1.3.3.1. Phương thức bán buôn hàng hóa
Bán buôn qua kho
Khi xuất kho hàng hóa, căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi: Ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) hoặc các khoản phải thu (TK 131), ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 5111) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi tăng thuế GTGT đầu ra (TK 3331).
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5111 Có TK 3331
Căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán: Ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm hàng hóa (TK 156), thành phẩm (TK155) theo giá trị thực tế hàng xuất kho.
Nợ TK 632
Có TK 156, 155
- Kế toán bán buôn theo hình thức gửi hàng
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phản ánh giá thực tế của hàng xuất bán ghi: tăng TK hàng gửi bán (TK157), ghi giảm TK hàng hóa (TK156).
Nợ TK 157 Có TK 156
Khi hàng hóa gửi bán được xác định là tiêu thụ, đã thỏa mãn điều kiện ghi nhận DT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng (như trường hợp trên) đồng thời phản ánh giá vốn hàng gửi bán: ghi tăng TK giá vốn hàng gửi bán (TK632), đồng thời ghi giảm TK hàng gửi bán (TK157) theo giá trị thực tế xuất kho.
Nợ TK 632 Có TK 157
Bán buôn vận chuyển thẳng
- Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo phương pháp giao tay ba
Căn cứ vào các hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán ghi: Tăng các khoản thanh toán (TK 111, 112, 131) theo giá thanh toán của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT, đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 3331).
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331
Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp lập, kế toán phản giá vốn hàng bán: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632) theo giá mua chưa có thuế GTGT của lô hàng bán, ghi tăng thuế GTGT đầu vào nếu có (TK 133), đồng thời giảm tiền (TK 111, TK 112), hoặc ghi tăng khoản phải trả người bán (TK 331) theo giá mua đã có thuế GTGT.
Nợ TK 632
Có TK 111, 112, 331
- Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng
Khi DN mua hàng sau đó chuyển thẳng đi bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu gửi hàng đi bán, kế toán ghi: ghi tăng hàng gửi bán (TK 157) theo giá chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT đầu vào nếu có (TK 133), đồng thời ghi giảm tiền (TK111, TK 112) hoặc tăng khoản phải trả người bán (TK 331).
Nợ TK 157
Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111, 112, 331
Khi hàng gửi bán được xác định là đã tiêu thụ, kế toán ghi: tăng tiền (TK 111, TK 112) hoặc ghi tăng phải thu khách hàng (TK131) theo giá bán đã có thuế GTGT, đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá chưa có thuế, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK3331). Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), giảm hàng gửi bán (TK157).
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 Nợ TK 632
Có TK 157
Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán buôn
Chiết khấu thanh toán: Là khoản chiết khấu cho những khách hàng thanh toán
tiền hàng trước thời hạn ghi trong hợp đồng, chiết khấu thanh toán được phản ánh vào chi phí tài chính, kế toán ghi: Tăng chi phí tài chính (TK 635) theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi tăng khoản tiền (TK 111, TK 112) theo số thực thu được và ghi giảm phải thu khách hàng (131) theo tổng số phải thu.
Nợ TK 635 Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Chiết khấu thương mại: Khi bán buôn có phát sinh khoản chiết khấu thương
mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng (TK 5111) theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi giảm thuế GTGT phải nộp (TK 3331) tính trên khoản chiết khấu đồng thời ghi giảm khoản thanh toán (TK 111, TK 112, TK 131) theo tổng số giảm trừ.
Nợ TK 5111 Nợ TK 3331
Giảm giá hàng bán: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho
người mua về số lượng hàng đã bán kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách, hợp đồng thì kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng (TK 5111) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp (TK 3331) tính trên giá trị hàng bán bị giảm giá, ghi giảm TK thanh toán (TK 111, 112, 131) theo giá thanh toán.
Nợ TK 511 Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
Hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh
thu hàng bán bị trả lại, ghi giảm doanh thu bán hàng (TK 5111) theo giá bán hàng bị trả lại chưa có thuế GTGT, ghi giảm thuế GTGT phải nộp (TK 3331) tính trên giá trị hàng bị trả lại, ghi giảm khoản thanh toán (TK 111, 112, 131) theo giá thanh toán của hàng bị trả lại.
