Bài 1 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.3 Định dạng bảng tính
2.3.1 Định dạng ký tự
Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
Trên thanh Formatting Toolbar click vào nút chức năng tương ứng Sử dụng menu
Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
Chọn menu Format > Cells sẽ xuất hiện hộp thoại
Chọn phiếu Font rồi chọn các định dạng mong muốn như cỡ chữ, màu chữ,
…
2.3.2 Định dạng số
Sử dụng thanh công cụ Formatting toolbar
Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
Trên thanh Formatting Toolbar click vào nút chức năng tương ứng Sử dụng menu
Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
Chọn menu Format > Cells sẽ xuất hiện hộp thoại
Chọn phiếu Number rồi chọn các định dạng muốn sử dụng trong mục
Ý nghĩa các mã định dạng:
# : đại diện cho một ký số bất kỳ.
0 : đại diện cho một ký số bắt buộc.
% : số với tỷ lệ phần trăm.
Dấu “,” : số với phân cách hàng
ngàn.
Dấu “.” : số với dấu chấm thập
phân.
$ : số với dấu tiền tệ.
[<màu>] : định màu cho số. Ví dụ : [RED]; [BLUE]
“chuỗi văn bản” : nếu muốn đưa
một chuỗi văn bản khác vào mã định dạng ta phải đặt chúng trong dấu nháy kép.
d : đại diện cho ngày.
m (Month) : đại diện cho tháng.
y : đại diện cho năm.
h : đại diện cho giờ.
m (Minute) : đại diện cho phút.
s : đại diện cho giây.
dd : 2 ký số của ngày.
ddd : 3 ký tự đầu của thứ bằng tiếng Anh.
dddd : thứ bằng tiếng Anh đầy đủ.
mm : 2 ký số của tháng.
mmm : 3 ký tự đầu của tháng.
mmmm : tháng bằng tiếng Anh
đầy đủ.
yy : 2 ký số của năm.
ví dụ:
Các kiểu định dạng số thường gặp :
Phân cách hàng ngàn cho số (ví dụ : số 7,526) : có 2 cách
−Chọn Format – Cells – Number, trong mục Number click chọn mục Use
1000 Separator
−Hoặc chọn Format – Cells – Number, trong mục Custom chọn kiểu #,##0
Số có 2 chữ số thập phân (ví dụ : 7,526.18) : có 2 cách
−Chọn Format – Cells – Number, trong mục Number tăng/giảm mục
Decimal places thành 2
−Hoặc chọn Format – Cells – Number, trong mục Custom chọn kiểu
#,##0.00 hoặc 0.00
Ngày theo kiểu Việt nam: chọn Format – Cells – Number – trong mục
Custom chọn dd/mm/yy. Tuy nhiên, kiểu ngày này còn phụ thuộc việc cài
đặt trong Control Panel.
Đưa số trở về dạng nhập thô ban đầu: chọn Format – Cells – Number –
General.
Nhập vào mã Số 71892.463 sẽ xuất hiện
#, ##0.00 71,892.46
[GREEN] #, ##0.00 “VNĐ” 71,892.46 VNĐ (màu xanh)
dd/mm/yy 25/12/98 dd-mmm-yy 25-Dec-98 ddd dd-mmmm-yyyy hh:mm:ss Fri 25-December-1998 08:47:16
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ canh dữ liệu chuỗi sang trái, dữ liệu số sang phải ô theo chiều ngang. Về chiều đứng, tất cả các loại dữ liệu sẽ được canh Bottom. Tuy nhiên ta cũng có thể chỉnh lại theo ý riêng.
Các cách canh tiêu đề vào giữa một bảng tính
• Dùng nút Merge and Center
Đánh dấu dịng tiêu đề từ ơ chứa tiêu đề cho đến ô cuối (theo chiều ngang của bảng)
Click nút Merge and Center . Kết quả : dòng tiêu đề được canh vào giữa vùng được chọn, các ô trong vùng được chọn bây giờ được trộn (merge) lại thành 1 ơ duy nhất do đó khơng thể di chuyển con trỏ ô trong từng ô này được. Dùng cách này đơi khi gây ra khó khăn trong việc sort hoặc filter về sau.
• Dùng Center across selection
Đánh dấu dịng tiêu đề từ ơ chứa tiêu đề cho
đến ô cuối (theo chiều ngang của bảng)
Chọn Format > Cells > Alignment > Trong mục Horizontal chọn Center Across Selection. Kết quả : dòng tiêu đề được canh vào giữa vùng được
chọn, tuy nhiên con trỏ ô vẫn di chuyển được trong từng ơ của dịng tiêu đề được canh giữa
Muốn bỏ chế độ canh giữa này ta đặt con trỏ vào ơ có chứa tiêu đề rồi chọn menu Format – Cells – Alignment – Trong mục Horizontal chọn General.
Canh lề
Chọn menu Format > Cells > Alignment sẽ xuất hiện hộp thoại
Mục Horizontal (canh lề theo chiều ngang của ô) gồm : General : canh
mặc nhiên, Left : canh trái, Center : canh giữa, Right : canh phải, Fill : điền chuỗi, Justify : canh đều, Center Across Selection : canh dữ kiện vào giữa phạm vi đã chọn.
Mục Vertical (canh lề theo chiều đứng của ô) gồm : Top : canh sát cạnh
trên của ô, Center : canh giữa ô, Bottom : canh sát cạnh đáy của ô,
Justify : canh đều theo chiều cao ô.
