Nội tâm tốt là gì? Nội là ở bên trong, tâm là tâm lý, là quan điểm sống, cách suy nghĩ… của một con người. Như vậy nội tâm có thể hiểu là những suy nghĩ, quan điểm sống, là những “thứ” không biểu hiện ra ngoài, nhưng lại có thể ảnh hưởng đến hành vi, cách sống, cách ứng xử của một người nào đó. Người có nội tâm tốt nên được hiểu là những người có suy nghĩ, quan điểm sống tích cực. Suy nghĩ, quan điểm đó không những làm cuộc sống của người ấy thoải mái, dễ chịu hơn mà còn lan tỏa năng lượng tích cực cho những người xung quanh.
Quan điểm, suy nghĩ tích cực là cách thức con người ấy nhìn mọi sự, mọi vật, mọi vấn đề luôn luôn thấy cái hay, cái đẹp, cái tốt; nếu có nhìn thấy cái xấu người ấy cũng cố gắng biến cái xấu thành cái tốt; và luôn luôn hướng đến hành động để làm mọi sự tốt hơn. Tại sao “lời nói tích cực chỉ được sản sinh bền vững từ người có nội tâm tốt”? Nội tâm bao gồm cả ý thức và vô thức. Người có nội tâm chưa tốt có sự mâu thuẫn trong ý thức và vô thức. Những lời nói tích cực xuất phát từ một người có nội tâm chưa tốt, thì những lời nói đó chỉ do ý thức điều khiển. Trong những tình huống thông thường, người ấy có thể dùng ý thức để che dấu những khuyết tật trong nội tâm. Nhưng khi người ta bị những căng thẳng trong cuộc sống, mệt mỏi, dồn nén… lúc này vô thức sẽ điều khiển hành vi, ứng xử, lời nói, những khuyết tật trong nội tâm và làm bộc lộ những suy nghĩ và hành động trái với những bộc lộ trước đây của người ấy. Trong trường hợp này, lời nói tích cực được sản sinh ra rõ ràng là không bền vững.
Muốn nội tâm tốt, cần phải làm gì? Đứng trước bất cứ một hành vi nào có vẻ ngoài tiêu cực, ta cũng phải dừng lại, suy xét kỹ càng điều gì đằng sau hành vi ấy, không nên phán xét vội vàng. Bởi lẽ, sự phán xét vội vàng sẽ khiến hành vi ứng xử, thậm chí lời nói, cử chỉ của ta bị sai lệch, khiến ta cư xử nói năng có thể lạnh lùng, thô lỗ với đối tác, do đó ảnh hưởng đến kết quả giao tiếp.
KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ VIẾT
4.5.1. Hạn chế của giao tiếp viết
- Không được sự hỗ trợ của các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ trong giao tiếp trực tiếp. Vì vậy, có thể dẫn đến không hiểu nhau giữa đối tượng truyền tin và đối tượng nhận tin.
- Liên quan đến vấn đề pháp lý của tài liệu lưu trữ. Nếu ta không cẩn thận, những tài liệu bằng văn bản có khi lại là bằng chứng chống lại ta trong những vụ kiện.
- Sự phản hồi của đối tượng nhận tin không nhanh chóng bằng giao tiếp trực tiếp. Vì vậy, trong những trường hợp khẩn cấp, không nên sử dụng loại giao tiếp này.
4.5.2. Những nguyên tắc của giao tiếp viết
a. Thống nhất: thống nhất trong hàm ý. Nguyên tắc thống nhất được áp dụng trong ba cấp độ. Thứ nhất, những câu văn phải ược thống nhất. Thứ hai, các đoạn văn phải được thống nhất. Thứ ba, cả văn bản nói chung phải được thống nhất.
b. Mạch lạc: Để đạt được sự rõ ràng trong giao tiếp viết, cần nguyên tắc mạch lạc. Biểu hiện của sự mạch lạc là mối quan hệ và sự rõ ràng. Nguyên tắc mạch lạc áp dụng cho câu, đoạn văn và cả văn bản nói chung.
c. Tránh biệt ngữ (jargon): tránh sử dụng biệt ngữ càng nhiều càng tốt. Biệt ngữ là ngôn ngữ đặc biệt đối với khoa học, thương mại, công nghệ hoặc nghề nghiệp. Trong ngôn ngữ riêng với người trong lĩnh vực này, các biệt ngữ có thể sử dụng không cần lo lắng. Trong các trường hợp khác, biệt ngữ cũng có thể được sử dụng, nhưng nhất thiết cũng phải làm rõ những từ này cho những người khác.
d. Chính xác: Các vấn đề phải đúng và chính xác. Các cách thức mà thông điệp được truyền đi nhất thiết phải đúng.
e. Ngắn gọn: Ngắn gọn giúp tiết kiệm thời gian. Giao tiếp kinh doanh nhất thiết phải ngắn gọn và trực tiếp.
