2.2.1. Công tác ban hành văn bản chỉđạo, chuẩn bị thực hiện cơ chế
Thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế “một cửa” tại các cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương và tài liệu hướng dẫn của Bộ Nội vụ; Quyết
thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của thành phố; Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã ban hành Quyết định số193/QĐ-UBND ngày 25 tháng
02 năm 2004 về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính quận Cầu Giấy.
Ngày sau khi Quyết định 84/2009/QĐ-UBND ngày 01/07/2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội hướng dẫn Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ
chế “một cửa liên thông”. Ủy ban nhân dân quận đã ra quyết định kiện toàn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, chỉ đạo các đơn
vị thực hiện ngay việc rà soát, cập nhật, chỉnh sửa, bổsung các văn bản tại Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân
các phường, đảm bảo cho phù hợp với các quy định mới về thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế“một cửa liên thông”.
Triển khai Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020,
trên cơ sở Chương trình số 08-Ctr/TU ngày 18/10/2011 của Thành ủy, ngày 21/11/2011 Quận ủy Cầu Giấy đã ban hành Chương trình số 11-Ctr/QU về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao năng lực trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quận Cầu Giấy giai đoạn 2010 – 2015.
Hàng năm Ủy ban nhân dân quận đều xây dựng kế hoạch cải cách hành chính, kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn quận Cầu Giấy.
Ủy ban nhân dân quận xác định cải cách thủ tục hành chính là khâu đột
phá để tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức, công dân vì vậy quận tập trung chỉ đạo rà soát, cập nhật, cắt giảm, đề xuất đơn giản hóa thủ tục hành chính. Ủy ban nhân dân quận và các
phường công khai thủ tục hành chính theo Quyết định số 4045/QĐ-UBND, 4046/QĐ- UBND ngày 31/8/2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về
việc công bố Bộ thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp huyện và cấp xã
trên địa bàn thành phố Hà Nội và Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 về việc công bố thủ tục mới ban hành, thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, thủ tục hành chính bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong
lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Ủy ban nhân dân quận chỉ đạo các đơn vị thực hiện niêm yết công khai nội quy, quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; công khai thẩm quyền, thời hạn giải quyết, thành phần hồ sơ, lệ phí, căn cứ pháp lý của từng thủ tục hành chính.
Ngay sau khi quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08/03/2016 của
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về quy định thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” trong giải quyết các công việc của cá nhân, tổ
chức, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã có văn bản chỉ đạo các phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và
Ủy ban nhân dân các phường rà soát, kiện toàn lại tổ chức, sắp xếp cán bộ
làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bổ sung, thay thế hệ thống văn
bản, biểu mẫu, sổ sách đang thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo đúng quy định, đặc biệt là quy trình giải quyết hồ sơ hành chính cho
cá nhân, tổ chức đảm bảo không để cho cá nhân, tổ chức phải đi lại, bổ sung hồsơ quá một lần, nếu để hồ sơ quá hạn, không giải quyết được người có thẩm quyền phải có văn bản xin lỗi người dân,...
- Trên cơ sở những quy định của Chính phủ và Thành phố Hà Nội, Ủy ban nhân dân quận đã chỉ đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường xây dựng, tổng hợp và niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các văn bản sau tại Bộ phận tiếp nhận và trả
+ Quyết định công khai các danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của Ủy ban nhân dân quận, các phòng chuyên môn của quận ( trong đó niêm yết công khai, đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính bao gồm: tên thủ tục hành chính, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và sốlượng mỗi loại, số bộ hồsơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục);
+ Quyết định ban hành quy chế và tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
+ Nội quy của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
+ Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được thiết lập và tuân thủ
nghiêm ngặt theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008.
+ Các hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, xử lý, trình ký, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
+ Niêm yết công khai địa chỉ hòm thư tiếp nhận phản ánh kiến nghị, số điện thoài đường dây nóng, hòm thư điện tử của đơn vị và của thủtrưởng đơn vị.
+ Mở các loại sổ sách theo đúng mẫu quy định như: sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả, giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, phiếu kiểm soát quá trình kiểm soát hồsơ, phiếu xin lỗi đối với hồsơ giải quyết quá hạn, phiếu xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận hồsơ,...
