2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Theodore Alexander theo lối cơ cấu trực tuyến phân chia theo lối chức năng tương tự, mỗi khối được phân chia thành các phòng, bộ phận. Mỗi phòng trong khối thực hiện một chức năng nhất định và được điều hành bởi một trưởng phòng. Mỗi bộ phận trong khối lại được chia thành nhiều nhóm nhỏ dưới sự điều hành của trưởng nhóm và thực hiện một chức năng trong các chức nắng của bộ phận đó, trong các trưởng nhóm này có một người kiêm trách nhiệm chính của bộ phận đó đối với giám đốc
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
• Ban Giám Đốc: Toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm
trước cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Có quyền điều hành mở rộng sản xuất kinh doanh của công ty mình, điểu phối việc chi tiêu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Chương 2: Thực trạng kế toán tại công ty 30
• Phòng Kế Toán: Tổ chức vận hành bộ máy kế toán của đơn vị theo đúng các chuẩn mực quy định của Nhà nước. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thống kê cho nhà nước. Cung cấp các số liệu kế toán, số liệu kinh tế cho ban lãnh đạo khi có yêu cầu, tham mưu cho ban lãnh đạo trong vấn đề quản lý các nguồn lực. Kiểm soát tình hình hoạt động kinh tế tại đơn vị và đưa ra báo cáo về nguy cơ tiềm ẩn.
• Phòng quản lý thông tin: Quản lý hệ thống mạng của công ty và giải quyết các sự cố
máy tính, phần mềm sử dụng và các máy móc cho phòng kế toán và các phòng ban khác.
• Phòng Mua Hàng: có nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản,...
dùng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động khác của công ty đồng thời cung cấp đầy đủ chứng từ mua hàng hóa (Hóa đơn, đơn hàng, hợp đồng, phiếu nhập kho,.), thông tin khách hàng cho kế toán thanh toán của phòng kế toán để thanh toán, tạm ứng đúng hạn.
• Phòng Nhân Sự: theo dõi quản lý tình hình nhân sự, hồ sơ nhân viên, xây dựng nội quy,
tổ chức chăm lo đời sống, điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên công ty, đề bạt, khen thưởng, xử phạt đối với cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực hiện nhiệm vụ chấm công, tính lương và các khoản trích theo lương sau đó chuyển chứng từ lương sang bộ phận kế toán để thanh toán lương định kỳ cho người lao động.
• Phòng Xuất Nhập Khẩu: Gồm có phòng Xuất nhập khẩu và Kho. Phòng xuất nhập khẩu
chính là cửa ngõ ra vào hàng hóa của công ty, chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi hàng xuất nhập khẩu, hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu với hải quan, thu thập đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng xuất nhập khẩu và chứng từ thanh toán phí hàng nhập xuất cung cấp cho bộ phận kế toán hoàn tất chứng từ đầy đủ cho việc thanh toán và lưu trữ chứng từ.
Bộ phận sản xuất: gồm có bộ phận kế hoạch, bộ phận sản xuất gỗ và bộ phận hoàn tất sản phẩm. các phòng, bộ phận này được phân chia và thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của khối sản xuất bao gồm việc tham mưu cho Ban giám đốc chiến lược kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thị trường, thực hiện việc lên kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất ở tất cả các công đoạn và can thiệp đúng lúc ở bất kỳ công đoạn nào và thay
đổi cần thiết để đạt kế hoạch, mục tiêu chung.
• Phòng Thiết Kế: gồm có phòng thiết kế và bộ phận sản xuất hàng mẫu thực hiện chức
năng và nhiệm vụ chung của khối thiết kế như thực hiện thiết kế sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu, thị hiếu ngày càng cao của khách hàng, sản xuất những sản phẩm mới để phục vụ cho các cuộc triển lãm giới thiệu hàng hóa trang trí nội thất có tính toàn cầu được tổ chức hàng năm để đạt kết quả cao nhất.