Mục Orientation : xoay chữ
Chức năng Wrap Text
Là chức năng cho phép tự động điều chỉnh chiều cao của ô và văn bản trong ô sao cho dữ liệu được nằm gọn trong 1 ô
Chọn ô hoặc vùng muốn sử dụng chức năng wrap text
Chọn menu Format > Cells > Alignment
Trong mục Text control, chọn Wrap Text Tạo Border cho bảng tính
Trong Excel các đường lưới (Gridline) khơng xuất hiện khi in ra do đó, để bảng tính in ra đẹp, ta phải tạo đường viền cho bảng tính (border) rồi xố các đường lưới (Gridline).
• Tạo Border
Chọn vùng muốn tạo border.
Chọn menu Format - Cells - Border xuất hiện hộp thoại
Chọn kiểu đường kẻ trong hộp Style.
Chọn màu trong hộp Color.
Click vào nút Outline để tạo đường viền bao quanh khối, click nút
Inside để tạo đường sọc ngang dọc bên trong khối.
Lưu ý : thông thường người ta hay tạo Outline là đường đậm hoặc đường đơi,
Inside là đường đơn.
Xố border
Đôi khi sau khi tạo border ta phát hiện có 1 số đường border thừa so với yêu cầu. Khi ấy ta phải xóa những border thừa này đi.
Cách xóa : đặt con trỏ tại ơ cần xố, chọn menu Format > Cells > Border, click vào loại border cần xóa đến khi nào biến mất thì OK.
Xố đường lưới Gridline
Chọn menu Tools > Options.
Trong mục View, click vào hộp Gridline để xoá dấu “” rồi OK.
Tạo nền (Pattern)
Chọn vùng cần tạo nền.
Chọn menu Format > Cells > Patterns.
Chọn màu trong hộp Color.
Chọn Pattern gồm có các mẫu hoa văn và màu mẫu hoa văn rồi OK
Chức năng Conditional Formatting
Chức năng này cho phép định dạng bảng tính tùy theo yêu cầu của người sử dụng nhằm mục đích quan sát bảng tính được dễ dàng hơn. Chẳng hạn ta có thể định dạng chữ màu đỏ, gạch dưới cho những ơ nào có giá trị đạt đến ngưỡng nào đó, hoặc trong một bảng tính dài (có nhiều dịng) để dễ dàng quan sát người ta thường định dạng cho các dịng lẻ có nền màu vàng nhạt…
Các bước thực hiện:
Chọn vùng cần định dạng
Cell Value Is: nếu điều kiện để định dạng dựa vào giá trị của ô
Formula Is : nếu điều kiện để định dạng là một công thức
Chọn điều kiện trong các hộp thoại kế bên rồi click nút Format để định
dạng cho các ô nào thỏa điều kiện đã đặt.
Nếu muốn đặt thêm điều kiện thì click nút Add và lập lại hai bước trên.
Lưu ý: chỉ có thể đặt tối đa 3 điều kiện.
Click OK để xem kết quả.
Định dạng trang
Chọn menu File - Page Setup sẽ xuất hiện hộp thoại Page Setup trong đó có 4 phiếu: Page, Margins, Header/Footer và Sheet.
• Page
Mục Orientation: chọn Portrait để trình bày bảng tính theo chiều đứng, Landscape để trình bày bảng tính theo chiều ngang.
Mục Scaling: mục Adjust to cho phép phóng to hay thu nhỏ bảng tính
theo tỉ lệ ấn định. Ví dụ: muốn thu nhỏ bảng tính lại 85% so với kích thước bình thường, ta gõ số 85 vào mục Adjust to. Mục Fit to : thu nhỏ bản in để chứa gọn vào 1 số trang theo ý muốn.
• Margins
Dùng để đặt lề cho trang in
Top - Bottom - Left - Right : đặt lề trên - dưới - trái - phải cho trang
in
Mục Header: là khoảng cách từ biên phía trên của tờ giấy đến Header, khoảng cách này phải nhỏ hơn lề trên (Top). Footer là khoảng cách từ
biên dưới của tờ giấy cho đến dòng Footer, khoảng cách này phải nhỏ hơn lề dưới (Bottom)
Mục Center on Page: canh vùng in vào giữa trang giấy theo chiều
ngang (Horizontally) hoặc chiều đứng ( Vertically).
• Header / Footer
Chọn hộp liệt kê thả Header (hoặc Footer) để chọn những Header (Footer) có sẵn.
Muốn tạo Header mới : click vào nút Custom Header xuất hiện hộp
thoại :
Gõ nội dung Header vào các hộp Left section, Center section hoặc
Right section, Muốn chèn số trang vào Header ta click nút Page Number (tương tự trong Word)
• Sheet
Mục Print Area: cho phép giới hạn các vùng cần được in ra theo ý
muốn. Chỉ cần nhập vào địa chỉ (hoặc tên vùng) cần in vào đây.
Mục Print Titles: cho phép định các dòng hoặc các cột sẽ được in
lặp lại trên mỗi trang in. Thao tác: đưa địa chỉ khối muốn làm tiêu đề cột vào ô
Rows to Repeat at Top hoặc đưa địa chỉ khối muốn làm tiêu đề dịng vào ơ Columns to Repeat at Left.