồng nghiệp phịng Kinh doanh đưa sang bộ hồ sơ liên quan tới việc ký hợp đồng với một đối tác và đề nghị thư ký trình Giám đốc gấpdo yêu cầu cơng việc. Khi kiểm tra, thư ký phát hiện trong hồ sơ cĩ bản