• Phòng Thương Mại: gồm có phòng dịch vụ khách hàng và phòng marketing thực hiện
chức năng và nhiệm vụ chung của khối quảng cáo bao gồm việc liên hệ với khách hàng để nhận đơn hàng, thỏa thuận giá cũng như giải quyết các khiếu nại về hàng hóa cũng như các hình thức hậu mãi khác, thiết kế trang quảng cáo hàng hóa trên mạng, trên các trang tạp chí thế giới, tài trợ các tổ chức phi chính phủ, thiết kế không gian, bố trí hàng hóa trong các cuộc triễn lãm.
2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán công ty
• Kế toán trưởng: Quản lý phòng kế toán, ký chứng từ thu chi, thanh toán, các báo cáo
cho cơ quan bên ngoài, báo cáo số liệu cho cấp trên khi có yêu cầu.
• Kế toán tổng hợp: Đánh giá hàng tồn kho, kiểm tra, rà soát các nghiệp vụ hạch toán
trong hệ thống. Cuối tháng tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính, xác định kết quả hoạt động kinh doanh cho cấp trên.
• Trợ lý kế toán tổng hợp: Kiểm tra chứng từ và hạch toán của kế toán mua hàng để
đảm bảo số liệu được chính xác. Kiểm tra chứng từ thanh toán của kế toán thanh toán trước khi trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Bên cạnh đó còn hạch toán lương, phân GVHD: TS. Cao Thị Cẩm Vân
Nhóm SVcùng thực hiện
Chương 2: Thực trạng kế toán tại công ty 32
bổ, trích khấu hao mỗi tháng. Điều chỉnh các bút toán bị sai, cuối kỳ đối chiếu số liệu kế toán.
• Kế toán mua hàng: nhận và kiểm tra chứng từ mua hàng, chi phí đầu vào phát sinh từ
bộ phận mua hàng, bộ phận xuất nhập khẩu, nhà cung cấp,... Hạch toán bút toán nghiệp vụ phát sinh và nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán để xác định nghĩa vụ phải trả cho nhà cung cấp. Chuyển bộ chứng từ đã hoàn tất cho kế toán thanh toán để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
• Kế toán thanh toán: Nhận chứng từ cần thanh toán từ kế toán mua hàng. Sau đó lên kế
hoạch và thanh toán cho nhà cung cấp trong và ngoài nước khi bộ chứng từ đến hạn, thu các khoản tiền bán hàng trong nước và ngoài nước. Cuối tháng ghi nhận các khoản lãi tiền gửi, phí ngân hàng và đối chiếu số dư giữa sổ phụ ngân hàng với tiền gửi ngân hàng trong sổ cái.
• Kế toán bán hàng: thu thập chứng từ bán hàng, kiểm tra, nhập dữ liệu vào hệ thống xác
định khoản phải thu của khách hàng.
• Kế toán tiền mặt: quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền, chi các khoản có giá trị dưới 5 triệu
đồng dưới sự phê duyệt của Kế toán trưởng, thu hồi tiền thanh lý TSCĐ, máy móc, NVL,. theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên công ty.
2.2.3 Tổ chức sổ kế toán
2.2.3.1Hình thức sổ kế toán
Công việc kế toán được thực hiện và xử lý theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính đã được thiết kế theo yêu cầu quản lý của bộ phận kế toán của công ty. Đặc điểm về áp dụng máy tính trong công tác kế toán tại công ty: hàng ngày kế toán cập nhật số liệu phát sinh và hạch toán vào máy tính và hàng tháng, số liệu được lưu trên máy tính được in ra các sổ, báo cáo, các chứng từ cần thiết theo yêu cầu và quy định.
Công ty hiện đang áp dụng phần mềm kế toán ERP Syteline. Phần mềm quản lý này cho phép doanh nghiệp sử dụng một hệ thống gồm các ứng dụng tích hợp để quản lý các hoạt động của. Đây là một công cụ toàn diện để nhà quản lý tận dụng mọi nguồn lực của công ty.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính để phân
loại và hệ thống hóa dữ liệu, xử lý thông tin thu thập được từ các chứng từ.
Chương 2: Thực trạng kế toán tại công ty 33
Sơ đồ hình thức kế toán tại công ty