Có năm bước cơ bản trong việc tổ chức thông tin: - Kiểm kê nội dung: đã có gì, cần thêm gì
- Thiết lập một bản phác thảo phân cấp các nội dung và tạo ra một từ vựng được kiểm soát . Vì vậy nội dung lớn, cấu trúc trang web, và các yếu tố định vị luôn được xác định một cách nhất quán
- Phân khúc (Chunking): Chia nội dung thành các đơn vị hợp lý với một cấu trúc mô đun phù hợp
- Vẽ sơ đồ cho hiển thị các cấu trúc trang web và phác thảo thô của các trang với một danh sách các liên kết điều hướng cơ bản
- Phân tích hệ thống bằng cách kiểm tra các tương tác với người sử dụng thật, sửa đổi khi cần thiết.
(a) Kho nội dung
Kho nội dung là một danh sách chi tiết các thông tin cơ bản về tất cả các nội dung có trong một trang web được thiết kế lại, hoặc trong một số trường hợp một trang web mới được tạo ra từ các nguồn nội dung hiện có.
Mặc dù là một kho nội dung thường tẻ nhạt và tốn thời gian để tạo ra, nó là một thành phần thiết yếu của bất kỳ kế hoạch có quy mô hợp lý cho một dự án web. Các nội dung trong kho hữu ích nhất trong các dự án quy hoạch và kiến trúc thông tin vào giai đoạn ban đầu, nhưng một kho nội dung chi tiết sẽ hữu ích trong suốt dự án cho cả quy hoạch và xây dựng ra các trang web.
Công việc kiểm kê một trang web hiện hành và ghi lại các thông tin trên mỗi trang một cách chi tiết/tỉ mỉ, nhưng cũng dễ dàng để phân chia các thành viên đội ngũ thành những người làm việc với các tiểu mục hoặc thư mục của trang web khác nhau. Các thành viên trong nhóm làm việc kiểm kê trang web đều phải có quyền truy cập vào các trang trang web trong trình duyệt web và cũng như có thể xem các tập tin cấu trúc trang web trên máy chủ để đảm bảo rằng tất cả các phần của nội dung đều được kiểm kê.
Các nội dung trong kho của trang web hiện hành thường mang hình thức của một tập tin bảng tính với nhiều bảng, có chứa danh sách của mỗi trang trong trang web, cùng với các đặc tính thiết yếu như tiêu đề trang, url, người chịu trách nhiệm về nội dung, và tiếp tục như vậy. Mỗi trang thường được nằm trên một hàng trên bảng tính, với các cột liệt kê các thông tin cơ bản như:
- Số ID duy nhất cho mỗi dự án - Tiêu đề trang
- Trang mẫu hoặc loại - URL
- Loại chung của nội dung
- Người chịu trách nhiệm về nội dung
- Giữ nguyên/chỉnh sửa/loại bỏ các quyết định - Tạo nội dung mới
- Xem lại trạng thái
(b) Phân cấp và phân loại
Tổ chức phân cấp là một điều cần thiết trên web, hầu hết các trang web phụ thuộc vào hệ thống phân cấp, đi từ cái nhìn tổng quan rộng của trang web (trang chủ) sang sự tăng lên menu con và nội dung các trang ngày càng cụ thể.
Trong kiến trúc thông tin cần tạo các danh mục cho thông tin và xếp hạng tầm quan trọng của từng đoạn thông tin thành chung chung hay cụ thể.Danh mục chung trở thành yếu tố phân cấp cao/cao cấp của hệ thống phân cấp thông tin; khối thông tin cụ thể được định vị thấp hơn trong hệ thống phân cấp.
Khối thông tin được xếp vào tầm quan trọng và tổ chức bởi sự phù hợp một trong những hạng mục chính, một khi đã xác định một tập hợp các ưu tiên và các mối quan hệ trong bản phác thảo nội dung, có thể xây dựng một hệ thống
phân cấp từ các khái niệm quan trọng nhất hoặc concepts chung xuống đến chủ đề chi tiết hoặc cụ thể nhất.
(c) Nguyên tắc phân loại và kiểm soát từ vựng
Trong kiến trúc thông tin, phân loại tư duy là tổ chức thứ bậc của các loại nội dung, sử dụng cụ thể, thiết kế cẩn thận bộ thuật ngữ mô tả, như bất kỳ biên tập có kinh nghiệm hoặc thư viện có thể cho bạn biết, một trong những thách thức lớn nhất của việc tổ chức một lượng lớn thông tin đang phát triển một hệ thống cho luôn luôn đề cập đến những điều tương tự cùng một cách: một từ vựng được kiểm soát, trong thư viện theo cách nói của khoa học.
Một trong những công việc quan trọng nhất của kiến trúc sư thông xá định đặc tính của tên và thuật ngữ để mô tả các loại chính nội dung trang web, các liên kết trang web chuyển hướng, và các điều khoản chủ yếu để mô tả các tính năng tương tác của trang web. Việc này sẽ trở thành một yếu tố nền tảng của tổ chức nội dung, giao diện người dùng, các liên kết điều hướng trên mỗi trang của trang web,các tập tin và thư mục cấu trúc của trang web riêng biệt.