4.5.3. Sử dụng công cụ hỗ trợ ngôn ngữ viết phù hợp với tính chất các loại văn bản
bản
Văn bản điều phối hoạt động xã hội và những công cụ hỗ trợ
Các văn bản giao dịch mang tính quốc gia, văn bản luật pháp và pháp quy, quy chế của các tổ chức, công văn trong các tổ chức, giao dịch, hợp đồng và các văn bản trao đổi thông tin công việc giữa các cá nhân…
Để sử dụng thuần thục và hiệu quả ngôn ngữ viết trong các hệ thống văn bản này, bạn cần đọc nhiều loại văn bản, thường xuyên sử dụng và luyện tập viết thường xuyên. Nên tải các tài liệu này về để xem xét từ hình thức trình bày cho đến nội dung thể hiện bên trong cũng như quy cách trình bày và thể hiện văn phong.
Các văn bản thõa mãn nhu cầu tình cảm và tinh thần
Đây là những văn bản như: các tác phẩm văn học, kịch bản, thơ ca, các thư từ nhằm trao đổi tâm tư tình cảm. Thường có thể thấy cấu trúc rất tự do. Nhưng các thể loại cũng có những cấu trúc riêng của nó, việc nắm cấu trúc này giúp con người sử dụng hiệu quả trong giao tiếp. Ví dụ: Để trình bày một thư xin lỗi, thư cảm cảm, thư nêu lý do không tham dự… có những cấu trúc mà dẫn đến hiệu quả hơn trong diễn đạt thông điệp, tạo sự cảm thông, thấu cảm hơn. Để sử dụng hiệu quả cũng cần các hoạt động như ở mục a.
Văn bản giúp trao đổi thông tin nhanh thông qua các công cụ hỗ trợ giao tiếp trực tuyến
Hiện nay, với sự hỗ trợ của các công cụ trực tuyến như Zalo, Facebook…việc giao tiếp với những truyền đạt thông tin như là ngôn ngữ nói được hỗ trợ. Mặc dù là ngôn ngữ viết những nó mang hơi hướng ngôn ngữ nói rất nhiều. Hàng loạt các hỗ trợ biểu lộ cảm xúc được các công cụ nâng cấp thường xuyên.
Việc học viết ngắn gọn, hiệu quả nhưng vẫn giữ được thông điệp chính xác, ngắn gọn và truyền đạt cảm xúc trong ngôn ngữ thành công đòi hỏi con người có năng lực sử dụng các thán từ và các biểu tượng biểu cảm cũng như các cụm từ biểu cảm tốt cần được trau chuốt.
4.5.4. Những nguyên tắc sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh
Trước khi viết một e-mail trong giao tiếp kinh doanh, chúng ta cần nắm vững những nguyên tắc quan trọng sau:
Sử dụng dòng tiêu đề để truyền đạt nội dung chính của lá thư đến người nhận. Ví dụ: nội dung thư của bạn là thông báo đến người nhận thời gian và địa điểm của buổi tập huấn phòng cháy chữa cháy thì dòng tiêu đề của bạn có thể là: “Lịch tập huấn phòng cháy chữa cháy”.
- Viết tiêu đề ngắn gọn
Với tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn truyền đạt thông điệp chính của lá thư, bạn sẽ được đánh giá là người chuyên nghiệp trong việc sử dụng e-mail. Hơn nữa, người nhận thư cũng không muốn đọc một dòng tiêu đề nhiều chữ.
- Viết một chủ đề trong mỗi lá thư
Tự giới hạn mình chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư cho phép bạn sử dụng tiêu đề hiệu quả hơn, giúp bạn chắc chắn rằng mỗi thông tin của mình sẽ nhận được sự chú ý mà nó xứng đáng được nhận.
- Làm cho lá thư của bạn cuốn hút, súc tích
Truyền đạt hầu hết thông tin quan trọng trong câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu. Nếu muốn
truyền đạt một văn bản dài thông qua e-mail thì hãy sử dụng chức năng đính kèm. Hãy chắc chắn
rằng thư của bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận những phần then chốt của phần đính kèm.
