3.1.7.1. Tập trung cao độ
Cho người nói cảm nhận được ta đang tập trung vào họ. Bao gồm giao tiếp bằng mắt, hướng về phía người nói hay gật nhẹ đầu biểu lộ sự tán thành và thông hiểu. Điều này cho thấy người nghe đang thật sự chú ý và lĩnh hội được thông tin bằng cả ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
• Hướng suy nghĩ vào nội dung đối tác nói
• Trong lúc người khác đang nói, đừng chuẩn bị các phản hồi hay bác bỏ họ
• Đảm bảo xung quanh không làm gián đoạn hay phân tâm
• Quan sát ngôn ngữ, giọng nói và cả những điều không nói ra bằng lời
• Nếu đang ở trong một nhóm, tránh đứng ra ngoài cuộc trò chuyện
3.1.7.2. Biểu hiện đang lắng nghe
• Nhìn vào người nói
• Gật đầu khi phù hợp
• Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể
• Dùng các cụm từ như “ồ, à, vậy à, thế à…” để biểu lộ đang lắng nghe
3.1.7.3. Truyền tải sự đồng cảm
Đây là một kỹ thuật cực kỳ thú vị trong kỹ năng lắng nghe nói riêng và kỹ năng giao tiếp nói chung. Đối tác giao tiếp sẽ cảm thấy rất vui nếu chúng ta giống họ, hiểu cảm giác của họ. Điều này sẽ cho họ thấy rằng, mọi thứ họ nói và biểu hiện ra đều được ta chấp nhận, họ sẽ thấy thoải mái hơn và do đó cũng cởi mở hơn với chúng ta.
Có nhiều mức độ truyền tải sự đồng cảm:
Mức độ phi ngôn ngữ
- Biểu đạt bằng khuôn mặt phù hợp với cảm xúc và nội dung câu chuyện của người nói. Ví dụ: người ta nói chuyện buồn, ta không nên cười.
- Gật đầu.
Mức độ ngôn ngữ
- Sử dụng cụm từ đơn giản: “đúng rồi”, “chính xác đấy”, “tôi hiểu”, “tôi biết”,… - Truyền tải bằng cả câu nói.
Ví dụ 1
Nam: Tớ thích đi du lịch nước ngoài.
Mai: Tớ cũng thích đi du lịch nước ngoài
Khách hàng: Cô không thích Comford. Nhưng các con cô lại thích. Đó là lý do vì sao cô mua và sử dụng nước xả vải Comford. Nhân viên kinh doanh: Cô nói giống y như mẹ con.
3.1.7.4. Kiểm tra xem ta đã hiểu đúng đối tác chưa
• Trình bày lại: sử dụng một số câu để xác nhận rằng bạn hiểu đúng như: “Điều bạn nói có nghĩa là…” hoặc “Nếu tôi nghe đúng, ý bạn là…” hay “Tôi nghĩ bạn đang nói về…”
• Đặt câu hỏi để làm rõ ý người nói: một số câu hỏi sau có thể giúp bạn hiểu rõ người trình bày: “Bạn có thể nói cho tôi biết rõ hơn về…?” hoặc “Điều bạn nói về… có nghĩa là gì? Hay “Tôi nghĩ ý của bạn là… có đúng không?”
• Tổng hợp lại ý người nói: đừng chờ đợi đến khi kết thúc vì có thể ta không nhớ hết những gì đã được trình bày, hãy tổng hợp lại một số ý nhỏ khi cần thiết.
3.1.7.5. Không xen ngang khi người nói đang trình bày:
Sẽ không có gì tốt đẹp khi vô tình hay hữu ý xen ngang người khác đang nói bởi điều đó không những giới hạn việc hiểu nhiều hơn về thông điệp vì bạn đã không lắng nghe hết, mà còn có thể gây khó chịu cho người đối diện.