Nợ TK 5111 Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
Khi đơn vị chuyển hàng về nhập kho kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại ghi: tăng hàng hóa (TK 156), TK thành phẩm (155) theo giá vốn và ghi giảm giá vốn (TK 632).
Nợ TK 156, 155 Có TK 632
Nếu đơn vị chưa chuyển hàng về nhập kho kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK 157), ghi giảm giá vốn (TK 632) theo giá trị thực của hàng bị trả lại.
Nợ TK 157 Có TK 632
Kế toán hàng thừa, thiếu trong quá trình bán
Trường hợp hàng gửi đi bán phát sinh thiếu hàng hóa chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán chỉ phản ánh doanh thu theo số tiền bên mua chấp nhận thanh toán. Số hàng thiếu chưa xác định nguyên nhân, kế toán ghi tăng hàng thiếu chưa xác định nguyên nhân (TK 1381) theo giá trị hàng hóa thiếu, ghi giảm hàng gửi bán (TK 157).
Nợ TK 1381 Có TK 157
Trường hợp phát sinh hàng thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán chỉ phản ánh doanh thu theo hóa đơn bên mua đã chấp nhận thanh toán, phản ánh số hàng thừa kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK 157) theo giá trị hàng thừa, ghi tăng hàng thừa chưa xác định rõ nguyên nhân (TK 338).
Nợ TK 157 Có TK 338
1.3.3.2. Phương thức bán lẻ hàng hóa
Hằng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hóa của mậu dịch viên, kế toán xác định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra và giá vốn của hàng hóa tiêu thụ.
Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế toán tiến hành ghi sổ kế toán: ghi tăng khoản thanh toán (TK 111, 112), ghi tăng khoản doanh thu chưa có thuế (TK 5111), ghi tăng thuế phải nộp (TK 3331).
Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331
Trường hợp doanh số bán ra của hàng hóa lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, kế toán phản ánh: ghi tăng tiền (TK 111, 112) theo số tiền mậu dịch viên thực nộp, ghi tăng doanh thu hàng bán (TK 511) theo giá chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 333), ghi tăng thu nhập khác (TK 711) theo số tiền thừa.
Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có Tk 3331 Có TK 711
Trường hợp doanh số bán ra của hàng hóa nhỏ hơn số tiền mậu dịch viên thực nộp thì khoản chênh lệch sẽ phản ánh vào TK thu nhập khác của doanh nghiệp: ghi tăng TK tiền (TK 111, 112) theo số tiền mậu dịch viên thực nộp, ghi tăng TK phải thu khác (1388) số tiền nhân viên bán hàng thiếu, ghi tăng doanh thu hàng bán trong kỳ (TK 511) theo giá chưa có thuế GTGT, ghi tăng khoản thuế GTGT phải nộp (TK 333)
Nợ TK 111, 112 Nợ TK 1388
Có TK 511 Có TK 3331
Đồng thời xác định giá vốn của số hàng bán xác định tiêu thụ trong kỳ: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm hàng hóa (TK 156), thành phẩm (TK 155).
Nợ TK 632
Có TK 156, 155
1.3.3.3. Phương thức bán hàng đại lý
Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý
+ Khi xuất kho sản phảm hàng hóa giao cho các đại lý phải lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK 157), ghi giảm hàng hóa hoặc thành phẩm (TK 156, TK 155), theo giá trị thực tế xuất kho.
Nợ TK 157
Có TK 156, 155
Nếu đơn vị mua hàng và giao thẳng cho cơ sở nhận đại lý kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK 157) theo giá mua chưa thuế, ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133), ghi giảm tiền (TK 111, TK 112) hoặc ghi tăng khoản phải trả người bán (TK 331) theo tổng giá thanh toán.
Nợ TK 157 Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý.
+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) theo số tiền thực nhận theo giá thanh toán, ghi tăng chi phí bán hàng (TK 6421) số tiền hoa hồng chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT được
khấu trừ tính trên số tiền hoa hồng (TK 1331), ghi tăng doanh thu bán hàng theo giá chưa thuế GTGT (TK 511), và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 3331).
