Trong bất kỳ một khách sạn lớn hay nhỏ thì đều có bộ phận lễ tân. Đây là nơi diễn ra sự đón tiếp và tiễn khách trong quá trình đến, rời khỏi khách sạn. Nhân viên lễ tân là ngời đầu tiên và là ngời cuối cùng đại diện khách sạn đón, tiếp xúc và tiễn khách. Là ngời đóng vai trò quan trong trong việc giới thiệu và quảng bá về khách sạn, thu hút và lu giữ khách. Là ngời không mấy dịp đi xa nhng phải hiểu biết nhiều, có ngoại ngữ thông thạo, có ngoại hình, có tài ứng xử, có khẳ năng chịu đựng, thuyết phục để làm hài lòng mọi đối tợng khách.
Riêng đối với Khu Biệt Thự Hồ Tây đây là nhà khách chủ yếu phục vụ về chính trị nên đối tợng khách ăn cũng khác so với các khách sạn bình thờng khác. Nhng vai trò, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân cũng không có gì khác:
- Tổng hợp nghiên cứu thị trờng, khai thác nguồn khách và tổ chức thực hiện các kế hoạch phục vụ và kinh doanh theo đúng quy trình của một khách du lịch quốc tế.
-Sọan thảo và kí kết các văn bản hợp đồng kinh tế công văn giao dịch, kế hoạch phục vụ Trung Ương, hội nghị, hội thảo quốc tế và trong nớc.
-Tiếp nhận chuyển đi và lu trữ các văn bản nhà nớc của Ban Tài Chính Quản Trị Trung Ương, của Khu Biệt Thự Hồ Tây và các văn bản khác.
- Tổ chức đón tiếp và mang vác va-li hành lí cho khách lên buồng nghỉ, h- ớng dẫn cho khách những điều kiện cần thiết nh nội quy trong Khu Biệt Thự Hồ Tây, cách sử dụng các trang thiết bị nội thất trong phòng.
- Quản lí chặt chẽ việc ra vào của khách, giữ gìn trật tự nội quy, đảm bảo an toàn tài sản của khu biệt thự.
-Tổ chức cất giữ hành lí t trang, tiền, vàng bạc qúy hiếm của khách khi khách yêu cầu.
- Luôn đề cao tinh thần cảnh giác, giữ gìn bí mật quốc gia. Việc thực hiện nghiêm chỉnh việc trình báo tạm trú khi khách thuê phòng tại Khu Biệt Thự Hồ Tây theo đúng cá quy định của các cơ quan công an Thành phố.
- Thông tin chính xác kịp thời cho các bộ phận có liên quan về tình hình khách đến và khách đi, có chế độ tiêu chuẩn ăn thờng, tiệc chiêu đãi, hội nghị, hội thảo và các nhu cầu khác, để các bộ phận chủ động sắp xếp công việc của đơn vị mình kịp thời phục vụ khách.
- Thanh toán với khách bằng phiếu báo thanh toán để kế toán lập phiếu thu thanh toán với khách hàng nhanh chónh, chính xác, tránh gây phiền hà cho khách.
-Thực hiện tốt các chế độ báo cáo theo quy định hiện hành. -Trang phục đúng quy định theo mùa.
-Tổ chức thu thập y kiến của khách đến nghỉ ngơi, ăn uống, hội nghị
tại Khu Biệt Thự Hồ Tây để báo cáo giám đốc kịp thời, bổ sung các thiếu sót nhằm không ngừng nâng cao chất lợng phục khách.
- Quản lí sử dụng máy điện thoại, Fax, máy vi tính xe ôtô có hiệu quả, quản lí phân công lao động trong phòng hợp lí, hiệu quả đảm bảo công việc của phòng 24/24h trong ngày.
- Tích cực học tập không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ trớc mắt và lâu dài.