KỸ NĂNG HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ Mục tiêu:
4.1. Quy trình hồi đáp thính giả 1 Hồi đáp sau thuyết trình
4.1.1. Hồi đáp sau thuyết trình
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buổi thuyết trình. Đã có những bài thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Để không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình phong thái và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình hồi đáp thính giả:
§ Thank - Cảm ơn câu hỏi: khi nhận được câu hỏi, bạn cần cảm ơn thính giả trước
khi đưa ra câu trả lời. Điều này làm cho người hỏi cảm thấy được tôn trọng và cũng như khuyến khích thính giả đặt thêm câu hỏi. Khi kết thúc bài thuyết trình, số lượng câu hỏi bạn nhận được phản ánh sự quan tâm của thính giả đến bài thuyết trình của bạn.
§ Repeat - Lặp lại câu hỏi: việc lặp lại câu hỏi vừa thể hiện bạn đã lắng nghe nghiêm
túc câu hỏi của thính giả, vừa giúp bạn xác nhận lại nội dung hỏi của thính giả. Nếu không thực hiện bước này, có thể bạn sẽ gặp phải trường hợp nghe không đầy đủ hoặc hiểu sai ý hỏi của thính giả và trả lời không chính xác những gì thính giả quan tâm.
§ Answer - Trả lời: Bạn cần trả lời đầy đủ nội dung hỏi mà thính giả đặt ra. Nếu nội
dung hỏi trùng lắp với ý đã trả lời trước đó, bạn cần khéo léo tóm tắt lại ý trả lời. Nếu không thể trả lời, bạn cần xin lỗi và đưa ra lời hứa cụ thể về việc sẽ phản hồi cho thính giả sau đó. Bạn có thể từ chối trong trường hợp câu hỏi nằm ngoài nội dung thuyết trình hoặc người hỏi cố tình gây công kích.
§ Control - Kiểm soát thời gian: bên cạnh việc đảm bảo trả lời đầy đủ nội dung câu
hỏi, bạn cần lưu ý kiểm soát thời gian để tránh trả lời lan man, kéo quá dài thời gian của buổi thuyết trình làm thính giả mệt mỏi. Việc kiểm soát thời gian tốt còn
94
giúp bạn chủ động trong việc xác định cần phải trả lời như thế nào và làm chủ được buổi thuyết trình của mình đến phút cuối cùng.