Nợ TK 111, 112 Nợ TK 6421 Nợ TK 133
Có TK 511 Có TK 3331
+ Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý không khấu trừ ngay tiền hoa hồng), kế toán ghi tăng câc khoản thanh toán (TK 111, TK 112, TK 131) theo giá bán đã có thuế của hàng hóa đã bán, ghi tăng doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế (TK 511) và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 3331).
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331
Khi thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (TK 6421), tăng thuế GTGT được khấu trừ tính trên tiền hoa hồng (133) và ghi giảm tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112).
Nợ TK 6421 Nợ TK 133
Có TK 111, 112
Xác định giá vốn của số hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ, kế toán ghi tăng giá vốn (TK 632), ghi giảm hàng gửi bán (TK 157) theo giá trị thực tế hàng gửi bán.
Nợ TK 632 Có TK 157
Khi phát sinh các khoản chi phí trong quá trình gửi hàng đại lý:
Nếu doanh nghiệp chịu: ghi tăng chi phí bán hàng (TK 6421) theo giá chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133) và ghi giảm tiền (TK 111, TK 112) hoặc ghi tăng khoản phải trả (TK 331) tổng số tiền phải thanh toán.
Nếu doanh nghiệp chi hộ cho cơ sở nhận đại lý: ghi tăng khoản phải thu khác (TK 1388) và ghi giảm tiền (TK 111, 112) hoặc ghi tăng khoản phải trả cho người bán (TK 331) số tiền đã chi theo giá thanh toán.
Kế toán ở đơn vị nhận đại lý
Khi nhận được hàng hóa do cơ sở giao đại lý chuyển đến, căn cứ vào biên bản giao nhận kế toán ghi sổ theo dõi tăng hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược.
Khi bán được hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan.
+ Trường hợp doanh nghiệp khấu trừ ngay tiền hoa hồng được hưởng, kế toán ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) theo tổng số tiền thu được theo giá thanh toán, ghi tăng doanh thu (511) khoản hoa hồng được hưởng, tăng thuế GTGT phải nộp tính trên hoa hồng được hưởng (3331), tăng khoản phải trả người bán (331) số còn phải trả cho bên giao đại lý.
Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331 Có TK 331
+ Trường hợp doanh nghiệp chưa khấu trừ hoa hồng được hưởng, kế toán ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) số tiền theo giá thanh toán, tăng khoản phải trả cho bên giao đại lý (TK 331).
Nợ TK 111, 112 Có TK 331
Khi tính và thanh toán tiền hoa hồng, kế toán ghi tăng tiền (TK 111, TK 112), đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) số tiền hoa hồng được hưởng, tăng thuế GTGT phải nộp tính trên khoản tiền hoa hồng được hưởng (TK 3331). Đồng thời ghi giảm hàng gửi bán theo giá trị hàng hóa nhận đại lý đã xác định tiêu thụ.
Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331
Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi giảm khoản phải trả người bán (TK 331) số tiền đã thanh toán, ghi giảm tiền (TK 111, TK 112).
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
1.3.3.4. Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp
Khi xuất hàng giao cho khách, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng, lãi trả góp và số tiền phải thu ở người mua: Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo số tiền trả ngay chưa có thuế GTGT, ghi tăng phải thu khách hàng (TK131) theo số tiền còn phải thu, ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) số tiền trả lần đầu, ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 3331), ghi tăng doanh thu chưa thực hiện được (TK 3387) phần lãi trả góp. Nợ TK 111, 112 Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 Có TK 3387
Kế toán xác định giá vốn hàng hóa đã bán trả góp, ghi tăng giá vốn (TK 632), ghi giảm hàng hóa (TK 156) hoặc thành phẩm (TK 155) theo trị giá vốn hàng xuất bán.
Nợ TK 632
Có TK 156, 155
Định kỳ thu nợ của khách hàng: Ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng (TK 131) số thu từ đầu kỳ.
Nợ TK 111, 112 Có TK 131
Đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính: Ghi giảm khoản phải thu khác (TK 3387) và ghi tăng tài khoản doanh thu hoạt động tài chính (TK 515).
Nợ TK 3387 Có TK 515