- Sử dụng phần đính kèm cẩn thận
Xác nhận trước người nhận thư có phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm bạn gửi. Khi có nhiều phần đính kèm khác nhau, hãy cân nhắc gửi chúng riêng biệt. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm thư, hoàn tất việc đính kèm trước khi viết thư sẽ chắc chắn rằng bạn không phải gửi một lá thư thứ hai chỉ để gửi thêm phần đính kèm.
- Kiềm chế cảm xúc
Tránh hành động không chín chắn là sử dụng e-mail để thể hiện sự nổi nóng (gửi những bức thư ngắn với thái độ gay gắt, giận dữ và đôi khi khiếm nhã) với người khác. Vì vậy, đừng gửi e-mail khi bạn đang nóng giận, hãy kiềm chế cảm xúc.
- Chọn “Trả lời” hay “Trả lời tất cả” phù hợp với từng tình huống cụ thể - Đọc và sửa chữa bức thư trước khi gửi đi
- Về phía người nhận, việc trả lời e-mail là cần thiết vì nó thể hiện bạn là người biết quan tâm, trân trọng thông tin của người gửi cũng như bản thân họ. Tuy nhiên, cũng đừng bị chôn vùi bởi việc trả lời tất cả những thư bạn nhận khi chúng không được gửi trực tiếp cho bạn, chẳng hạn như các thông báo chung.
Những điều cần tránh khi sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh
Trong việc sử dụng e-mail, bạn cũng cần tránh những điều sau đây:
- Tránh gửi những chuỗi nội dung của các lá thư trước: Trả lời e-mail hoặc gửi e-mail mà không xóa những đoạn chữ không cần thiết của thư gốc sẽ tạo nên chuỗi nội dung không phù hợp. Những chuỗi dài làm tăng nguy cơ các tài liệu mật hay tài liệu đầy tiềm năng rơi vào tay những người không mong đợi. Mặt khác, nó còn làm tốn thời gian của người đọc.
- Tránh việc gửi thông điệp bừa bãi ảnh hưởng đến người khác
Hạn chế dùng những biểu tượng cảm xúc, những từ ngữ biểu cảm như: nhé, nhỉ, nha… trong e-mail giao dịch kinh doanh trang trọng, những từ ngữ ấy chỉ nên dùng trong những e-mail mang tính cá nhân.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 4
1. Trình bày tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp 2. Trình bày các nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp
3. Trình bày những nguyên tắc của giao tiếp viết
4. Trình bày những nguyên tắc sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh.
5. Công ty của bạn làm về lĩnh vực mỹ phẩm dành cho da. Sếp yêu cầu bạn viết một bài ngắn giới thiệu sản phẩm mới để đăng trên website của công ty. Hãy viết bài viết đó, với giả sử khách hàng mục tiêu của sản phẩm là nam giới.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Thái Trí Dũng, Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh, NXB Thống kê, 1998 2. Chu Văn Đức, Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, NXB Hà Nội, 2005
3. Nguyễn Văn Đồng, Tâm lý học giao tiếp, NXB Chính trị - Hành chính, 2010 4. Nguyễn Hoàng, Nói có hiệu quả trước công chúng, NXB Lao động, 2009 5. Harvey Mackay, Nghệ thuật giao tiếp xã hội, NXB Văn hóa thông tin, 2010
6. Nguyễn Ngọc Nam, Nguyễn Hồng Ngọc, Nguyễn Công Khanh, Ấn tượng trong phút đầu giao tiếp, NXB Thanh niên, 2000
7. Allan và Barbara Pease – Cuốn sách hoàn hảo về ngôn ngữ cơ thể - NXB Tổng hợp TP.HCM, 2008
8. Huỳnh Văn Sơn (chủ biên), Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, Trường Trung cấp Âu Việt, 2012 9. Trần Trọng Thủy – Nguyễn sinh Huy, Nhập môn kỹ năng giao tiếp, NXB Giáo dục, 1996 10.Trường Cán bộ Hội Nông dân Việt Nam, Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, Hà Nội, 2011 11.Trường Đại học Trà Vinh, Tài liệu giảng dạy môn Kỹ năng giao tiếp, Trà Vinh, 2013
Tiếng Anh
12. Career skills library, Communication Skills (2009), Ferguson Publishing [ISBN-10: 0-8160- 7778-9]
13. Christopher Turk, John Kirkman (2005), Effective Writing- Improving scientific, technical and business communication, Taylor & Francis eLibrary, ISBN 0-203-47310-8 Master e-book ISBN 14. Courtland Bovee, John V Thill (2007), Business Communication Essentials (6th Edition), South- Western College Pub
15. Diana Williams (2007), Writing Skills in Practice-A Practical Guide for Health Professionals, Jessica Kingsley Publishers, London and New York [ISBN1853022322]
