Ngày nay do sự phát triển mạnh của ngành viễn thông nên các hình thức đặt buồng cũng rất đa dạng .khách có thể đặt buồng trực tiếp hoặc đặt qua
điện thoại ,qua fax ,thư điện tử ……song có hai hình thức đặt buồng chính đó là đặt buồng bằng văn bản và đặt buồng bằng lời
- Nhận dặt buồng bằng lời : + Yêu cầu :
. Đây là giai đoạn giữa khách và khách sạn có mối quan hệ với nhau là khoảng thời gian khách đặt buồng . giai đoạn này đò hỏi nhân viên lễ tân phải khéo léo ,tạo ấn tượng ban đầu cho khách làm cho khách yên tâm và tin tưởng vì sự lụa chọn của mình là đúng
_ Công việc cụ thể :
. Chào khách và gợi ý giúp đỡ
. Giới thiệu và chào bán buồng : giới thiệu buồng giá buồng và các đặc điểm khác của buồng
. Tiếp nhận yêu cầu về buồng của khách về : loai buồng , số lượng ,số lượng khách ,thời gian lưu trú
. Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn : căn cứ vào lịch đặt buồng ,nhân viên lễ tân kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn ,nếu đáp ứng được thì tiếp tục tiếp nhận đặt buồng ,nếu không thì thuyết phục khách các giải pháp thay thế
. Tiếp nhận các thông tin đặt buồng : tên ,địa chỉ ,số điệnthoại của người đặt buồng ,hình thức thanh toán trách nhiệm thanh toán đảm bảo đặt buồng , gợi ý và bán các dịch vụ
. Để đảm bảo đặtbuồng đối với đặt buồng trực tiếp nhân viên lễ tân phải yêu càu khách đặt cọc
. Lập phiếu đặt buồng : đối với đặt buồng trực tiếp lễ tân cần lập phiếu đặt buồng và các nội dung dặt buồng và các nội dung khách yêu cầu ,một bản đưa cho khách một bản khách sạn giữ
. Xác nhận lại thông tin đặt buồng
. Lưu văn bản vào file đặt buồng của khách sạn
. Thông báo cho bộ phận liên quan để có kế hoạch đón tiếp và phucj vụ khách
+ Nhận dặt buồng bằng văn bản : - Yêu cầu :
. Nhân viên lễ tân phải nhanh tróng và thực hiện tốt các nghiệp vụ Trong trường hợp nay do khách không đén được khách sạn đặt buồng thì nhân viên lễ tân phải lam thủ tục nhanh tróng ,nói phải chính xác
- Công việc cụ thể :
. Tiếp nhận văn bản đặt buồng : Tiếp nhận từ máy fax hoặc hộp thư
. Đọc văn bản đặt buồng : Đọc cẩn thận văn bản đặt buồng để nắm bắt được các yêu cầu đặt buồng của khách
. Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn : nhân viên lễ tân căn cứ vào lịch theo dõi tình trạng buồng của khách sạn , nếu đáp ứng được thì xác nhận đặt buồng nếu không thì liên lạc với khách thuyết phục khách các giảo pháp thay thế
. Xác nhận đặt buồng
. Cập nhật tình trạng đặt buồng .nhân viên lễ tân ghi tóm tắt nội dung đặt buồng vào lịch theo dõi đặt buồng
. Lưu văn bản vào file đặt buồng