Chu trình cung cấp dịch vụ khá giống với chu trình bán hàng ở khâu tiếp nhận yêu cầu, lập hợp đồng và thanh toán. Tuy nhiên, khác với chu trình bán hàng, chu trình cung cấp dịch vụ không bán hàng hóa mà chủ yếu là cung cấp sức lao động, trí tuệ, không có mặt hàng cụ thể nên không có kho hàng và không có hoạt động nhập xuất hàng, cũng như không phải quản lý hàng tồn kho.
Các hoạt động cung cấp dịch vụ thường thấy như: dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ giao hàng, dịch vụ thiết kế, dịch vụ gia công, dịch vụ du lịch...
Các chứng từ thường sử dụng trong chu trình cung cấp dịch vụ như: Báo giá, hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý hợp đồng, Đề nghị thanh toán, phiếu thu....
Với hoạt động cung cấp dịch vụ ở công ty kinh doanh thương mại, chu trình cung cấp dịch vụ được khái quát bằng lưu đồ chứng từ sau:
(1) Khách hàng có nhu cầu cung cấp dịch vụ lập yêu cầu báo giá (một liên), gửi cho bộ phận kinh doanh.
(2) Bộ phận kinh doanh sau khi nhận được yêu cầu báo giá dịch vụ của khách hàng, lập báo giá (hai liên), một liên lưu, một liên chuyển cho khách hàng.
(3) Khách hàng nhận được báo giá của nhà cung cấp, duyệt báo giá. Nếu đồng ý với báo giá dịch vụ thì ký đồng ý vào báo giá và chuyển lại nhà cung cấp.
(4) Bộ phận kinh doanh lập hợp đồng thành ba liên, trình ký giám đốc. Báo giá đã có xác nhận của khách hàng lưu tại bộ phận.
(5) Giám đốc ký hợp đồng và chuyển cho khách hàng.
(6) Khách hàng sau khi nhận được hợp đồng và ký, một liên lưu, hai liên còn lại chuyển cho nhà cung cấp. Hai liên hợp đồng này khi bộ phận kinh doanh nhận được, một liên lưu, một liên chuyển cho kế toán để theo dõi. (7) Khách hàng căn cứ vào điều khoản thanh toán trên hợp đồng để tiến hành
thanh toán. Thông thường, khách hàng sẽ ứng trước một phần hợp đồng. Khách hàng lập phiếu chi hoặc nhiệm chi thành ba liên để thanh toán. (8) Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng, thu tiền tạm ứng lần 1 của khách
hàng. Nếu thu bằng tiền mặt thì lập phiếu thu thành ba liên. Nếu khách hàng chuyển khoản tới sẽ có Giấy Báo Có của ngân hàng. Phiếu thu/ Giấy báo có là chứng từ ghi sổ cái tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng (TK 111/ TK 112) và sổ cái tài khoản phải thu khách hàng (TK 131). Nếu thu bằng tiền mặt, một liên phiếu thu trả cho khách hàng, hai liên còn lại lưu tại phòng kế toán. Đồng thời, thông báo cho bộ phận kinh doanh biết tiến độ thanh toán của khách hàng.
(9) Bộ phận kinh doanh thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Sau khi hoàn thành công việc, lập biên bản nghiệm thu thành ba liên, ký và chuyển cho khách hàng.
(10) Khách hàng kiểm tra dịch vụ và ký biên bản nghiệm thu công việc. Một liên của biên bản nghiệm thu khách hàng lưu, hai liên còn lại trả lại nhà cung cấp.
(11) Bộ phận kinh doanh sau khi nhận lại hai liên biên bản nghiệm thu công việc, một liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi, một liên lưu, làm căn cứ lập Biên bản thanh lý hợp đồng ba liên, trình ký giám đốc. (12) Giám đốc căn cứ Biên bản nghiệm thu công việc, ký biên bản thanh
lý hợp đồng, chuyển cho khách hàng.
(13) Khách hàng sau khi nhận được Biên bản thanh lý hợp đồng, ký, một liên lưu, hai liên còn lại trả lại nhà cung cấp. Bộ phận kinh doanh khi nhận được, một liên lưu, một liên chuyển cho kế toán.
(14) Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu công việc, Biên bản thanh lý hợp đồng, lập hóa đơn giá trị gia tăng thành ba liên, liên một và liên ba lưu, liên hai chuyển cho khách hàng. Hóa đơn là chứng từ làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản doanh thu (TK 511), tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131).
(15) Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn, tiến hành thanh toán nốt số tiền còn lại theo hợp đồng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng lập phiếu chi ba liên. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, khách hàng lập ủy nhiệm chi.
(16) Căn cứ vào hóa đơn và tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán thu nốt số tiền khách hàng còn phải thanh toán. Nếu thu bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu thành ba liên, một liên phiếu thu trả lại khách hàng. Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán in và lưu giấy báo có. Phiếu thu/ giấy báo có là chứng từ làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản tiền mặt (TK 111)/ tiền gửi ngân hàng (TK 112), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131).
Trên đây là các chu trình cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh thương mại: chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng, chu trình cung cấp dịch vụ. Tác giả đã khái quát các chu trình qua các lưu đồ chứng từ. Qua đó, ta thấy được hệ thống thông tin kế toán (AIS) đã cung cấp thông tin về bức tranh toàn cảnh hoạt động chi tiêu, quá trình tạo ra doanh thu trong doanh nghiệp, trình tự các bước thực hiện, các cấp và thẩm quyền phê duyệt chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ....