Nhược điểm chính của chu trình bán hàng là trình tự luân chuyển chứng từ khá phức tạp, thông tin về hợp đồng, chính sách bán hàng, tình trạng thanh toán xe không được trao đổi kịp thời giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh, cũng như cung cấp thông tin không kịp thời cho nhà quản lý; việc kiểm soát công nợ của kế toán chưa chặt chẽ. Vì vậy, khi xây dựng phần mềm Cyber, cần xây dựng quy trình quản lý bán xe sao cho ngay khi phòng kinh doanh tạo hợp đồng, phòng kế toán đã có các thông tin về hợp đồng; ngay khi phòng kế toán thu tiền của khách hàng, phòng kinh doanh đã biết thông tin về tình trạng thanh toán của khách... Không chỉ vậy, các thông tin về hợp đồng được cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh giúp cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Việc theo dõi và kiểm soát công nợ được chặt chẽ, tránh thất thoát tài sản của công ty. Bên cạnh đó, quy trình quản lý bán xe cần được thiết kế khoa học, hợp lý, khiến cho trình tự luân chuyển chứng từ được khoa học, giảm bớt các thủ tục, giấy tờ không cần thiết, tạo thuận lợi cho người thực hiện.
Hình 4.2: Quy trình quản lý bán xe - phần mềm Cyber
(Nguồn: Công ty CP Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Cybersoft)
Với quy trình quản lý xe trên, khi nhân viên admin lập điều kiện hợp đồng trên phần mềm, thông tin về khách hàng, chính sách bán hàng tự động được truyền tới báo cáo của các phòng có liên quan. Khi khách hàng nộp tiền đặt xe, kế toán không phải lấy lại thông tin khách hàng mà chỉ cần số hợp đồng, toàn bộ thông tin khách hàng tự động hiển thị trên phiếu thu. Ngược lại, phòng kinh doanh có thể nắm được tình trạng thanh toán theo hợp đồng một cách chính xác nhất. Việc quản lý xe cũng trở nên dễ dàng, tránh tình trạng xếp trùng xe. Công việc xuất hóa đơn xe của kế toán cũng trở nên thuận tiện hơn trước. Thay vì phải dò lại sổ sách để kiểm tra từng lần thanh toán, xác nhận tình trạng công nợ, tính toán số tiền phải thu theo chính sách bán hàng, kiểm tra các khoản công nợ khác như phụ kiện, bảo hiểm... Phần mềm Cybersoft sẽ tự động cập nhật toàn bộ công nợ liên quan tới hợp đồng trên một báo cáo một cách chính
xác nhất. Vì vậy, giảm được áp lực cho kế toán và giảm thiểu những rủi ro liên quan đến công nợ bởi giá trị một chiếc xe không hề nhỏ. Hệ thống chứng từ trong chu trình kinh doanh cũng được giảm thiểu. Các thông tin liên quan đến hợp đồng, thông tin tài chính được liên kết giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và nhà quản trị có thể dễ dàng tra cứu, kiểm tra nên có thể bỏ bớt các chứng từ: phiếu đề nghị bán xe, phiếu đề nghị thu tiền bán xe, phiếu xác nhận tình trạng thanh toán. Như vậy, phần mềm Cybersoft đã khắc phục được các tồn tại trong AIS chu trình kinh doanh xe.
Với chu trình kinh doanh dịch vụ, quy trình quản lý sửa chữa và bán phụ tùng- phụ kiện, nhược điểm chính là thông tin không có sự kế thừa giữa phòng dịch vụ và phòng kế toán, doanh thu và giá vốn không được kiểm soát chặt chẽ, tạo nhiều lỗ hổng trong quản lý, dễ tạo điều kiện cho gian lận, gây thất thoát tài sản công ty. Vì vậy, khi xây dựng phần mềm Cybersoft, quy trình quản lý sửa chữa và bán phụ tùng- phụ kiện cần được thực hiện toàn bộ trên phần mềm. Cả cố vấn dịch vụ, nhân viên kho, nhân viên kho đều thao tác trên phần mềm, từ lập lệnh, xuất kho đến ghi sổ kế toán.
Hình 4.3: Quy trình quản lý sửa chữa - phần mềm Cyber
Hình 4.4: Quy trình quản lý bán phụ tùng/phụ kiện - phần mềm Cyber
(Theo: Công ty CP Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Cybersoft)
Trong quy trình quản lý sửa chữa trên, toàn bộ quá trình từ khi xe vào xưởng đến khi xe ra xưởng được phần mềm Cybersoft quản lý theo một vòng khép kín.
Ngay từ khi xe vào xưởng, bảo vệ nhập biển số xe vào phần mềm, thông tin về xe đã được lưu nhằm mục đích quản lý xe trong xưởng.
Khi cố vấn dịch vụ lập lệnh sửa chữa, thông tin về xe, khách hàng tự động hiển thị nếu xe đã từng vào xưởng hoặc khách hàng mua xe của đại lý. Quy trình dịch vụ trên Cybersoft giống như trên phần mềm DTS mà đơn vị đã và đang dùng. Tuy nhiên, phần mềm Cybersoft có ưu điểm hơn là ngay khi lập lệnh, cố vấn dịch vụ đã biết tình trạng phụ tùng tồn kho, giảm thiểu việc chọn
phụ tùng phải đặt hàng và phải chờ đợi trong khi có sẵn phụ tùng thay thế với mã khác.
Khi kế toán lập phiếu xuất kho phụ tùng thì thông tin phụ tùng trên lệnh cũng được lấy tự động giống như sử dụng phần mềm DTS. Nhưng khác với DTS là không hạch toán kế toán, không liên kết vào dữ liệu quản lý hàng tồn kho, kế toán phải theo dõi riêng trên file excel và phải cập nhật lại toàn bộ phiếu xuất kho cũng như tự lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Trên phần mềm Cybersoft, khi kế toán lập phiếu xuất kho phụ tùng, bút toán kế toán được lấy tự động theo như quy ước từ ban đầu khi tạo mới mã phụ tùng. Thông tin trên phiếu xuất kho sẽ tự động cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn phụ tùng, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính.
Khi hồ sơ sửa chữa được đưa lên cho kế toán dịch vụ thu tiền, thông tin trên lệnh sửa chữa sẽ tự động hiển thị trên phân hệ hóa đơn, thu tiền của kế toán. Phần mềm tích hợp cả chức năng quản lý cấp giấy ra cổng cho xe dịch vụ như: xe còn công nợ phải có người bảo lãnh mới cho ra cổng được.
Khi xe rời xưởng, bảo vệ cập nhật biển số xe trên phần mềm, kết thúc một chu trình dịch vụ. Các tồn tại đã kể trên khi phòng dịch vụ sử dụng phần mềm DTS, kế toán sử dụng phần mềm Fast và bảng biểu excel như: không kiểm soát được phụ tùng xuất kho đã thu được tiền hay chưa, cố vấn dịch vụ có thêm-bớt công việc, phụ tùng trong quá trình sửa chữa không, có thu tiền riêng không... được khắc phục tối đa. Bởi phần mềm sẽ tự động tính toán và lập các bảng báo cáo quản trị như: phụ tùng đã xuất kho không thu được tiền, xe ra cổng không có doanh thu, báo cáo doanh thu theo cố vấn dịch vụ, theo kỹ thuật viên....
Như vậy, trong quy trình quản lý dịch vụ, phần mềm Cybersoft đã giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ hơn, giảm thiểu các tiêu cực.