Cùng với việc ban hành văn bản chỉ đạo, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy thông qua hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo rất quan tâm xây dựng và thực hiện rất nhiều các hoạt động khác nhằm triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ như công tác tuyên truyền được quận ủy,
HĐND & UBND quận Cầu Giấy quan tâm chỉ đạo. Tùy theo từng giai đoạn, công tác tuyên truyền được tập trung vào những nội dung cụ thể với nhiều hình thức thiết thực như: tổ chức hội nghị đối với lãnh đạo Ủy ban nhân dân
quận ủy, Ủy ban nhân dân quận chủ trì, tổ chức các đợt tuyên truyền cổ động của ngành văn hóa vào dịp cuối năm 2014, tuyên truyền thông qua các cuộc thi tiểu phẩm của Đoàn thanh niên; sổ tay tìm hiểu pháp luật do Hội đồng tuyên truyền phổ biến giao dục pháp luật thực hiện. Bên cạnh đó, các tài liệu về quy chế “một cửa” đều được gửi tới tổ trưởng tổ dân phố và phát thanh trên hệ thống loa truyền thanh phường giúp người dân hiểu rõ mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện quy chế “một cửa”, các hồ sơ thủ tục cần thực hiện khi có giao dịch hành chính trên từng lĩnh vực... Qua đó giúp người dân hiểu
được chủtrương của mình và chủ động tham gia vào quy trình giải quyết hồ sơ hành chính của các cơ quan công quyền.
2.2.2. Công tác lựa chọn, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức làm việc ở
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Việc bố trí công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy được quan tâm, bố trí cán bộ chuyên trách, ngay từ khâu tuyển dụng mới cán bộ Ủy ban nhân dân quận đã chú ý đến trình độ chuyên môn của từng cán bộ cho phù hợp với vị trí công tác mà họ sẽ đảm nhiệm. Những cán bộ này thuộc biên chế của Văn phòng HĐND & UBND quận Cầu Giấy, điều này không chỉ thuận lợi cho các cán bộ trong quá trình tác nghiệp mà còn giúp cho Văn phòng quản lý, giám sát, điều hành được cán bộ, công chức của Bộ phận tiếp nhận hồsơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Cán bộ trực tiếp làm công tác tiếp nhận và trả kết quả 100% trình độ đại học trởlên, đã là công chức qua thi tuyển hoặc không thông qua thi tuyển. Họ
là những người có bản lĩnh chính trị vững vàng, có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức quản lý nhà nước, có tinh thần trách nhiệm, thái
độđúng mực trong phục vụ nhân dân. Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận
“một cửa” đã thể hiện rõ tinh thần trách nhiệm, tinh thần, tính chuyên nghiệp, lấy tinh thần phục vụ dân làm mục tiêu công tác và được nhân dân, tổ chức
Cùng với việc bố trí cán bộ, tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy khi triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” đều chú trọng đúng mức đến công tác đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Để chuẩn bị cho công tác triển khai đồng loạt việc thực hiện cơ chế “một cửa” từ tháng 9/2004, Ủy ban nhân dân quận đã tổ
chức tập huấn kỹnăng tiếp dân và nghiệp vụcông tác đối với cán bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của quận và tất cả các phường trên
địa bàn quận, với hình thức đào tạo trực tiếp, cùng với lý thuyết là việc hướng dẫn thực hành ngay tại bộ phận “một cửa” cấp quận. Đặc biệt, để bồi dưỡng nâng cao nhận thức và chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ làm việc tại Bộ
phận tiếp nhận hồsơ hành chính của các cơ quan hành chính trên toàn Thành
phố, Ủy ban nhân dân Thành phố đã tổ chức tập huấn cho một số cán bộ, công chức thực thi nhiệm vụở Bộ phận “một cửa”. Ủy ban nhân dân quận đã
tạo điều kiện để 100% cán bộ tiếp nhận hồ sơ đang làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận tham gia lớp tập huấn này. Qua đó các cán bộ được bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cũng như rèn luyện, nâng cao phẩm chất, cách làm việc và kỹnăng tiếp dân.
2.2.3. Vềcơ sở vật chất, phương tiện làm việc
Trong những năm qua Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã có sự quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 8 phường cơ bản đáp ứng yêu cầu làm việc và tiếp công dân, đem lại sự thuận tiện cho cá nhân, tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết công việc.
+ Về vị trí, diện tích: Hiện nay, văn phòng làm việc bộ phận “một cửa”
tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy được bố trí đặt tại trụ sở chính của
HĐND và UBND với vị trí thuận lợi nhất để công dân, tổ chức thuận tiện khi
dân quận Cầu Giấy được bốtrí theo đúng quy định tại Điều 10 Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08/3/2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội. + Về trang thiết bị phục vụ hoạt động: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã được trang bị tương đối khá đầy đủ theo hướng hiện đại và bố trí một cách khoa học theo đúng quy định, gồm: Quầy bàn giao dịch, bàn, ghế làm việc của cán bộ, công chức; máy vi tính có kết nối phần mềm ứng dụng tin học;
máy in; máy điện thoại bàn; máy photo; máy quét mã số, mã vạch để phục vụ
tổ chức, công dân tra cứu kết quả hồ sơ; hòm thư góp ý; tủ đựng hồ sơ; nội quy làm việc... Bàn, ghế cho tổ chức, công dân ngồi chuẩn bị các giấy tờ liên
quan đến thủ tục hành chính cần giải quyết và chờ đến lượt thực hiện giao dịch thủ tục hành chính lĩnh vực cần giải quyết được thông báo từ bảng điện tử của cán bộ, công chức.
Có thể nói cơ sở vật chất tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận cơ bản đáp ứng yêu cầu của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
hiện đại tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến yêu cầu giải quyết công việc
2.2.4. Phạm vi và quy trình giải quyết công việc theo cơ chế“một cửa”
Thực hiện Quyết định số4045/QĐ-UBND, Quyết định 4046/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc công bố bộ thủ tục hành
chính đang thực hiện tại cấp huyện trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Lãnh đạo
Ủy ban nhân dân quận đã chỉ đạo Văn phòng HĐND & UBND niêm yết công khai các bộ thủ tục hành chính (niêm yết công khai nội quy, quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; công khai thẩm quyền, thời hạn giải quyết, thành phần hồsơ, lệphí, căn cứ pháp lý của từng thủ tục hành chính...).
Theo đó bao gồm 267 thủ tục hành chính của cấp quận và 126 thủ tục hành chính của cấp phường trên bảng tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồsơ hành chính và trên trang thông tin điện tử của quận.
mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp quận thuộc 14
lĩnh vực: Nội vụ: 26 thủ tục; Tư pháp: 39 thủ tục; Lao động, Thương binh và
Xã hội: 73 thủ tục; Y tế (Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm): 01 thủ tục; Nông nghiệp (Hợp tác xã + Cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm nông, lâm, thủy sản): 19 thủ tục; Đăng ký kinh doanh: 05 thủ tục;
Công thương: 13 thủ tục; Văn hóa thông tin: 16 thủ tục; Tài nguyên môi
trường: 09 thủ tục; Tài chính: 11 thủ tục; Thanh tra: 05 thủ tục; Giáo dục và
Đào tạo: 20 thủ tục; Xây dựng đô thị: 21 thủ tục; Kế hoạch đầu tư: 17 thủ tục. Mỗi thủ tục hành chính có 11 nội dung như sau:
- Trình tự thực hiện - Cách thức thực hiện - Thành phần, sốlượng hồsơ - Thời hạn giải quyết - Đối tượng thủ tục hành chính - Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính - Kết quả thực hiện thủ tục hành chính - Lệ phí (nếu có)
- Mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có)
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính - Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã xây dựng quy trình giải quyết từng thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan trong việc giải quyết các thủ tục hành chính liên thông đảm bảo rõ ràng, cụ thể và gắn trách nhiệm, thời gian giải quyết từng nội dung công việc với các đơn vị liên quan. Đến nay, 100% các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của Ủy ban nhân dân quận đã được xây dựng quy trình giải quyết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
Có thể tóm tắt quy trình giải quyết công việc theo cơ chế“một cửa” bằng