Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức ghi sổ kế toán từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức ghi sổ riêng. Quá trình tổ chức sổ kế toán thực chất là việc hệ thống hóa các loại sổ sách và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của doanh nghiêp.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái các TK.
Kế toán bán hàng gồm các sổ chủ yếu: + Sổ Nhật ký chung
+ Sổ chi tiết TK 5111, TK 156, TK 131...và các sổ thẻ, chi tiết khác có liên quan. + Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 3331, TK 156, TK 131, sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền…
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục 01)
Hàng ngày, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái các tài khoản theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Điều kiện áp dụng: Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp: Sản xuất, hương mại, dịch vụ, xây dựng có quy mô vừa và nhỏ.
Ưu điểm :
Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Được dùng phổ biến, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
Có thể tiến hành kiểm tra đối chiểu ở mọi thời điểm trên sổ Nhật ký chung. Cung cấp thông tin kịp thời.
Nhược điểm:
Lượng ghi chép nhiều
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu: Sổ nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản: TK 911, TK511, TK642, TK 421, TK 515, TK 635...
1.3.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong kế toán bán hàng: + Nhật ký – Sổ Cái.
+ Các sổ, thẻ chi tiết các TK 5111, TK 156, TK 131...và các sổ chi tiết khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái (Phụ lục 02)
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái, căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Điều kiện áp dụng: Sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán
Ưu điểm:
Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản ít ghi chép
Việc thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu có thể tiến hành thường xuyên trên sổ tổng hợp Nhật ký- sổ cái.
Nhược điểm:
Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp- Nhật ký sổ cái)
Khó thực hiện đối với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, phát sinh nhiều tài khoản.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái sử dụng chủ yếu các loại sổ sau: Nhật ký- sổ cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết các tài khoản: TK 911, TK 711, TK511, TK 632, TK642, TK 421, TK 515, TK 635...
1.3.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ cái.
Các loại sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng: + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ chi tiết các TK 5111, TK 156, TK 131và các sổ chi tiết khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 03) Hàng ngày hoặc định kỳ:
Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng:
+ Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối tài khoản.
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh tài khoản phải bằng nhau. Và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Ưu điểm:
+ Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép:
+ Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Nhược điểm:
+ Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp;
+ Việc kiểm tra số liệu vào cuối kỳ, cuối tháng vì vậy cung cấp số liệu, thông tin cho nhà quản lý chậm
1.3.4.4. Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong những hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính (Phụ lục 04) Hàng ngày:
+ Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
+ Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng
+ Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
+ Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Ưu điểm: Sử dụng phần mềm kế toán luôn đảm bảo được tính chính xác, trung thực hợp lý theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ.
Nhược điểm: Khi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi thì kế toán máy sẽ khó thay đổi ngay cho phù hợp được. Ngoài ra, kế toán trên máy vi tính không thể hiện đầy đủ quá trình ghi sổ nên sẽ khó khăn với các kế toán viên mới trong việc hình dung tổng quát về quá trình này.